Gründung & Geschäftsideen

Ihr Weg in die Selbstständigkeit

Einen Pflegedienst gründen

Einen ambulanten Pflegedienst zu eröffnen, bringt viel Verantwortung mit sich: Zum einen kümmern Sie sich um das Wohlbefinden Ihrer Patienten. Zum anderen müssen Sie dafür sorgen, dass Sie Ihre Selbstständigkeit auf einer soliden Basis aufbauen und Ihren Pflegedienst erfolgreich führen. Was Sie bei der Gründung eines mobilen Pflegedienstes beachten sollten, lesen Sie nachfolgend.

Kostenloser Gründer-Newsletter mit nützlichen Tipps

Zum Gründer-Newsletter von Finanzchef24 anmelden

Viele erfolgreiche Gründer erhalten bereits alle 14 Tage nützliche Tipps und attraktive Partnerangebote per E-Mail.

1. Voraussetzungen zur Gründung eines Pflegedienstes

Persönliche Voraussetzungen

Wenn Sie sich im Pflegebereich selbstständig machen möchten, müssen Sie die Regelungen des § 71 des Sozialgesetzbuchs zu Pflegeeinrichtungen beachten. Darin ist konkret festgelegt, was unter einem ambulanten Pflegedienst zu verstehen ist: Dieser ist als selbstständig wirtschaftende Einrichtung definiert, deren Personal Pflegebedürftige im eigenen oder fremden Haushalt geplant pflegt und hauswirtschaftlich versorgt.

Sie wollen einen eigenen Pflegedienst gründen? Dann sollten Sie sich vorher kritisch mit Ihnen selbst auseinander setzen und sich die folgende Frage stellen: Ist die Selbstständigkeit wirklich das Richtige für mich? Bei der Beantwortung dieser Frage spielen neben den passenden fachlichen Qualifikationen, auch einige persönliche Voraussetzungen, eine Rolle.

  • Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten: Ihr Pflegedienst wird die Verbindung zwischen Patienten, Angehörigen, Ärzten und Krankenkassen sein und Sie sollten immer den Überblick behalten können.
  • Physische und psychische Fitness: Gerade die Anfangsphase ist stressig, anstrengend und von langen Arbeitstagen bestimmt.
  • Einfühlsamkeit und Abgrenzung von den Patienten: In der Selbstständigkeit ist es besonders wichtig die Balance zu halten, damit Sie sich mit der gleichen Energie auch um Ihre eigenen Mitarbeiter und Ihr Unternehmen kümmern können.

Wenn alle Punkte auf Sie zutreffen, bringen Sie die persönlichen Voraussetzungen mit, um erfolgreich einen Pflegedienst zu führen.

Fachliche Qualifikation

Abschluss einer Ausbildung

Zur Gründung eines Pflegedienstes müssen Sie Ihre fachliche Eignung nachweisen können. Dazu gehört der erfolgreiche Abschluss eines der folgenden Ausbildungs­berufe: Gesundheits- und Krankenpfleger, Kinderkranken- oder Altenpfleger. Für die Pflege und Betreuung behinderter Menschen müssen Sie eine Ausbildung als Heil­erziehungs­pfleger bzw. Heilerzieher absolviert haben.

Gründen ohne Ausbildung – eigener Pflegedienst als Inhaber

Wenn Sie die PDL-Ausbildung nicht absolviert haben, können Sie den Pflege­dienst als Inhaber gründen. Unter diesen Umständen sind Sie verpflichtet eine Pflegekraft mit PDL-Ausbildung als Pflegedienst­leitung einzu­stellen. Die Fachkraft muss sozial­versicherungs­pflichtig und in Voll­zeit beschäftigt werden.

Pflegedienstleitung

Außerdem ist eine Weiterbildung zur Pflege­dienstleitung, kurz PDL, für alle leitenden Positionen verpflichtend. Diese umfasst einen Ausbildungs­lehrgang, der mindestens 460 Stunden dauert. Alternativ können Sie auch ein vergleichbares Studium wie beispielsweise Pflege­management absolvieren. Darüber hinaus müssen Sie nachweisen können, dass Sie innerhalb der letzten fünf Jahre mindestens zwei Jahre in einem der oben genannten Ausbildungs­berufe hauptberuflich, das bedeutet in einem sozial­versicherungspflichtigen Versicherungs­verhältnis, gearbeitet haben. Davon müssen Sie in der Regel mindestens ein Jahr im ambulanten Bereich verbracht haben. Am einfachsten können Sie diesen Nachweis durch Ihre vorhandenen Arbeits­zeugnisse erbringen.

Kaufmännische Kenntnisse

Zusätzlich zu Ihrem Pflege­fachwissen, sind kaufmännische Kenntnisse nötig. Mit diesem Wissen machen Sie sich die Führung Ihres Pflege­dienstes leichter und Sie können die Pflege Ihrer Patienten besser organisieren. Sie sollten sich mit der wirtschaft­lichen Führung von Pflege­diensten, Mitarbeiter­führung und Arbeits­recht beschäftigen. Dieses Wissen schützt Sie vor Überforderung in der stressigen Gründungs­phase und hilft Ihnen den Alltag zu vereinfachen. Weiterbildungs­möglichkeiten dazu gibt es bei den Fachverbänden. Der Deutsche Berufsverband für Pflegeberufe (DBfK) und der Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste e.V. (bpa) bieten fachspezifische Seminare und Fortbildungen sowie Kurse zum Thema Existenz­gründung an.

Gründerakademie von Go Ahead

Sie möchten sich mit einem Pflegedienst selbstständig machen, wissen aber nicht, wie Sie starten sollen? Bei Ihren Recherchen fühlen Sie sich schnell verloren? Sie haben Angst Fehler zu machen? Dann ist die Go Ahead ganz sicher was für Sie: Hier werden Sie online 60 Tage von einem erfahrenen Gründungsberater und anderen Experten an die Hand genommen – von der Idee über den Businessplan bis zur erfolgreichen Gründung. Sie haben alle relevanten Infos an einem Ort und wissen immer, was als nächstes zu tun ist. Mit der Gründerakademie bauen Sie auf die Erfahrungen aus 50.000 begleiteten Gründungen und starten perfekt vorbereitet.

Jetzt kostenlos testen

2. Konzept & Idee für Ihren Pflegedienst entwickeln

Bei der Gründung Ihres Pflegedienstes sollten Sie von Anfang überlegen, ob Sie allgemeine Leistungen der Kranken- und Pflegekassen anbieten wollen oder ob Sie Ihren Schwerpunkt auf ein Spezialgebiet, wie z. B. Intensivsorge, Palliativversorgung oder psychiatrische Fachpflege, setzen. Sie können sich womöglich besser mit Ihrem neu gegründeten Pflegedienst etablieren, wenn Sie besondere Leistungen anbieten, die über den Standard der Kranken- und Pflegeversicherungen sowie konkurrierender Einrichtungen hinausgehen.

Folgende Punkte helfen Ihnen bei der Entwicklung einer Geschäftsidee:

Was macht Sie besonders? Das Alleinstellungsmerkmal Ihres Pflegedienstes

Bei Ihrer Entscheidung über Ihr Angebot spielt selbstverständlich Ihre fachliche Qualifikation und Ihr persönliches Interesse eine Rolle. Allerdings sollten Sie noch einige andere Faktoren beachten, die für Ihren Erfolg wichtig sind. Finden Sie heraus, welche Leistungen in der Region, in der Sie sich mit Ihrem Pflegedienst selbständig machen wollen, gebraucht werden. Was bietet die Konkurrenz? Wird Altenpflege vermehrt nachgefragt, aber andere Pflegedienste können den Bedarf nicht abdecken? Können die vorhandenen mobilen Pflegedienste die Nachfrage nach Kinder- oder Behindertenpflege decken? Nehmen Sie sich für diese Marktanalyse genug Zeit. Nur so finden Sie heraus, wo eine Marktlücke ist, die Sie für Ihren Pflegedienst nutzen können.

Welche Zielgruppe erreichen Sie mit Ihren Leistungen?

Überlegen Sie sich auch, wer die Leistungen in Anspruch nimmt. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe, also Ihre potenziellen Kunden, genau kennen. Nur so können Sie ein gutes Konzept entwickeln, das den Bedarf der Menschen deckt, die Sie tatsächlich erreichen möchten.

Wer macht was? Networking ist wichtig

Damit Sie eine genaue Vorstellung des Bedarfs in Ihrer Region bekommen, sollten Sie das Gespräch mit vorhandenen Kontakten in der Branche suchen. Sprechen Sie mit verschiedenen Fachkräften und knüpfen Sie Kontakte mit Mitarbeitern verschiedener Versorgungseinrichtungen. Versuchen Sie Informationen von ganz unterschiedlichen Einrichtungen zu kommen, sprechen Sie mit Krankenhausmitarbeitern und lernen Sie die Tagespflegeeinrichtungen kennen.

Zahlen und Statistiken für die Pflegebranche

Um Ihren allgemeinen Eindruck zu überprüfen, sollten Sie sich zudem mit ein paar Zahlen beschäftigen. Checken Sie lokale Bedarfsstatistiken und –prognosen. Auswertungen für ganz Deutschland finden Sie z. B. beim Statistischen Bundesamt, dem Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung oder dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Städte, Gemeinden und auch die Pflegekassen haben ebenfalls genaue Informationen über die Versorgungsangebote in Ihrer Region. Für Sie ebenfalls interessant ist die Liste der unterschiedlichen Pflegedienste in der Region, die sie bei dem Sozialdezernat der jeweiligen Kommune erhalten. Vielleicht finden Sie so eine Nische oder Leistungen, die Sie in besserer Qualität als andere Pflegedienste anbieten können.

Gründerplattform

Sie haben noch keine Geschäftsidee oder brauchen Hilfe bei der konkreten Formulierung? Das kostenlose Online-Modul der Gründerplattform unterstützt Sie bei der Gründung Ihres Pflegedienstes.

Standort suchen

Warum ist Ihr Standort wichtig?

Auch wenn der Bedarf nach Pflege­leistungen in ganz Deutschland wächst, gilt das nicht in allen Regionen im gleichen Maße. Mit den Informationen, die Sie gesammelt haben, können Sie das Gebiet eingrenzen, in dem Sie tätig sein wollen. Mit einem gut gewählten Einzugs­gebiet können Sie Anfahrtswege zu den Patienten verkürzen und mit zentralen, gut gelegenen Räumlich­keiten bieten Sie eine attraktive Anlaufstelle für Angehörige.

Sie wollen einen mobilen Pflege­dienst gründen?

Auch wenn Sie bei den Pflege­bedürftigen daheim tätig sind, brauchen Sie Geschäftsräume um Patienten und Angehörige, sowie potenzielle Kunden zu empfangen und Mitarbeiter­besprechungen durchzuführen. Der Standort und die Räumlichkeiten Ihres Unternehmens sind mehr als ist bloße Adresse Ihres Unternehmens­sitzes. Sie repräsentieren Ihr Unternehmen, Sie und Ihre Mitarbeiter. Bedenken Sie: Sie verkaufen kein Produkt an Ihre Kunden, sondern einen Service, bei dem Sie das Vertrauen Ihrer Patienten und der Angehörigen gewinnen müssen.

Was macht Ihre Räum­lichkeiten zu guten Räumlichkeiten?

Sie sollten Räume finden, die einen guten Ein­druck bei Ihren Kunden zu hinterlassen und gleichzeitig für Be­sprechungen sowie die Lagerung Ihrer Pflege­mittel nutzbar sind. Ziehen Sie in Betracht, Räume im Orts­zentrum anzumieten und bringen Sie außen ein Schild an, damit auch vorbeigehende Menschen Ihren Pflege­dienst wahrnehmen. Um Kunden und Interessenten in Ihren Räumen empfangen zu können, sollte Ihr Pflege­dienst gut erreichbar ist. Denken Sie an ausreichend Parkmöglich­keiten sowie eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel. Außerdem sollten alle Geschäfts­räume barrierefrei zugänglich sein.

Online-Plattformen für Immobilien

Sie haben Ihren Wunschort bereits festgemacht und möchten wissen, wie Sie am besten freie Immobilien finden? Nutzen Sie dazu Online-Plattformen wie ImmobilienScout24, Immonet oder Immowelt. Dort können Sie ganz einfach Ihren Wunschort eingeben sowie gewünschte Größe und einen Preisrahmen festlegen und bekommen in wenigen Sekunden freie Gewerbeimmobilien angezeigt.

3. Businessplan für Ihren Pflegedienst

Der Businessplan ist Ihr wichtigstes Instrument, wenn Sie einen Pflegedienst gründen. Warum? Nun, zum einen dokumentieren Sie hier ausführlich und nachvollziehbar Ihre Geschäftsidee, um so potenzielle Investoren bzw. Kreditinstitute von Ihrer Gründung und vor allem von der Realisierbarkeit zu überzeugen. Zudem werden Sie sich ohne Businessplan schwer tun, Fördermittel zu erhalten, da dieser oft Voraussetzung dafür ist.

Sie beantworten die wichtigsten Fragen, zum Beispiel hinsichtlich Zielgruppe und Alleinstellungsmerkmal. Damit sind Sie für ein Gespräch mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern bestens vorbereitet. Zum anderen erarbeiten Sie sich ein fundiertes Kontrollinstrument, mit dessen Hilfe Sie im ersten Schritt auch erst einmal für sich selbst prüfen, ob Ihre Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Später können Sie Ihren Businessplan zur Reflektion benutzen und Ihre damaligen Annahmen überprüfen. Außerdem können Sie Ihre Finanzplanung im Businessplan als Grundlage benutzen und im laufenden Betrieb darauf aufbauen.

4. Anmeldung und Umsetzung

Offizielle Zulassung durch Pflege- und Krankenkasse

Wenn Sie einen ambulanten Pflegedienst gründen, brauchen Sie von den Pflege- und Krankenkassen grünes Licht: Diese entscheiden nach § 72 des Sozialgesetzbuchs darüber, ob Ihre Pflegeeinrichtung die Zulassung erhält. Stellen Sie an die zuständigen Kassen einen formlosen Antrag, dass Sie Pflegeleistungen bei Pflegefällen übernehmen möchten. Die Pflege- und Krankenkassen treten anschließend mit Ihnen in Kontakt und überprüfen, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen, um einen mobilen Pflegedienst zu eröffnen. Neben den oben beschriebenen persönlichen und fachlichen Qualifikationen spielt auch die betriebliche Organisation eine Rolle.

Mitarbeiterorganisation

Stellvertretung für PDL

Wichtig ist hier, dass es neben einer qualifizierten Pflegedienstleitung auch eine stellvertretende Pflegedienstleitung gibt, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Verantwortung übernehmen kann. Sie muss in der Lage sein, den Betrieb eigenhändig zu führen.

Einsatz der Mitarbeiter

Sie müssen Ihre Mitarbeiter anhand ihrer entsprechenden Qualifikationen einsetzen und dafür Sorge tragen, dass deren Weiterbildung gewährleistet ist. Selbstverständlich sollten Sie sie auch angemessen bezahlen.

Anzahl der Mitarbeiter

Um die Genehmigung zu erhalten, müssen Sie ausreichend viele Mitarbeiter beschäftigen. Dadurch soll sichergestellt sein, dass die Patienten auch versorgt werden, falls Sie selbst verhindert, krank oder im Urlaub sind. Die personelle Mindestbesetzung ist in den Bundesländern gesetzlich unterschiedlich geregelt: Wer beispielsweise in Bayern einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, muss zu Beginn zwei Vollzeitkräfte einstellen. In Thüringen werden nur neu gegründete Pflegedienste zugelassen, in denen mindestens vier Mitarbeiter in Vollzeit arbeiten.

Hygieneplan

Ein weiteres Kriterium ist Ihr Hygieneplan. Der Plan sollte unter anderem Maßnahmen zur Hände-und Flächendesinfektion sowie zur Reinigung und Sterilisation von Wäsche und Instrumenten enthalten. Darin muss auch festgehalten werden, wer wann welche Schritte zur Sicherstellung der Hygiene ausführen muss. Der Hygieneplan muss in den Geschäftsräumen Ihres Pflegedienstes einsehbar sein und jedes Jahr aktualisiert werden. Zur Orientierung hat der Länder-Arbeitskreis zur Erstellung von Hygieneplänen hat einen Rahmenhygieneplan für ambulante Pflegedienste erarbeitet. Weitere Merkblätter und Informationen stellt das Referat für Gesundheit und Umwelt der Stadt München zur Verfügung. Spezielle Tipps zum Schutz und der Pflege der Haut für Mitarbeiter von Pflegediensten hat die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege veröffentlicht.

Qualität der Pflege

Während des Genehmigungsprozesses wird die Qualität Ihrer Pflege evaluiert. Dabei werden Ihr Qualitätsmanagement und die Einhaltung aller gesetzlichen Qualitätsstandards überprüft. Der Medizinische Dienst der Krankenversicherung (MKD) übernimmt die Prüfung für die Zulassung und später auch die unangekündigten Kontrollen im laufenden Betrieb. Untersucht wird nach den Qualitätsprüfungsrichtlinien (QPR). Die wichtigsten Punkte, die sie erfüllen sollten, haben wir für Sie gesammelt:

  • Beratung und Einbindung der Pflegebedürftigen und ihrer Angehörigen in gesundheitsfördernde Maßnahmen sowie Informationsaustausch mit den Angehörigen
  • realistische Tagesplanung/Tourenplanung um alle Pflegebedürftigen angemessen zu versorgen
  • Pflegeplanung und Dokumentation, sowie die Reflektion der Wirksamkeit der Pflege- und Betreuungsmaßnahmen für das Wohlbefinden der Patienten.
  • 24 h Erreichbarkeit des Pflegedienstes und Notfallprotokoll
  • Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem behandelnden Arzt, anderen Pflegediensten und stationären Einrichtungen

Da der gesamte Prüfprozess zeitlich sehr umfangreich und komplex ist, sollten Sie genügend Zeit einplanen. Fachliche Auskünfte, vor allem bundeslandspezifische Informationen, können bei dem Verband der Ersatzkassen (vdek) und dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen eingeholt werden.

Versorgungsvertrag

Nach der offiziellen Zulassung muss ein Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen ausgehandelt werden. Im Vertrag werden alle Informationen festgehalten, die nötig sind, um die Patienten richtig zu pflegen. Das wären beispielsweise die konkreten Pflegeleistungen, der Umfang und das Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes. Die Abrechnung erfolgt dann digital über den Datenträgeraustausch (DTA). Das ist ein Abrechnungsverfahren, das bundesweit vereinheitlicht verwendet wird. Weitere Informationen zum elektronischen Abrechnungsverfahren und Ansprechpartner wurden vom GKV-Spitzenverband veröffentlicht. Vom Versorgungsvertrag hängt schlussendlich ab, ob die Kosten für Ihre erbrachten Pflegeleistungen von den Pflegekassen übernommen werden. Haben Sie keinen vereinbart, können Sie nur gegen Privatrechnung Pflegesachleistungen erbringen.

Hinweis: Für die ambulante Pflege (SGB XI) und die häusliche Krankenpflege (SGB V) müssen gesonderte Verträge aufgesetzt werden, die meist nur für einen begrenzten Zeitraum angeordnet werden können, da die Zulassungsverfahren unabhängig voneinander ablaufen.

Weitere Anmeldungen und Anträge für Ihren Pflegedienst

Anmeldung beim Gesundheitsamt

Sie müssen Ihren Pflege­dienst beim Gesundheits­amt anmelden. Die benötigten Unter­lagen können in den verschiedenen Bundes­ländern und Behörden abweichen. Die allgemeinen Unter­lagen zur Anmeldung sind ein gültiges Ausweis­dokument und eine Erlaubnis­urkunde zur Ausübung Ihres Berufes (Altenpfleger, Kranken- und Gesundheitspfleger etc.). Für Pflege­helfer ohne Heilberufs­bezeichnung, also ohne Erlaubnis­urkunde, wird das Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“, ein Führungszeugnis und ein aktuelles ärztliches Attest benötigt.

Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege

Um die gesetzliche Unfall­versicherung für Sie und Ihre Mitarbeiter zu beantragen, müssen Sie die Berufs­genossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrts­pflege kontaktieren. Die Versicherung ist ver­pflichtend. Allgemeine Information zur Unfall­versicherung finden Sie auf der Seite der Deutschen Gesetzlichen Unfall­versicherung.

Betriebsnummer beantragen

Die Betriebsnummer benötigen Sie, um als Arbeit­geber für die Sozial­versicherungs­träger eindeutig identifizierbar zu sein. Beantragt wird die Nummer bei der Bundesagentur für Arbeit. Es ist gesetz­lich ver­pflichtend den Antrag elektronisch einzureichen.

IK-Nummer (Institutions­kennzeichen)

Die Nummer wird zur Leistungs­abrechnung mit den Kassen benötigt. Hierfür reicht ein formloser Antrag bei der Sammel- und Verteilungs­stelle (SVI) der Arbeitsgemeinschaft Institutions­kennzeichen.

Anmeldung des Gewerbes

  • Pflegedienst als freiberufliche Tätigkeit: Grundsätzlich werden ausgebildete Pflegefachkräfte zu den Heilberufen gezählt. Dadurch gelten Sie einkommensrechtlich als Freiberufler und müssen sich nur bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) und dem Finanzamt melden. Das Finanzamt entscheidet dann endgültig, ob Sie ein Gewerbe anmelden müssen oder nicht.
  • Gewerbliche Leistungen bei freien Berufen: Auch als freiberufliche Pflegekraft gibt es Leistungen, die als gewerblich gelten können. Damit sind Leistungen gemeint, für die Sie keine besonderen Qualifikationen benötigen. Beispiele hierfür wären hauswirtschaftliche Tätigkeiten oder Wellnessdienstleistungen, die über die eigentliche Pflege hinausgehen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, diese Tätigkeiten anzubieten, müssen Sie für diesen Teil Ihrer Tätigkeiten ein Gewerbe anmelden und Ihre Einkünfte daraus buchhalterisch von Ihren Pflegeeinkünften trennen. Das Gewerbe melden Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt an (Adresse des Firmensitzes ist entscheidend). Danach kontaktiert Sie das Finanzamt automatisch, da die Tätigkeit steuerlich erfasst werden muss. Nach Prüfung der Unterlagen erhalten Sie vom Finanzamt Ihre Steuernummer, mit der Sie dann Rechnungen ausstellen dürfen. Das Gewerbeamt informiert zudem die Industrie- und Handelskammer, die Ihnen die benötigten Unterlagen für Ihre verpflichtende Mitgliedschaft zuschickt.

Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste (BPA)

Der Verband vertritt die Interessen seiner Mitglieder gegenüber der Politik, der Öffentlichkeit und den Kostenträgern. Die Mitgliedschaft ist freiwillig.

5. Unternehmensfinanzierung sichern

Gründungskosten Ihres Pflegedienstes

Neben allerlei bürokratischer Auflagen müssen Sie auch die Finanzierung Ihres Pflegedienstes bedenken. Der Weg in die Selbstständigkeit ist mit nicht unerheblichen Gründungskosten verbunden:

  • Anschaffung von Firmenwägen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter mobil sind
  • Betriebs- und Geschäftsausstattung, wie beispielsweise Schutzkleidung und medizinische Geräte
  • Personalkosten
  • Miete der Geschäftsräume
  • Gesundheitskosten, wie vorbeugende Schutzimpfungen und Gesundheitschecks
  • Gewerbeanmeldungen und Anträge

Während laufende Kosten erst mit Aufnahme der Geschäftstätigkeit auflaufen, müssen Sie einen Großteil der Kosten vorfinanzieren.

Kreditmöglichkeiten

Um Ihre Finanzierung während der Gründungsphase zu sichern, können Sie sich Möglichkeiten, wie zum Beispiel lokalen Banken oder über private Kreditgebern (Vermittlung z. B. über Auxmoney) bedienen. Gerade regionale Banken wie z.B. die Raiffeisen-/Volksbanken oder Sparkassen, arbeiten als Hausbanken bei Existenzgründungs-Kreditprogrammen mit. Um erfolgreich einen Kredit zu beantragen, sollten Sie einen vollständigen, ausführlichen und überzeugenden Businessplan vorlegen können.

Staatliche Unterstützung und Förderprogramme

Sie können sich auch staatliche Unterstützung in Form von Fördermitteln und Zuschüssen holen. Des Weiteren gibt es diverse Förderprogramme bei denen Sie sich bewerben können. Einige Möglichkeiten wollen wir Ihnen hier vorstellen:

Pflegekassen:

Diese Möglichkeit ist besonders für Pflegedienste eine gute Möglichkeit Unterstützung zu bekommen. Pflegekassen unterstützen Einrichtungen, mit denen sie Verträge abgeschlossen haben. Genauere Informationen erhalten Sie bei der jeweiligen Pflegekasse.

Förderdatenbank:

In dieser Datenbank werden verschiedene Fördermöglichkeiten zur Existenzgründung vereint. Nach Eingabe verschiedener Kriterien, können entsprechende Programme und Richtlinien eingesehen werden.

ERP-Gründerkredit – StartGeld, Darlehen der KfW Bankengruppe

Diese Fördermöglichkeit steht für alle Formen der Existenzgründung, also Neugründung, Übernahme eines Pflegedienstes und Erwerb einer tätigen Beteiligung sowie Festigungsmaßnahmen innerhalb von fünf Jahren nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit zur Verfügung. Es können bis zu 100% des Gesamtfinanzierungsbedarfs mit maximal 100.000 Euro gefördert werden. Dieses Darlehen richtet sich auch an Existenzgründer mit wenig oder keinem Eigenkapital. Die Anträge für diese Fördermöglichkeit müssen Sie bei Ihrer Hausbank stellen.

Weitere Unterstützung zur Finanzierung

Weitere Unterstützung zu Finanzierungsfragen finden Sie auch bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer, Steuer- oder Unternehmensberatern, der örtlichen Agentur für Arbeit, bei Fach- und Branchenverbänden, bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) oder bei den RKW Landesverbänden.

Finanzchef24-Finanzierungsrechner

Über unsere Online-Finanzierungsrechner können Sie Ihre Möglichkeiten der Unternehmensfinanzierung jetzt schnell und kostenlos ermitteln.

Buchführung gemäß der Pflege­buchführungs­verordnung (PBV)

Die richtige Buch­führung für Ihren Pflege­dienst

Denken Sie daran, von Anfang an Buch über Ihre Finanzen zu führen. Nur so kommt es nicht zu bösen Über­raschungen. Unabhängig von Ihrer gewählten Rechtsform müssen Sie regel­mäßig einen Jahres­abschluss vorlegen, der eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlust­rechnung und weitere Nachweise beinhaltet. Im Betrieb müssen Sie Ihre Bücher nach den Regeln der doppelten Buch­führung führen. Der Hintergrund für diese Regelung ist die gesetzliche Forderung, wonach ambulante Pflege­dienste nicht nur eine kontinuierliche gute Pflege gewähr­leisten sollen, sondern auch nach­weisen müssen, dass sie dabei wirtschaft­lich arbeiten. Zusätzlich nötig ist die Schulung der Mitarbeiter, damit sie ihren Dokumentations­pflichten nach­kommen können. Die korrekte Dokumentation ist die Voraus­setzung, um mit der Pflege­kasse abrechnen zu können.

Vorteile der Buchführung

Auch Sie profitieren von einer guten und über­sichtlichen Buch­führung. Sie haben einen guten Überblick über Ihre Finanzen und sehen so auf einen Blick, was Sie ein­nehmen und wann Sie welche Rechnungen bezahlen müssen. Dieser Über­blick ist wichtig, da Sie gerade in der Pflege­branche häufig auf Ihre Ein­nahmen warten müssen, da beispiels­weise die Ab­rechnung mit den Kranken­kassen bis zu acht Wochen dauern kann. Trotzdem haben Sie regelmäßige Ausgaben, die Sie begleichen müssen. Das sind zum Beispiel die Gehälter Ihrer Mitarbeiter, die Miet­kosten oder auch die Kosten der Kranken­versicherung für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Tipp:

Sie haben Respekt vor dem Thema Buch­haltung? BWL war nie Ihr Steckenpferd? Dann holen Sie sich einfach Hilfe. Unser Partner firma.de bietet spezielle Buchhaltungs­pakete an, damit Sie sich nicht mehr mit Papier­kram herum­schlagen müssen, sondern sich ganz auf Ihr Kern­geschäft konzentrieren können. Ein Klick genügt, damit Profis Ihre Buchhaltung für Sie übernehmen. Von monatlichen Aus­wertungen über die Prüfung und Abstimmung Ihrer Bestände bis hin zu Kontierung Ihrer Kasse – Sie bekommen alles in einem Paket.

Ausnahme­regelung für kleine Pflege­dienste

In der Pflegebuch­führungs­verordnung gibt es eine Aus­nahme. Kleine Pflege­dienste mit weniger als sieben vollzeit­beschäftigen Mitarbeitern und einem Umsatz von jährlich weniger als 250.00 Euro nach SGB müssen nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.

Digitale Pflege

Einen Schritt weiter gedacht ist das Stichwort „Digitale Pflege“. Sie bezieht sich nicht nur auf die Software Ihres Unternehmen oder Onlinebewertungsplattformen, sondern setzt direkt bei den Pflegebedürftigen an. So können beispielsweise intelligente Strommessgeräte abweichende Spannungen erkennen, wenn zum Beispiel der Herd nicht ausgeschaltet wurde oder eine Smartwatch-App nicht nur den Notruf übermitteln, sondern auch die Art des Notfalls. Mehr dazu erfahren Sie im Leitfaden des Bundesverbandes digitale Wirtschaft (BVDW) e.V..

6. Das Herz Ihres Pflegedienstes – Ihre Mitarbeiter

So wichtig sind Ihre Mitarbeiter

Ein gutes Team aufzubauen ist schwierig und gut ausgebildete Pflegekräfte sind rar. Deshalb sollten Sie sich frühzeitig mit dem Thema Personal beschäftigen und sich überlegen, wie Sie Mitarbeiter gewinnen und halten können.

Qualifizierungen Ihrer Mitarbeiter

Bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter sollten Sie auf die geeignete Qualifizierung der Mitarbeiter achten. Ihre Beschäftigten dürfen nämlich nur die Leistungen erbringen, für die sie eine entsprechende Berufsausbildung nachweisen können. Hilfskräften und angelernte Kräften ist es nur unter der fachlichen Anleitung einer Pflegefachkraft erlaubt, tätig zu werden. Sinnvolle Ausbildungen für Ihren Mitarbeiterstamm, sind z. B.:

  • Gesundheits- und Krankenpfleger
  • Altenpfleger
  • staatlich anerkannte Familienpfleger
  • staatlich anerkannte Krankenpflegehelfer
  • staatlich anerkannte Altenpflegehelfer
  • Haus- und Familienpflegehelfer

Eigenschaften für die Arbeit im Pflegedienst

Da Sie als Pflegedienst zu einer 24 stündigen Bereitschaft verpflichtet sind, sind bei der Einstellung Ihrer Mitarbeiter Faktoren wie Flexibilität bei den Arbeitszeiten, Bereitschaft zu Wochenend- und Schichtarbeit und die Einsatzbereitschaft bei Notfallsituation entscheidend.

Kooperation mit anderen Pflegediensten

Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, könnten Sie eine Kooperation mit einem anderen Pflegedienst in Betracht ziehen, um Ihrer Pflicht trotzdem nachzukommen.

Arbeitszufriedenheit fördern

Sie sollten Ihre Mitarbeiter nicht nur sorgfältig auswählen, sondern sie auch motivieren bei Ihnen zu bleiben. Neben der Vergütung gibt es einige andere Aspekte, die Mitarbeiter sehr schätzen. Diese Elemente tragen zu einer hohen Arbeitszufriedenheit bei. Die Faustregel lautet: Hohe Arbeitszufriedenheit = wenige Krankenstände und niedrige Fluktuation. Wir haben einige Beispiele für Sie gesammelt:

  • flexible Arbeitszeiten
  • eine gute Ausstattung mit modernen Pflege­hilfsmitteln
  • gute Tourenpläne: sinnvolle Touren mit kurzen Wegen zwischen den Pflege­bedürftigen, Pausenzeiten und Patienten- sowie Mitarbeiterwünsche werden berücksichtigt
  • ein kollegiales Umfeld
  • Fort- und Weiterbildungen, die über das gesetzlich ohnehin vorgeschriebene Maß hinausgehen
  • ansprechende Arbeits­bedingungen, wie z.B. abwechslungs­reiche Aufgaben, klare Verantwortungsbereiche und regelmäßige Mitarbeiter­gespräche

Informationen zum Arbeits­schutz

Schützen Sie Ihr gesamtes Team und informieren Sie sich über den vorgeschriebenen Arbeitsschutz. Die Betriebsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege kann Ihnen darüber im Detail Auskunft geben.

7. Wie wird Ihr Pflegedienst bekannt? – Marketing für Ihr Unternehmen

Marketing für die Gründungsphase

Auch wenn die Nachfrage nach Pflegediensten groß ist, müssen die Menschen in Ihrem Einzugsgebiet erst einmal erfahren, dass es Sie überhaupt gibt. Hier gilt es, kräftig die Werbetrommel zu schlagen. Aber: Gerade in den Anfängen Ihrer Selbstständigkeit werden Sie nicht die finanziellen Mittel haben, um große Marketing-Kampagnen zu fahren. Die gute Nachricht: Müssen Sie auch gar nicht. Online-Marketing und einige gut platzierte Werbemaßnahmen bringen häufig mehr als eine teure große Werbeaktion.

Zielgruppengerechtes Marketing für Ihren Pflegedienst

Bevor Sie starten, überlegen Sie sich, wen Sie eigentlich ansprechen und was Sie erreichen möchten. Die Zielgruppe Ihres Marketings sind die Pflegebedürftigen, aber auch die Angehörigen, von denen häufig die Suche nach einem Pflegedienst ausgeht und die in der Entscheidungsfindung miteinbezogen werden. Zudem können Sie auch potenzielle neue Mitarbeiter über Werbung erreichen. Mit den richtigen Maßnahmen können Sie Ihre Bekanntheit steigern und Ihr Image pflegen. Sie können Vertrauen aufbauen und so Ihre jeweilige Zielgruppe von Ihrer Leistung, Qualität und Ihrem einmaligen Service überzeugen.

Konkrete Marketingmaßnahmen für Ihren Pflegedienst

Die eigene Webseite: Wenn ein Mensch zu einem Pflegebedürftigen wird, ist meistens schnell Hilfe notwendig. Angehörige brauchen dann rasch Informationen und Angebote. Bauen Sie Ihre Website danach auf. Ein einfacher moderner Aufbau mit klaren Informationen und häufigen Aktualisierungen, gibt Kunden einen Einblick in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Ihre Webseite sollte immer Ihre Werte und Ihr Konzept widerspiegeln. Machen Sie potenziellen Neukunden die Kontaktaufnahme so leicht wie möglich, geben Sie Ihre Anschrift und Telefonnummer an und bieten Sie auch ein Kontaktformular an.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in Teil 1 unseres Online-Marketing-Leitfadens: Die eigene Webseite erstellen.

Soziale Netzwerke: Eine Verknüpfung mit den sozialen Netzwerken macht sehr viel Sinn, denn so erreichen Sie Ihre Zielgruppe am einfachsten. Auf Facebook beispielsweise können Nutzer mit Ihnen interagieren und Ihre Beiträge teilen, wodurch sich Ihre Bekanntheit steigert. Außerdem gibt die Plattform Ihnen die Möglichkeit direktes Feedback zu erhalten. Das Wichtigste für die Beliebtheit Ihrer Seite ist die Aktualität. Sie müssen dauerhaft interessante Beiträge produzieren. Vor allem Fotos und Videos kommen gut an und werden gerne weiterverbreitet.

Einige gute Beispiele: Auf der Facebookseite von RENAFAN wird den Nutzern ein Blick hinter die Kulissen gewährt und das Team persönlich vorgestellt. Außerdem wird von Ausflügen und Unternehmensneuigkeiten berichtet. Die Seite des Diakoniewerks Essen ist ebenfalls sehr interessant gestaltet. Es wird das Team vorgestellt und zusätzlich zu den Unternehmensnachrichten, wird von lokalen Veranstaltungen berichtet. Die Bilder und Texte lassen die Unternehmen persönlicher und freundlicher erscheinen.

Lesen Sie in unserem Blog mehr zum Thema Social Media Marketing.

Andere Werbemaßnahmen: Natürlich können Sie auch auf traditionelle Werbeaktionen, wie Plakate, Flyer und Anzeigen zurückgreifen. Das schafft ebenfalls Aufmerksamkeit, kann aber auch schnell ins Geld gehen. Deshalb sollten Sie ausgesuchte Maßnahmen zielgerichtet nutzen:

Vor allem in ländlichen Gebieten ist die Werbung in Gemeindeblättern unter Umständen sinnvoller als in großen überregionalen Zeitungen. Anzeigen in größeren Tageszeitungen machen eher Sinn für große Anbieter und weniger für Unternehmen in der Gründungsphase. Ihr Auftritt in kleineren lokalen Zeitungen wird als örtliches Engagement wahrgenommen, ganz nach dem Motto: Wir sind für Sie da und kümmern uns um Sie. Die Vorteile für Sie: Einige dieser lokalen Veröffentlichungen werden an alle Haushalte der Gemeinde oder des Stadtteils verteilt und häufig sind die Anzeigen auch vergleichsweise günstig.

Auch das Verteilen von Flyern und anderem Informationsmaterial kann Ihnen helfen Ihre Bekanntschaft zu steigern. Platzieren Sie diese strategisch. Gehen Sie auf Ansprechpartner in Ihrem Einzugsgebiet zu. Das können beispielsweise Arztpraxen sein, die dann weiter an Sie verweisen können, Apotheken und andere medizinische Einrichtungen (z. B. Krankenhäuser).

Tipp!

Wir haben für Sie noch weitere Informationen zum Marketing für Ihre Unternehmens­gründung zusammengetragen.

8. Ihren Pflegedienst richtig absichern

Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, sich und Ihren Pflegedienst abzusichern.

Private Absicherung

Für Sie als selbstständige Pflegekraft ist es enorm wichtig, sich privat mit einer Berufsunfähigkeitsversicherung abzusichern – damit Sie nicht in finanzielle Schwierigkeiten kommen, wenn Sie womöglich nicht mehr in Ihrem Beruf arbeiten können. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Versicherungsratgeber: Berufsunfähigkeitsversicherung für Selbstständige

Gewerbliche Absicherung:

Hierbei ist die Berufshaftpflicht mit Abstand die wichtigste Absicherung für Ihren ambulanten Pflegedienst. Damit werden Sach- und Personenschäden Dritter abgedeckt. Um Ihre Einrichtung und Ihre Geräte zu sichern ist die Inhaltsversicherung ebenfalls dringend empfohlen. Schließen Sie alle benötigten Versicherungen für Ihren Pflegedienst ab. Nutzen Sie dazu gerne das kostenfreie Angebot der Finanzchef24-Experten, die Ihnen eine unverbindliche Bedarfsanalyse erstellen, damit Sie wissen welche Gewerbeversicherungen für Sie empfehlenswert sind.

Finanzchef24 Online-Rechner

Mithilfe des Online-Rechners können Sie zudem kostenfrei Tarife von führenden Versicherern miteinander vergleichen, um so das passende Angebot für Ihren Pflegedienst zu finden. Bonus: Einige Versicherer gewähren Nachlässe für Gründer von bis zu 50 Prozent des Versicherungsbeitrags. Unser Online-Rechner berücksichtigt diese Vergünstigungen bereits beim Tarifvergleich.

Die wichtigsten Versicherungen für Ihren Pflegedienst

9. Extra: Die richtige Pflegesoftware für Ihr Unternehmen finden

Wofür brauchen Sie eine Software?

Ein Unternehmen läuft leider nicht von allein und benötigt viel Planung und Dokumentation. Um Ihnen Arbeit abzunehmen und den Alltag zu erleichtern sollten Sie eine Pflegesoftware auswählen. Gute Softwares können zur Abrechnung und Verwaltung, zur Personaleinsatzplanung, zur Pflegeplanung und –dokumentation, zur mobilen Datenerfassung und als Management Informationssystem genutzt werden. Durch eine umfassende und übersichtliche Pflegeplanung und - dokumentation können Sie die Software zur Sicherung der Qualität Ihrer Pflegeleistungen nutzen.

Kennzeichen einer guten Pflege­software

  • Aufbau:
    Eine gute Pflegesoftware sollte z. B. Dokumentationsformulare sowie intelligente Textbausteine enthalten. Suchen Sie nach einer Software, die einfach und logisch aufgebaut ist, um die Einarbeitungszeit kurz zu halten und die Ihnen im Alltag Zeit und Arbeit spart.
  • Abrechnung:
    Um Ihnen bei der Abrechnung zu helfen, muss die Software Abrechnungsbesonderheiten, wie z. B. Wegepauschalen automatisch berücksichtigen und sollte die Teilnahme am Datenträgeraustausch (DTA) zur Abrechnung Ihrer Leistungen mit den Krankenkassen ermöglichen.
  • Kundenservice:
    Vielleicht ergeben sich während der Nutzung Fragen oder Probleme. Ein guter Kundenservice kann Ihnen dabei helfen.

Beispiele für empfehlenswerte Pflegesoftware

  • MediFox:
    Die Softwarelösung MediFox wird in Deutschland am häufigsten genutzt und ist in verschiedene Module aufgeteilt, die sich der Größe des Betriebs anpassen. Die Software kann am PC sowie mobil genutzt werden. Weiteres Info-Material und Preise können über ein Formular angefordert werden.
  • DMRZ:
    Die Softwarelösung DMRZ deckt den gesamten Prozess von der Planung bis zur Dokumentation ab. Das Programm funktioniert geräteunabhängig und ist mobil nutzbar. Man kann die Software sechs Wochen testen bevor man sich entscheidet. Der Preis für ambulante Pflegedienste beginnt bei 49,99 € für 6 Monate.
  • BoS&S:
    BoS&S ermöglicht ein papierloses Büro und schafft reibungslose Prozesse vom Kostenvoranschlag über die Einsatzplanung bis zur Leistungsabrechnung. Weitere Informationen und Beratung bekommen Sie über das Anfrageformular.

Autorinnen: Beatrice Kowollik, Cynthia Henrich Stand: 28.10.2020