Pflegerin mit älterer Frau im Park

Pflegedienst gründen

Einen ambulanten Pflegedienst zu eröffnen, bringt viel Verantwortung mit sich: Zum einen kümmern Sie sich um das Wohlbefinden Ihrer Patienten. Zum anderen müssen Sie dafür sorgen, dass Sie Ihre Selbstständigkeit auf einer soliden Basis aufbauen und Ihren Pflegedienst erfolgreich führen. Was Sie bei der Gründung eines mobilen Pflegedienstes beachten sollten, lesen Sie nachfolgend.

Mehrere ältere Menschen im Gespräch
Exklusive Partnerschaften von Finanzchef24:

Go Ahead Gründerakademie

In 60 Tagen erfolgreich selbstständig. Bei der Go Ahead Gründerakademie lotsen Sie erfahrene Experten Schritt für Schritt mit Videos und Webinaren durch alle Phasen der Gründung. Bis zum fertigen Finanz- und Businessplan. Alles online an einem Ort.
Jetzt kostenfrei entdecken >>

GRENKE

In Sachen Geschäftskonto haben wir mit der GRENKE Bank einen starken Partner an unserer Seite, den wir Ihnen wärmstens empfehlen können. Das Firmenkonto ist speziell auf die Bedürfnisse von Gründern angepasst. Zudem können Sie über den GRENKE-Finanzierungsrechner Ihre Möglichkeiten der Unternehmensfinanzierung prüfen

PHASE A: Planung & Vorbereitung

Frau hilft Seniorin, die im Bett liegt

1. Bringen Sie die persönlichen Voraussetzungen mit um einen Pflegedienst zu gründen?

Wenn Sie sich im Pflegebereich selbstständig machen möchten, müssen Sie die Regelungen des § 71 des Sozialgesetzbuchs zu Pflegeeinrichtungen beachten. Darin ist konkret festgelegt, was unter einem ambulanten Pflegedienst zu verstehen ist: Dieser ist als selbstständig wirtschaftende Einrichtung definiert, deren Personal Pflegebedürftige im eigenen oder fremden Haushalt geplant pflegt und hauswirtschaftlich versorgt.

Sie wollen einen eigenen Pflegedienst gründen? Dann sollten Sie sich vorher kritisch mit Ihnen selbst auseinander setzen und sich die folgende Frage stellen: Ist die Selbstständigkeit wirklich das Richtige für mich? Bei der Beantwortung dieser Frage spielen neben den passenden fachlichen Qualifikationen, auch einige persönliche Voraussetzungen, eine Rolle.

  • Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten: Ihr Pflegedienst wird die Verbindung zwischen Patienten, Angehörigen, Ärzten und Krankenkassen sein und Sie sollten immer den Überblick behalten können.
  • Physische und psychische Fitness: Gerade die Anfangsphase ist stressig, anstrengend und von langen Arbeitstagen bestimmt.
  • Einfühlsamkeit und Abgrenzung von den Patienten: In der Selbstständigkeit ist es besonders wichtig die Balance zu halten, damit Sie sich mit der gleichen Energie auch um Ihre eigenen Mitarbeiter und Ihr Unternehmen kümmern können.

Wenn alle Punkte auf Sie zutreffen, bringen Sie die persönlichen Voraussetzungen mit, um erfolgreich einen Pflegedienst zu führen.

Beratungsstellen zur Existenzgründung [PDF|241 KB]
Holen Sie sich Unterstützung und nehmen Sie beispielsweise die Angebote zur Gründungsberatung Ihrer Bank oder der örtlichen IHK in Anspruch. Die Experten helfen Ihnen, Ihre Fragen zur Eröffnung eines Pflegedienstes vorab zu klären und unterstützen Sie u. a. in der Entscheidungsfindung. Weitere Anlaufstellen finden Sie in unserer Übersicht zum Download.

2. Fachliche Qualifikation

Abschluss einer Ausbildung
Zur Gründung eines Pflegedienstes müssen Sie Ihre fachliche Eignung nachweisen können. Dazu gehört der erfolgreiche Abschluss eines der folgenden Ausbildungsberufe: Gesundheits- und Krankenpfleger, Kinderkranken- oder Altenpfleger. Für die Pflege und Betreuung behinderter Menschen müssen Sie eine Ausbildung als Heilerziehungspfleger bzw. Heilerzieher absolviert haben.

Pflegedienstleitung
Außerdem ist eine Weiterbildung zur Pflegedienstleitung, kurz PDL, für alle leitenden Positionen verpflichtend. Diese umfasst einen Ausbildungslehrgang, der mindestens 460 Stunden dauert. Alternativ können Sie auch ein vergleichbares Studium wie beispielsweise Pflegemanagement absolvieren. Darüber hinaus müssen Sie nachweisen können, dass Sie innerhalb der letzten fünf Jahre mindestens zwei Jahre in einem der oben genannten Ausbildungsberufe hauptberuflich, das bedeutet in einem sozialversicherungspflichtigen Versicherungsverhältnis, gearbeitet haben. Davon müssen Sie in der Regel mindestens ein Jahr im ambulanten Bereich verbracht haben. Am einfachsten können Sie diesen Nachweis durch Ihre vorhandenen Arbeitszeugnisse erbringen.

Gründen ohne Ausbildung – eigener Pflegedienst als Inhaber
Wenn Sie die PDL-Ausbildung nicht absolviert haben, können Sie den Pflegedienst als Inhaber gründen. Unter diesen Umständen sind Sie verpflichtet eine Pflegekraft mit PDL-Ausbildung als Pflegedienstleitung einzustellen. Die Fachkraft muss sozialversicherungspflichtig und in Vollzeit beschäftigt werden.

Kaufmännische Kenntnisse
Zusätzlich zu Ihrem Pflegefachwissen, sind kaufmännische Kenntnisse nötig. Mit diesem Wissen machen Sie sich die Führung Ihres Pflegedienstes leichter und Sie können die Pflege Ihrer Patienten besser organisieren. Sie sollten sich mit der wirtschaftlichen Führung von Pflegediensten, Mitarbeiterführung und Arbeitsrecht beschäftigen. Dieses Wissen schützt Sie vor Überforderung in der stressigen Gründungsphase und hilft Ihnen den Alltag zu vereinfachen. Weiterbildungsmöglichkeiten dazu gibt es bei den Fachverbänden. Der Deutsche Berufsverband für Pflegeberufe (DBfK) und der Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste e.V. (bpa) bieten fachspezifische Seminare und Fortbildungen sowie Kurse zum Thema Existenzgründung an.

Doktorhut braun

Gründerakademie von Go Ahead

Sie möchten sich mit einem Pflegedienst selbstständig machen, wissen aber nicht, wie Sie starten sollen? Bei Ihren Recherchen fühlen Sie sich schnell verloren? Sie haben Angst Fehler zu machen? Dann ist die Go Ahead Gründerakademie ganz sicher was für Sie: Hier werden Sie online 60 Tage von einem erfahrenen Gründungsberater und anderen Experten an die Hand genommen – von der Idee über den Businessplan bis zur erfolgreichen Gründung. Sie haben alle relevanten Infos an einem Ort und wissen immer, was als nächstes zu tun ist. Mit der Gründerakademie bauen Sie auf die Erfahrungen aus 50.000 begleiteten Gründungen und starten perfekt vorbereitet.

Jetzt kostenlos testen

3. Geschäftsidee für Ihren Pflegedienst entwickeln

Das Angebot Ihres Pflegedienstes
Bei der Gründung Ihres Pflegedienstes sollten Sie von Anfang überlegen, ob Sie allgemeine Leistungen der Kranken- und Pflegekassen anbieten wollen oder ob Sie Ihren Schwerpunkt auf ein Spezialgebiet, wie z. B. Intensivsorge, Palliativversorgung oder psychiatrische Fachpflege, setzen. Sie können sich womöglich besser mit Ihrem neu gegründeten Pflegedienst etablieren, wenn Sie besondere Leistungen anbieten, die über den Standard der Kranken- und Pflegeversicherungen sowie konkurrierender Einrichtungen hinausgehen.

Was macht Sie besonders? Das Alleinstellungsmerkmal Ihres Pflegedienstes                                                                                                              Bei Ihrer Entscheidung über Ihr Angebot spielt selbstverständlich Ihre fachliche Qualifikation und Ihr persönliches Interesse eine Rolle. Allerdings sollten Sie noch einige andere Faktoren beachten, die für Ihren Erfolg wichtig sind. Finden Sie heraus, welche Leistungen in der Region, in der Sie sich mit Ihrem Pflegedienst selbständig machen wollen, gebraucht werden. Was bietet die Konkurrenz? Wird Altenpflege vermehrt nachgefragt, aber andere Pflegedienste können den Bedarf nicht abdecken? Können die vorhandenen mobilen Pflegedienste die Nachfrage nach Kinder- oder Behindertenpflege decken? Nehmen Sie sich für diese Marktanalyse genug Zeit. Nur so finden Sie heraus, wo eine Marktlücke ist, die Sie für Ihren Pflegedienst nutzen können.

Welche Zielgruppe erreichen Sie mit Ihren Leistungen?
Überlegen Sie sich auch, wer die Leistungen in Anspruch nimmt. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe, also Ihre potenziellen Kunden, genau kennen. Nur so können Sie ein gutes Konzept entwickeln, das den Bedarf der Menschen deckt, die Sie tatsächlich erreichen möchten.

Wer macht was? Networking ist wichtig
Damit Sie eine genaue Vorstellung des Bedarfs in Ihrer Region bekommen, sollten Sie das Gespräch mit vorhandenen Kontakten in der Branche suchen. Sprechen Sie mit verschiedenen Fachkräften und knüpfen Sie Kontakte mit Mitarbeitern verschiedener Versorgungseinrichtungen. Versuchen Sie Informationen von ganz unterschiedlichen Einrichtungen zu kommen, sprechen Sie mit Krankenhausmitarbeitern und lernen Sie die Tagespflegeeinrichtungen kennen.

Zahlen und Statistiken für die Pflegebranche
Um Ihren allgemeinen Eindruck zu überprüfen, sollten Sie sich zudem mit ein paar Zahlen beschäftigen. Checken Sie lokale Bedarfsstatistiken und –prognosen. Auswertungen für ganz Deutschland finden Sie z. B. beim Statistischen Bundesamt, dem Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung oder dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Städte, Gemeinden und auch die Pflegekassen haben ebenfalls genaue Informationen über die Versorgungsangebote in Ihrer Region. Für Sie ebenfalls interessant ist die Liste der unterschiedlichen Pflegedienste in der Region, die sie bei dem Sozialdezernat der jeweiligen Kommune erhalten. Vielleicht finden Sie so eine Nische oder Leistungen, die Sie in besserer Qualität als andere Pflegedienste anbieten können.

Beispiele für Pflegedienste

Um Ihnen etwas Inspiration zu liefern, haben wir einige Beispiele von besonderen Pflegediensten für Sie aufgespürt:

Symbol aus Händen, die aufeinander liegen

Team DAVID

Das Gründerehepaar von Team DAVID hat nach der Geburt ihres Kindes mit Gendefekt schlechte Erfahrung mit Pflegediensten gemacht und deshalb ihren eigenen Pflegedienst gegründet. Der 2015 gegründete Pflegedienst bietet Intensivpflege für Kinder an und ermöglicht so das Aufwachsen der Kinder zu Hause im Kreis der Familie. Das Unternehmen engagiert sich auch politisch und bei lokalen Veranstaltungen.

Engel stützt sich auf seinen Händen auf

Hausengel

Nachdem die Gründerin Doris Wenz in ihrer eigenen Familie erlebt hat, wie schwierig es ist eine Betreuungskraft für Angehörige zu finden, hat sie ihren eigenen Pflegedienst Hausengel gegründet. Das Unternehmen macht die einzigartige Kooperation mit Pflegekräften aus Osteuropa und dem Pflegedienstnetzwerk vor Ort aus. Hausengel hat auch eine eigene Akademie für zertifizierte Ausbildungen im Pflegebereich gegründet.

Äskulapstab mit Weltkugel am Ende des Stabes

Multi-Kulti

Die Arbeitsweise des Multi-Kulti Gesundheits- und Pflegedienstes beruht auf dem kultursensiblen Umgang mit den Patienten. Dabei wird die Pflege an den jeweiligen persönlichen Hintergrund des Pflegebedürftigen angepasst. Mit fortlaufender Kommunikation zwischen Angehörigen, Pflegebedürftigen und dem internationalen Team soll die Würde des Menschen ungeachtet der Herkunft und Religion bewahrt werden.

Schriftzug Wehner Leben und Pflege zu Hause

Pflegedienst Wehner

Vom Start-Up zu einem der größten Pflegeanbieter des Landkreises hat es Michael Wehner mit seinem Pflegedienst Wehner – Leben und Pflege zu Hause geschafft. Nach seiner Arbeit im Rettungsdienst und als Krankenpfleger, hat er sich selbstständig gemacht. Besonders macht den Pflegedienst die Philosophie eigenständige Entscheidungen der Mitarbeiter zu fördern und die digitale Entwicklung der Pflege zu unterstützen.

Gründerplattform
Sie haben noch keine Geschäftsidee oder brauchen Hilfe bei der konkreten Formulierung? Das kostenlose Online-Modul der Gründerplattform unterstützt Sie bei der Gründung Ihres Pflegedienstes.

4. Standort suchen

Warum ist Ihr Standort wichtig?
Auch wenn der Bedarf nach Pflegeleistungen in ganz Deutschland wächst, gilt das nicht in allen Regionen im gleichen Maße. Mit den Informationen, die Sie gesammelt haben, können Sie das Gebiet eingrenzen, in dem Sie tätig sein wollen. Mit einem gut gewählten Einzugsgebiet können Sie Anfahrtswege zu den Patienten verkürzen und mit zentralen, gut gelegenen Räumlichkeiten bieten Sie eine attraktive Anlaufstelle für Angehörige.

Sie wollen einen mobilen Pflegedienst gründen?
Auch wenn Sie bei den Pflegebedürftigen daheim tätig sind, brauchen Sie Geschäftsräume um Patienten und Angehörige, sowie potenzielle Kunden zu empfangen und Mitarbeiterbesprechungen durchzuführen. Der Standort und die Räumlichkeiten Ihres Unternehmens sind mehr als ist bloße Adresse Ihres Unternehmenssitzes. Sie repräsentieren Ihr Unternehmen, Sie und Ihre Mitarbeiter. Bedenken Sie: Sie verkaufen kein Produkt an Ihre Kunden, sondern einen Service, bei dem Sie das Vertrauen Ihrer Patienten und der Angehörigen gewinnen müssen.

Was macht Ihre Räumlichkeiten zu guten Räumlichkeiten?
Sie sollten Räume finden, die zum einen einen guten Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen, und zum anderen für Besprechungen sowie die Lagerung Ihrer Pflegemittel nutzbar sind. Ziehen Sie in Betracht, Räume im Ortszentrum anzumieten und bringen Sie außen ein Schild an, damit auch vorbeigehende Menschen Ihren Pflegedienst wahrnehmen. Um Kunden und Interessenten in Ihren Räumen empfangen zu können, sollte Ihr Pflegedienst gut erreichbar ist. Denken Sie an ausreichend Parkmöglichkeiten sowie eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel. Außerdem sollten alle Geschäftsräume barrierefrei zugänglich sein.

Online-Plattformen für Immobilien
Sie haben Ihren Wunschort bereits festgemacht und möchten wissen, wie Sie am besten freie Immobilien für Ihren Pflegedienst finden? Nutzen Sie dazu Online-Plattformen wie ImmobilienScout24, Immonet oder Immowelt. Dort können Sie ganz einfach Ihren Wunschort eingeben sowie gewünschte Größe und einen Preisrahmen festlegen und bekommen in wenigen Sekunden freie Gewerbeimmobilien angezeigt.

5. Businessplan für Ihren Pflegedienst


Der Businessplan ist Ihr wichtigstes Instrument, wenn Sie einen Pflegedienst gründen. Warum? Nun, zum einen dokumentieren Sie hier ausführlich und nachvollziehbar Ihre Geschäftsidee, um so potenzielle Investoren bzw. Kreditinstitute von Ihrer Gründung und vor allem von der Realisierbarkeit zu überzeugen. Zudem werden Sie sich ohne Businessplan schwer tun, Fördermittel zu erhalten, da dieser oft Voraussetzung dafür ist. Sie beantworten die wichtigsten Fragen, zum Beispiel hinsichtlich Zielgruppe und Alleinstellungsmerkmal. Damit sind Sie für ein Gespräch mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern bestens vorbereitet. Zum anderen erarbeiten Sie sich ein fundiertes Kontrollinstrument, mit dessen Hilfe Sie im ersten Schritt auch erst einmal für sich selbst prüfen, ob Ihre Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Später können Sie Ihren Businessplan zur Reflektion benutzen und Ihre damaligen Annahmen überprüfen. Außerdem können Sie Ihre Finanzplanung im Businessplan als Grundlage benutzen und im laufenden Betrieb darauf aufbauen.

Hilfreiche Businessplan-Vorlage
Als kleine Hilfestellung bieten wir Ihnen eine Businessplan-Vorlage zum Download an. Aufbau und Formatierung haben wir bereits für Sie übernommen. Nun müssen Sie nur noch Ihre persönlichen Informationen und Angaben zu Ihrem Pflegedienst einfügen. Um die Vorlage zu erhalten, klicken Sie einfach auf den orange-farbenen Button. Falls Sie Interesse an weiteren exklusiven Tipps und Informationen zum Thema Existenzgründung haben, melden Sie sich doch zudem für unseren Gründernewsletter "Finanzchef24-Gründertipps" an.

Zur Businessplan-Vorlage

PHASE B: Umsetzung und Eröffnung

6. Offizielle Zulassung durch Pflege- und Krankenkasse

Wenn Sie einen ambulanten Pflegedienst gründen, brauchen Sie von den Pflege- und Krankenkassen grünes Licht: Diese entscheiden nach § 72 des Sozialgesetzbuchs darüber, ob Ihre Pflegeeinrichtung die Zulassung erhält. Stellen Sie an die zuständigen Kassen einen formlosen Antrag, dass Sie Pflegeleistungen bei Pflegefällen übernehmen möchten. Die Pflege- und Krankenkassen treten anschließend mit Ihnen in Kontakt und überprüfen, ob Sie alle Voraussetzungen erfüllen, um einen mobilen Pflegedienst zu eröffnen.
Neben den oben beschriebenen persönlichen und fachlichen Qualifikationen spielt auch die betriebliche Organisation eine Rolle.

Mitarbeiterorganisation

  • Anzahl der Mitarbeiter: Um die Genehmigung zu erhalten, müssen Sie ausreichend viele Mitarbeiter beschäftigen. Dadurch soll sichergestellt sein, dass die Patienten auch versorgt werden, falls Sie selbst verhindert, krank oder im Urlaub sind. Die personelle Mindestbesetzung ist in den Bundesländern gesetzlich unterschiedlich geregelt: Wer beispielsweise in Bayern einen ambulanten Pflegedienst gründen möchte, muss zu Beginn zwei Vollzeitkräfte einstellen. In Thüringen werden nur neu gegründete Pflegedienste zugelassen, in denen mindestens vier Mitarbeiter in Vollzeit arbeiten.
  • Stellvertretung für PDL: Wichtig ist hier, dass es neben einer qualifizierten Pflegedienstleitung auch eine stellvertretende Pflegedienstleitung gibt, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Verantwortung übernehmen kann. Sie muss in der Lage sein, den Betrieb eigenhändig zu führen.
  • Einsatz der Mitarbeiter: Sie müssen Ihre Mitarbeiter anhand ihrer entsprechenden Qualifikationen einsetzen und dafür Sorge tragen, dass deren Weiterbildung gewährleistet ist. Selbstverständlich sollten Sie sie auch angemessen bezahlen.

Hygieneplan
Ein weiteres Kriterium ist Ihr Hygieneplan. Der Plan sollte unter anderem Maßnahmen zur Hände-und Flächendesinfektion sowie zur Reinigung und Sterilisation von Wäsche und Instrumenten enthalten. Darin muss auch festgehalten werden, wer wann welche Schritte zur Sicherstellung der Hygiene ausführen muss. Der Hygieneplan muss in den Geschäftsräumen Ihres Pflegedienstes einsehbar sein und jedes Jahr aktualisiert werden. Zur Orientierung hat der Länder-Arbeitskreis zur Erstellung von Hygieneplänen hat einen Rahmenhygieneplan für ambulante Pflegedienste erarbeitet. Weitere Merkblätter und Informationen stellt das Referat für Gesundheit und Umwelt der Stadt München zur Verfügung. Spezielle Tipps zum Schutz und der Pflege der Haut für Mitarbeiter von Pflegediensten hat die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege veröffentlicht.

Qualität der Pflege
Während des Genehmigungsprozesses wird die Qualität Ihrer Pflege evaluiert. Dabei werden Ihr Qualitätsmanagement und die Einhaltung aller gesetzlichen Qualitätsstandards überprüft. Der Medizinische Dienst der Krankenversicherung (MKD) übernimmt die Prüfung für die Zulassung und später auch die unangekündigten Kontrollen im laufenden Betrieb. Untersucht wird nach den Qualitätsprüfungsrichtlinien (QPR). Die wichtigsten Punkte, die sie erfüllen sollten, haben wir für Sie gesammelt:

  • Beratung und Einbindung der Pflegebedürftigen und ihrer Angehörigen in gesundheitsfördernde Maßnahmen sowie Informationsaustausch mit den Angehörigen
  • realistische Tagesplanung/Tourenplanung um alle Pflegebedürftigen angemessen zu versorgen
  • Pflegeplanung und Dokumentation, sowie die Reflektion der Wirksamkeit der Pflege- und Betreuungsmaßnahmen für das Wohlbefinden der Patienten.
  • 24 h Erreichbarkeit des Pflegedienstes und Notfallprotokoll
  • Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem behandelnden Arzt, anderen Pflegediensten und stationären Einrichtungen

Da der gesamte Prüfprozess zeitlich sehr umfangreich und komplex ist, sollten Sie genügend Zeit einplanen. Fachliche Auskünfte, vor allem bundeslandspezifische Informationen, können bei dem Verband der Ersatzkassen (vdek) und dem GKV-Spitzenverband Bund der Krankenkassen eingeholt werden.

In der Gesundheitsbranche werden unangekündigt Prüfungen im laufenden Betrieb durchgeführt. Der Verband der Ersatzkassen hat ein Beispiel einer Prüfanleitung veröffentlicht, damit Sie sich ausreichend auf mögliche Kontrollen vorbereiten können.

7. Versorgungsvertrag

Nach der offiziellen Zulassung muss ein Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen ausgehandelt werden. Im Vertrag werden alle Informationen festgehalten, die nötig sind, um die Patienten richtig zu pflegen. Das wären beispielsweise die konkreten Pflegeleistungen, der Umfang und das Einzugsgebiet Ihres Pflegedienstes. Die Abrechnung erfolgt dann digital über den Datenträgeraustausch (DTA). Das ist ein Abrechnungsverfahren, das bundesweit vereinheitlicht verwendet wird. Weitere Informationen zum elektronischen Abrechnungsverfahren und Ansprechpartner wurden vom GKV-Spitzenverband veröffentlicht. Vom Versorgungsvertrag hängt schlussendlich ab, ob die Kosten für Ihre erbrachten Pflegeleistungen von den Pflegekassen übernommen werden. Haben Sie keinen vereinbart, können Sie nur gegen Privatrechnung Pflegesachleistungen erbringen.

Für die ambulante Pflege (SGB XI) und die häusliche Krankenpflege (SGB V)  müssen gesonderte Verträge aufgesetzt werden, die meist nur für einen begrenzten Zeitraum angeordnet werden können, da die Zulassungsverfahren unabhängig voneinander ablaufen.

Frau hält den Arm einer Seniorin

8. Weitere Anmeldungen und Anträge für Ihren Pflegedienst

Anmeldung beim Gesundheitsamt
Sie müssen Ihren Pflegedienst beim Gesundheitsamt anmelden. Die benötigten Unterlagen können in den verschiedenen Bundesländern und Behörden abweichen. Die allgemeinen Unterlagen zur Anmeldung sind ein gültiges Ausweisdokument und eine Erlaubnisurkunde zur Ausübung Ihres Berufes (Altenpfleger, Kranken- und Gesundheitspfleger etc.). Für Pflegehelfer ohne Heilberufsbezeichnung, also ohne Erlaubnisurkunde, wird das Formblatt „Beschreibung der beruflichen Ausbildung“, ein Führungszeugnis und ein aktuelles ärztliches Attest benötigt.

Betriebsnummer beantragen
Die Betriebsnummer benötigen Sie, um als Arbeitgeber für die Sozialversicherungsträger eindeutig identifizierbar zu sein. Beantragt wird die Nummer bei der Bundesagentur für Arbeit. Es ist gesetzlich verpflichtend den Antrag elektronisch einzureichen.

Anmeldung des Gewerbes

  • Pflegedienst als freiberufliche Tätigkeit: Grundsätzlich werden ausgebildete Pflegefachkräfte zu den Heilberufen gezählt. Dadurch gelten Sie einkommensrechtlich als Freiberufler und müssen sich nur bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) und dem Finanzamt melden. Das Finanzamt entscheidet dann endgültig, ob Sie ein Gewerbe anmelden müssen oder nicht.
  • Gewerbliche Leistungen bei freien Berufen: Auch als freiberufliche Pflegekraft gibt es Leistungen, die als gewerblich gelten können. Damit sind Leistungen gemeint, für die Sie keine besonderen Qualifikationen benötigen. Beispiele hierfür wären hauswirtschaftliche Tätigkeiten oder Wellnessdienstleistungen, die über die eigentliche Pflege hinausgehen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, diese Tätigkeiten anzubieten, müssen Sie für diesen Teil Ihrer Tätigkeiten ein Gewerbe anmelden und Ihre Einkünfte daraus buchhalterisch von Ihren Pflegeeinkünften trennen. Das Gewerbe melden Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt an (Adresse des Firmensitzes ist entscheidend). Danach kontaktiert Sie das Finanzamt automatisch, da die Tätigkeit steuerlich erfasst werden muss. Nach Prüfung der Unterlagen erhalten Sie vom Finanzamt Ihre Steuernummer, mit der Sie dann Rechnungen ausstellen dürfen. Das Gewerbeamt informiert zudem die Industrie- und Handelskammer, die Ihnen die benötigten Unterlagen für Ihre verpflichtende Mitgliedschaft zuschickt.

IK-Nummer (Institutionskennzeichen)
Die Nummer wird zur Leistungsabrechnung mit den Kassen benötigt. Hierfür reicht ein formloser Antrag bei der Sammel- und Verteilungsstelle (SVI) der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen.

Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege
Um die gesetzliche Unfallversicherung für Sie und Ihre Mitarbeiter zu beantragen, müssen Sie die Berufsgenossenschaft für Gesundheits- und Wohlfahrtspflege kontaktieren. Die Versicherung ist verpflichtend. Allgemeine Information zur Unfallversicherung finden Sie auf der Seite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.

Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste (BPA)
Der Verband vertritt die Interessen seiner Mitglieder gegenüber der Politik, der Öffentlichkeit und den Kostenträgern. Die Mitgliedschaft ist freiwillig.

9. Unternehmensfinanzierung sichern

Gründungskosten Ihres Pflegedienstes
Neben allerlei bürokratischer Auflagen müssen Sie auch die Finanzierung Ihres Pflegedienstes bedenken. Der Weg in die Selbstständigkeit ist mit nicht unerheblichen Gründungskosten verbunden:

  • Anschaffung von Firmenwägen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter mobil sind
  • Betriebs- und Geschäftsausstattung, wie beispielsweise Schutzkleidung und medizinische Geräte
  • Personalkosten
  • Miete der Geschäftsräume
  • Gesundheitskosten, wie vorbeugende Schutzimpfungen und Gesundheitschecks
  • Gewerbeanmeldungen und Anträge

Während laufende Kosten erst mit Aufnahme der Geschäftstätigkeit auflaufen, müssen Sie einen Großteil der Kosten vorfinanzieren.

Kreditmöglichkeiten
Um Ihre Finanzierung während der Gründungsphase zu sichern, können Sie sich Möglichkeiten, wie zum Beispiel lokalen Banken oder über private Kreditgebern (Vermittlung z. B. über Auxmoney) bedienen. Gerade regionale Banken wie z.B. die Raiffeisen-/Volksbanken oder Sparkassen, arbeiten als Hausbanken bei Existenzgründungs-Kreditprogrammen mit. Um erfolgreich einen Kredit zu beantragen, sollten Sie einen vollständigen, ausführlichen und überzeugenden Businessplan vorlegen können.

Staatliche Unterstützung und Förderprogramme
Sie können sich auch staatliche Unterstützung in Form von Fördermitteln und Zuschüssen holen. Des Weiteren gibt es diverse Förderprogramme bei denen Sie sich bewerben können. Einige Möglichkeiten wollen wir Ihnen hier vorstellen:

  • ERP-Gründerkredit – StartGeld, Darlehen der KfW Bankengruppe: Diese Fördermöglichkeit steht für alle Formen der Existenzgründung, also Neugründung, Übernahme eines Pflegedienstes und Erwerb einer tätigen Beteiligung sowie Festigungsmaßnahmen innerhalb von fünf Jahren nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit zur Verfügung. Es können bis zu 100% des Gesamtfinanzierungsbedarfs mit maximal 100.000 Euro gefördert werden. Dieses Darlehen richtet sich auch an Existenzgründer mit wenig oder keinem Eigenkapital. Die Anträge für diese Fördermöglichkeit müssen Sie bei Ihrer Hausbank stellen.
  • Pflegekassen: Diese Möglichkeit ist besonders für Pflegedienste eine gute Möglichkeit Unterstützung zu bekommen. Pflegekassen unterstützen Einrichtungen, mit denen sie Verträge abgeschlossen haben. Genauere Informationen erhalten Sie bei der jeweiligen Pflegekasse.
  • Förderdatenbank: In dieser Datenbank werden verschiedene Fördermöglichkeiten zur Existenzgründung vereint. Nach Eingabe verschiedener Kriterien, können entsprechende Programme und Richtlinien eingesehen werden.

Weitere Unterstützung zur Finanzierung
Weitere Unterstützung zu Finanzierungsfragen finden Sie auch bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer, Steuer- oder Unternehmensberatern, der örtlichen Agentur für Arbeit, bei Fach- und Branchenverbänden, bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) oder bei den RKW Landesverbänden.

Finanzchef24-Finanzierungsrechner
Über unsere Online-Finanzierungsrechner können Sie Ihre Möglichkeiten der Unternehmensfinanzierung jetzt schnell und kostenlos ermitteln. 

Pflegedienst-Finanzierung

10. Buchführung gemäß der Pflegebuchführungsverordnung (PBV)

Die richtige Buchführung für Ihren Pflegedienst
Denken Sie daran, von Anfang an Buch über Ihre Finanzen zu führen. Nur so kommt es nicht zu bösen Überraschungen. Unabhängig von Ihrer gewählten Rechtsform müssen Sie regelmäßig einen Jahresabschluss vorlegen, der eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und weitere Nachweise beinhaltet. Im Betrieb müssen Sie Ihre Bücher nach den Regeln der doppelten Buchführung führen. Der Hintergrund für diese Regelung ist die gesetzliche Forderung, wonach ambulante Pflegedienste nicht nur eine kontinuierliche gute Pflege gewährleisten sollen, sondern auch nachweisen müssen, dass sie dabei wirtschaftlich arbeiten. Zusätzlich nötig ist die Schulung der Mitarbeiter, damit sie ihren Dokumentationspflichten nachkommen können. Die korrekte Dokumentation ist die Voraussetzung, um mit der Pflegekasse abrechnen zu können.

Ausnahmeregelung für kleine Pflegedienste
In der Pflegebuchführungsverordnung gibt es eine Ausnahme. Kleine Pflegedienste mit weniger als sieben vollzeitbeschäftigen Mitarbeitern und einem Umsatz von jährlich weniger als 250.00 Euro nach SGB müssen nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung vorlegen.

Vorteile der Buchführung
Auch Sie profitieren von einer guten und übersichtlichen Buchführung. Sie haben einen guten Überblick über Ihre Finanzen und sehen so auf einen Blick, was Sie einnehmen und wann Sie welche Rechnungen bezahlen müssen. Dieser Überblick ist wichtig, da Sie gerade in der Pflegebranche häufig auf Ihre Einnahmen warten müssen, da beispielsweise die Abrechnung mit den Krankenkassen bis zu acht Wochen dauern kann. Trotzdem haben Sie regelmäßige Ausgaben, die Sie begleichen müssen. Das sind zum Beispiel die Gehälter Ihrer Mitarbeiter, die Mietkosten oder auch die Kosten der Krankenversicherung für Sie und Ihre Mitarbeiter.

Sie haben Respekt vor dem Thema Buchhaltung? BWL war nie Ihr Steckenpferd? Dann holen Sie sich einfach Hilfe. Unser Partner firma.de bietet spezielle Buchhaltungspakete an, damit Sie sich nicht mehr mit Papierkram herumschlagen müssen, sondern sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Ein Klick genügt, damit Profis Ihre Buchhaltung für Sie übernehmen. Von monatlichen Auswertungen über die Prüfung und Abstimmung Ihrer Bestände bis hin zu Kontierung Ihrer Kasse – Sie bekommen alles in einem Paket.

Buchhaltung auslagern

Stethoskop und Laptop

11. Die richtige Pflegesoftware für Ihr Unternehmen finden

Wofür brauchen Sie eine Software?
Ein Unternehmen läuft leider nicht von allein und benötigt viel Planung und Dokumentation. Um Ihnen Arbeit abzunehmen und den Alltag zu erleichtern sollten Sie eine Pflegesoftware auswählen.
Gute Softwares können zur Abrechnung und Verwaltung, zur Personaleinsatzplanung, zur Pflegeplanung und –dokumentation, zur mobilen Datenerfassung und als Management Informationssystem genutzt werden. Durch eine umfassende und übersichtliche Pflegeplanung und - dokumentation können Sie die Software zur Sicherung der Qualität Ihrer Pflegeleistungen nutzen.

Kennzeichen einer guten Pflegesoftware
Es gibt einige Merkmale für die Qualität einer Pflegesoftware.

  • Aufbau: Eine gute Pflegesoftware sollte z. B. Dokumentationsformulare sowie intelligente Textbausteine enthalten. Suchen Sie nach einer Software, die einfach und logisch aufgebaut ist, um die Einarbeitungszeit kurz zu halten und die Ihnen im Alltag Zeit und Arbeit spart.
  • Abrechnung: Um Ihnen bei der Abrechnung zu helfen, muss die Software Abrechnungsbesonderheiten, wie z. B. Wegepauschalen automatisch berücksichtigen und sollte die Teilnahme am Datenträgeraustausch (DTA) zur Abrechnung Ihrer Leistungen mit den Krankenkassen ermöglichen.
  • Kundenservice: Vielleicht ergeben sich während der Nutzung Fragen oder Probleme. Ein guter Kundenservice kann Ihnen dabei helfen.

Beispiele für empfehlenswerte Pflegesoftware

  • MediFox: Die Softwarelösung MediFox wird in Deutschland am häufigsten genutzt und ist in verschiedene Module aufgeteilt, die sich der Größe des Betriebs anpassen. Die Software kann am PC sowie mobil genutzt werden. Weiteres Info-Material und Preise können über ein Formular angefordert werden.
  • DMRZ: Diese Softwarelösung DMRZ deckt den gesamten Prozess von der Planung bis zur Dokumentation ab. Das Programm funktioniert geräteunabhängig und ist mobil nutzbar. Man kann die Software sechs Wochen testen bevor man sich entscheidet. Der Preis für ambulante Pflegedienste beginnt bei 49,99 € für 6 Monate.
  • BoS&S: BoS&S ermöglicht ein papierloses Büro und schafft reibungslose Prozesse vom Kostenvoranschlag über die Einsatzplanung bis zur Leistungsabrechnung. Weitere Informationen und Beratung bekommen Sie über das Anfrageformular.

Einen Schritt weiter gedacht ist das Stichwort „Digitale Pflege“. Sie bezieht sich nicht nur auf die Software Ihres Unternehmen oder Onlinebewertungsplattformen, sondern setzt direkt bei den Pflegebedürftigen an. So können beispielsweise intelligente Strommessgeräte abweichende Spannungen erkennen, wenn zum Beispiel der Herd nicht ausgeschaltet wurde oder eine Smartwatch-App nicht nur den Notruf übermitteln, sondern auch die Art des Notfalls. Mehr dazu erfahren Sie im Leitfaden des Bundesverbandes digitale Wirtschaft (BVDW) e.V..

12. Das Herz Ihres Pflegedienstes – Ihre Mitarbeiter

So wichtig sind Ihre Mitarbeiter
Ein gutes Team aufzubauen ist schwierig und gut ausgebildete Pflegekräfte sind rar. Deshalb sollten Sie sich frühzeitig mit dem Thema Personal beschäftigen und sich überlegen, wie Sie Mitarbeiter gewinnen und halten können.

Qualifizierungen Ihrer Mitarbeiter
Bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter sollten Sie auf die geeignete Qualifizierung der Mitarbeiter achten. Ihre Beschäftigten dürfen nämlich nur die Leistungen erbringen, für die sie eine entsprechende Berufsausbildung nachweisen können. Hilfskräften und angelernte Kräften ist es nur unter der fachlichen Anleitung einer Pflegefachkraft erlaubt, tätig zu werden. Sinnvolle Ausbildungen für Ihren Mitarbeiterstamm, sind z. B.:

  • Gesundheits- und Krankenpfleger
  • Altenpfleger
  • staatlich anerkannte Familienpfleger
  • staatlich anerkannte Krankenpflegehelfer
  • staatlich anerkannte Altenpflegehelfer
  • Haus- und Familienpflegehelfer

Eigenschaften für die Arbeit im Pflegedienst
Da Sie als Pflegedienst zu einer 24 stündigen Bereitschaft verpflichtet sind, sind bei der Einstellung Ihrer Mitarbeiter Faktoren wie Flexibilität bei den Arbeitszeiten, Bereitschaft zu Wochenend- und Schichtarbeit und die Einsatzbereitschaft bei Notfallsituation entscheidend.

Kooperation mit anderen Pflegediensten
Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, könnten Sie eine Kooperation mit einem anderen Pflegedienst in Betracht ziehen, um Ihrer Pflicht trotzdem nachzukommen.

Arbeitszufriedenheit fördern
Sie sollten Ihre Mitarbeiter nicht nur sorgfältig auswählen, sondern sie auch motivieren bei Ihnen zu bleiben. Neben der Vergütung gibt es einige andere Aspekte, die Mitarbeiter sehr schätzen. Wir haben einige Beispiele für Sie gesammelt:

  • Flexible Arbeitszeiten
  • ansprechende Arbeitsbedingungen, wie z.B. abwechslungsreiche Aufgaben, klare Aufgaben und Verantwortung, gerechte Aufgabenverteilung und regelmäßige Mitarbeitergespräche
  • eine gute Ausstattung mit modernen Pflegehilfsmitteln
  • gute Tourenpläne: sinnvolle Touren mit kurzen Wegen zwischen den Pflegebedürftigen, Pausenzeiten werden berücksichtigt, Planung wird immer aktuell gehalten und Patienten- und Mitarbeiterwünsche werden beachtet
  • Fort- und Weiterbildungen, die über das gesetzlich ohnehin vorgeschriebene Maß hinausgehen
  • ein kollegiales Umfeld

All diese Elemente tragen zu einer hohen Arbeitszufriedenheit bei. Die Faustregel lautet: Hohe Arbeitszufriedenheit = wenige Krankenstände und niedrige Fluktuation.

Schützen Sie Ihr gesamtes Team und informieren Sie sich über den vorgeschriebenen Arbeitsschutz. Die Betriebsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege kann Ihnen darüber im Detail Auskunft geben.

13. Wie wird Ihr Pflegedienst bekannt? – Marketing für Ihr Unternehmen

Marketing für die Gründungsphase
Auch wenn die Nachfrage nach Pflegediensten groß ist, müssen die Menschen in Ihrem Einzugsgebiet erst einmal erfahren, dass es Sie überhaupt gibt. Hier gilt es, kräftig die Werbetrommel zu schlagen. Aber: Gerade in den Anfängen Ihrer Selbstständigkeit werden Sie nicht die finanziellen Mittel haben, um große Marketing-Kampagnen zu fahren. Die gute Nachricht: Müssen Sie auch gar nicht. Online-Marketing und einige gut platzierte Werbemaßnahmen bringen häufig mehr als eine teure große Werbeaktion.

Zielgruppengerechtes Marketing für Ihren Pflegedienst
Bevor Sie starten, überlegen Sie sich, wen Sie eigentlich ansprechen und was Sie erreichen möchten. Die Zielgruppe Ihres Marketings sind die Pflegebedürftigen, aber auch die Angehörigen, von denen häufig die Suche nach einem Pflegedienst ausgeht und die in der Entscheidungsfindung miteinbezogen werden. Zudem können Sie auch potenzielle neue Mitarbeiter über Werbung erreichen.
Mit den richtigen Maßnahmen können Sie Ihre Bekanntheit steigern und Ihr Image pflegen. Sie können Vertrauen aufbauen und so Ihre jeweilige Zielgruppe von Ihrer Leistung, Qualität und Ihrem einmaligen Service überzeugen.

Konkrete Marketingmaßnahmen für Ihren Pflegedienst

Die eigene Webseite: Wenn ein Mensch zu einem Pflegebedürftigen wird, ist meistens schnell Hilfe notwendig. Angehörige brauchen dann rasch Informationen und Angebote. Bauen Sie Ihre Website danach auf. Ein einfacher moderner Aufbau mit klaren Informationen und häufigen Aktualisierungen, gibt Kunden einen Einblick in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Ihre Webseite sollte immer Ihre Werte und Ihr Konzept widerspiegeln. Machen Sie potenziellen Neukunden die Kontaktaufnahme so leicht wie möglich, geben Sie Ihre Anschrift und Telefonnummer an und bieten Sie auch ein Kontaktformular an.
Mehr zu diesem Thema finden Sie in Teil 1 unseres Online-Marketing-Leitfadens: Die eigene Webseite erstellen.

Soziale Netzwerke: Eine Verknüpfung mit den sozialen Netzwerken macht sehr viel Sinn, denn so erreichen Sie Ihre Zielgruppe am einfachsten. Auf Facebook beispielsweise können Nutzer mit Ihnen interagieren und Ihre Beiträge teilen, wodurch sich Ihre Bekanntheit steigert. Außerdem gibt die Plattform Ihnen die Möglichkeit direktes Feedback zu erhalten. Das Wichtigste für die Beliebtheit Ihrer Seite ist die Aktualität. Sie müssen dauerhaft interessante Beiträge produzieren. Vor allem Fotos und Videos kommen gut an und werden gerne weiterverbreitet.

Einige gute Beispiele: Auf der Facebookseite von RENAFAN wird den Nutzern ein Blick hinter die Kulissen gewährt und das Team persönlich vorgestellt. Außerdem wird von Ausflügen und Unternehmensneuigkeiten berichtet. Die Seite des Diakoniewerks Essen ist ebenfalls sehr interessant gestaltet. Es wird das Team vorgestellt und zusätzlich zu den Unternehmensnachrichten, wird von lokalen Veranstaltungen berichtet. Die Bilder und Texte lassen die Unternehmen persönlicher und freundlicher erscheinen.

Lesen Sie in unserem Blog mehr zum Thema Social Media Marketing.

Andere Werbemaßnahmen: Natürlich können Sie auch auf traditionelle Werbeaktionen, wie Plakate, Flyer und Anzeigen zurückgreifen. Das schafft ebenfalls Aufmerksamkeit, kann aber auch schnell ins Geld gehen. Deshalb sollten Sie ausgesuchte Maßnahmen zielgerichtet nutzen:

Vor allem in ländlichen Gebieten ist die Werbung in Gemeindeblättern unter Umständen sinnvoller als in großen überregionalen Zeitungen. Anzeigen in größeren Tageszeitungen machen eher Sinn für große Anbieter und weniger für Unternehmen in der Gründungsphase. Ihr Auftritt in kleineren lokalen Zeitungen wird als örtliches Engagement wahrgenommen, ganz nach dem Motto: Wir sind für Sie da und kümmern uns um Sie. Die Vorteile für Sie: Einige dieser lokalen Veröffentlichungen werden an alle Haushalte der Gemeinde oder des Stadtteils verteilt und häufig sind die Anzeigen auch vergleichsweise günstig.

Auch das Verteilen von Flyern und anderem Informationsmaterial kann Ihnen helfen Ihre Bekanntschaft zu steigern. Platzieren Sie diese strategisch. Gehen Sie auf Ansprechpartner in Ihrem Einzugsgebiet zu. Das können beispielsweise Arztpraxen sein, die dann weiter an Sie verweisen können, Apotheken und andere medizinische Einrichtungen (z. B. Krankenhäuser).

Wir haben für Sie noch weitere Informationen zum Marketing für Ihre Unternehmensgründung zusammengetragen.

14. Ihren Pflegedienst richtig absichern

Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, sich und Ihren Pflegedienst abzusichern.
Private Absicherung: Für Sie als selbstständige Pflegekraft ist es enorm wichtig, sich privat mit einer Berufsunfähigkeitsversicherung abzusichern – damit Sie nicht in finanzielle Schwierigkeiten kommen, wenn Sie womöglich nicht mehr in Ihrem Beruf arbeiten können. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Versicherungsratgeber:  Berufsunfähigkeitsversicherung für Selbstständige
Gewerbliche Absicherung: Hierbei ist die Berufshaftpflicht mit Abstand die wichtigste Absicherung für Ihren ambulanten Pflegedienst. Damit werden Sach- und Personenschäden Dritter abgedeckt. Um Ihre Einrichtung und Ihre Geräte zu sichern ist die Inhaltsversicherung ebenfalls dringend empfohlen.
Schließen Sie alle benötigten Versicherungen für Ihren Pflegedienst ab. Nutzen Sie dazu gerne das kostenfreie Angebot der Finanzchef24-Experten, die Ihnen eine unverbindliche Bedarfsanalyse erstellen, damit Sie wissen welche Gewerbeversicherungen für Sie empfehlenswert sind.

Mithilfe des Online-Rechners können Sie zudem kostenfrei Tarife von führenden Versicherern miteinander vergleichen, um so das passende Angebot für Ihren Pflegedienst zu finden. Bonus: Einige Versicherer gewähren Nachlässe für Gründer von bis zu 50 Prozent des Versicherungsbeitrags. Unser Online-Rechner berücksichtigt diese Vergünstigungen bereits beim Tarifvergleich.

 

Berufshaftpflicht Pflegedienste

Haben Sie Fragen zum Thema Absicherung für Ihren Pflegedienst?
Unsere Versicherungsexperten sind Ihnen gerne behilflich. Sie können entweder unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 24 24 7890800 24 24 789 anrufen oder uns eine E-Mail an service@finanzchef24.de schreiben. Wir sind für Sie da!

Bonus: Tools und Vorlagen für Ihre Pflegedienst-Gründung, die Ihnen die Arbeit erleichtern

Mithilfe von Tools können Sie Ihre Aufgaben, die im Zuge der Gründung Ihres Pflegedienstes auf Sie zukommen, erleichtern. Anhand der Checkliste "Pflegedienst gründen" können Sie nach und nach alle Gründungsschritte abarbeiten und haben einen Überblick darüber, was Sie schon geschafft haben und was noch zu tun ist. Das Finanzplan-Tool ist ein Kalkulationsschema, in das Sie nur noch Ihre individuellen Angaben eintragen müssen, um einen aussagekräftigen Finanzplan zu erstellen.

Autorinnen: Beatrice Kowollik, Cynthia Henrich Stand: 30.07.2019