Eigenes Café eröffnen

Auch ohne Vorkenntnisse im Gastgewerbe können Sie ein Café eröffnen, wenn Sie sich gut vorbereiten und die richtigen Schritte gehen. Hier sind einige Tipps, wie Sie auch ohne Erfahrung erfolgreich in die Selbstständigkeit starten:

1. Eignungstest machen: Prüfen Sie ehrlich, ob Sie das Gründer-Gen besitzen und ob Sie die Anforderungen und Herausforderungen einer Selbstständigkeit meistern können. Ein realistisches Bild Ihrer Stärken und Schwächen ist entscheidend, um Fehlschläge zu vermeiden. Machen Sie deshalb den Test und finden Sie heraus, ob Sie der Typ für eine Selbstständigkeit sind.

2. Weiterbildung und Netzwerken: Nutzen Sie Schulungen und Kurse, um die Grundlagen der Gastronomie, Betriebswirtschaft und Kundenbetreuung zu lernen. Knüpfen Sie Kontakte in der Branche, um von erfahrenen Café-Besitzern zu lernen und wertvolle Tipps zu erhalten.

3. Erfahrene Partner ins Boot holen: Ziehen Sie in Betracht, mit einem erfahrenen Partner oder Mentor zusammenzuarbeiten, der Ihnen bei den ersten Schritten hilft. Auch die Anstellung eines erfahrenen Mitarbeiters kann Ihnen helfen, typische Anfängerfehler zu vermeiden.

4. Finanzen und Versicherungen absichern: Das Statistische Bundesamt vermeldet im Gastgewerbe jährlich mehrere Tausend Gewerbeabmeldungen und Insolvenzen. Ein Hauptgrund ist die Fehleinschätzung der Neugründer hinsichtlich ihres fachlichen und betriebswirtschaftlichen Wissens. Schließen Sie Wissenslücken in finanziellen Fragen und informieren Sie sich umfassend über notwendige Versicherungen , um Ihr Vorhaben gegen Risiken abzusichern.

5. Marketing und Sichtbarkeit: Entwickeln Sie ein starkes Marketingkonzept, das Ihnen hilft, Kunden schnell zu gewinnen. Nutzen Sie soziale Medien, lokale Veranstaltungen und Promotions, um Ihr Café bekannt zu machen.

Ein Café ohne Erfahrung zu eröffnen bedeutet, sich neuen Herausforderungen zu stellen und bereit zu sein, ständig zu lernen. Mit der richtigen Vorbereitung, einem starken Netzwerk und dem Willen, sich kontinuierlich zu verbessern, können auch Quereinsteiger im Gastgewerbe erfolgreich sein.

Ohne Moos nix los

Die Kosten für die Eröffnung eines Cafés sind von vielen Faktoren abhängig. Damit Sie Ihr Startkapital für Ihr Café besser planen können, finden Sie hier die wichtigsten Kostenpunkte und Hinweise im Überblick.

1. Standortwahl: Übernahme oder Neugründung?

• Übernahme eines bestehenden Cafés: Oft günstiger, da die vorhandene Einrichtung gegen eine Ablöse übernommen werden kann. Dies spart Investitionskosten und vereinfacht die bürokratischen Prozesse.
• Neugestaltung eines Cafés: Wenn Sie Ihre eigene Vision umsetzen möchten, entstehen zusätzliche Kosten für: ⚬ Umbauten und Renovierungen ⚬ Baugenehmigungen oder Nutzungsänderungen (keine vorläufige Gaststättenerlaubnis möglich) ⚬ Franchisegebühren, falls Sie ein Franchise-Café eröffnen (einmalige Eintrittsgebühr, monatliche und umsatzabhängige Lizenzgebühren)

2. Ausstattung und Einrichtung

• Neukauf von Möbeln und Geschirr: Hohe Anschaffungskosten für eine komplette Neueinrichtung.
• Gebrauchtgeräte als Alternative: Kostensenkung durch den Kauf von gebrauchten gastronomischen Geräten (z. B. Kühlschrank, Herd), jedoch auf Garantien und seriöse Händler achten.

3. Warenbestand und Vorräte

• Anfängliche Kosten für Lebensmittel und Getränke: Zu Beginn müssen sämtliche Vorräte neu bestellt werden.
• Laufende Kostenanpassung: Mit der Zeit passen sich die Bestellungen an den tatsächlichen Verbrauch an.

4. Laufende Betriebskosten

• Miete oder Pacht
• Energie- und Wasserkosten
• Telefon- und Internetgebühren
• GEZ- und GEMA-Gebühren
• Personalkosten
• Pauschalen für Wartung und Pflege von Maschinen
• Finanzierungskosten für Ausstattung
• Versicherungsbeiträge

5. Unternehmerlohn und Kapitalbedarf Um Gewinne zu erzielen und Ihren Lebensunterhalt zu sichern, ist der sogenannte Unternehmerlohn ein wichtiger Bestandteil der Kalkulation Ihres Startkapitals für das Café. Nutzen Sie unser kostenfreies Excel-Tool, um Ihre privaten Ausgaben schnell und einfach zu berechnen:

Verkaufen Sie sich nicht unter Wert

Jetzt, da Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, welche Ausgaben auf Sie zukommen, widmen wir uns Ihren regelmäßigen Erträgen: Die Erfahrung aus der Praxis zeigt: die höchsten Einnahmen werden Sie über die verkauften Getränke erzielen. Das gilt insbesondere für Kaffee, da hier in der Regel die größte Marge möglich ist. Wie hoch Sie die Preise Ihrer einzelnen Produkte ansetzen müssen, um mindestens kostendeckend zu wirtschaften, können Sie auf Grundlage Ihrer Kostenaufstellung errechnen. Für die finale Preisfestsetzung berücksichtigen Sie zusätzlich den angestrebten Gewinn und die Mehrwertsteuer. Zusammenfassend fließend folgende Faktoren in die Preisgestaltung ein:

• Warenkosten
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinn
• Mehrwert-/Umsatzsteuer

Die Preisbestimmung Ihrer Getränke und Speisen ist kein Hexenwerk. Nutzen Sie dazu einfach unser Tool zur Preiskalkulation. Mit dem Kalkulationsschema im Excel-Format können Sie auf Basis Ihrer Angaben Ihren optimalen Verkaufspreis berechnen.

Selbstständig machen mit dem eigenen Café: Das ist der wichtigste Schritt

Haben Sie eine Geschäftsidee gefunden, gilt es diese schriftlich festzuhalten – in Form eines Businessplans. Sie unterziehen Ihr Geschäftsmodell damit einer ersten kritischen Prüfung und schaffen sich einen Fahrplan für die nächsten Jahre Ihrer Selbstständigkeit. Ganz gleich, ob Sie ein Franchise-Café planen oder Ihre eigene Café-Idee umsetzen möchten, ein Geschäftsplan ist unerlässlich. Warum Sie das tun sollten? In einem Businessplan konkretisieren Sie Ihr Vorhaben und formulieren Ihr Gründungskonzept aus. So können Sie feststellen, ob Ihre Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Und Sie beantworten die wichtigsten Fragen, zum Beispiel hinsichtlich Zielgruppe und Alleinstellungs­merkmal. Damit sind Sie für ein Gespräch mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern bestens vorbereitet. Fragen hierzu werden Ihnen in der Gründungsberatung beantwortet, aber versuchen Sie ruhig selbst, im Vorfeld Ihre Geschäftsidee zu Papier zu bringen. Hilfestellung hierzu finden Sie auch in unserem Gründerbereich

Hilfreiche Businessplan-Vorlage

Als kleine Hilfestellung bieten wir Ihnen eine Businessplan-Vorlage zum Download an. Aufbau und Formatierung haben wir bereits für Sie übernommen. Nun müssen Sie nur noch Ihre persönlichen Informationen und Angaben zu Ihrem Café einfügen.

Das müssen Sie mitbringen

Wenn Sie Ihr eigenes Café aufmachen möchten, müssen Sie dafür keine bestimmte Ausbildung vorweisen. Erfahrungen im Gastronomie- oder Servicebereich sind aber empfehlenswert und grundlegend für Ihren Erfolg. Ein Café betreiben und leiten bedeutet außerdem, fit zu sein in den Bereichen Personalmanagement und Betriebswirtschaft: Als Betriebsinhaber sollten Sie sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Geschäftsbücher zu führen verstehen. Ihr eigenes Café zu eröffnen, bringt zudem einige bürokratische Pflichten und notwendige Formalitäten mit sich. Auch, wenn Sie keine Ausbildung in der Gastronomie nachweisen müssen, haben Sie dennoch die Pflicht, bestimmte branchenspezifische Kurse zu besuchen, bevor Sie Ihr Gewerbe anmelden dürfen. Diese sind:

• Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz bei Ihrem zuständigen Gesundheitsamt
• Unterrichtung bei einer Industrie- und Handelskammer (IHK) zum Thema „lebensmittel­rechtliche Vorschriften und Hygiene“ für Gastwirte gemäß § 4 Gaststättengesetz (GastG)

Wahrscheinlich werden Sie nicht über so viel Eigenkapital verfügen, dass Sie Ihr Café komplett aus eigener Tasche finanzieren können. Das Gute ist - das müssen Sie gar nicht. An dieser Stelle haben Sie bereits einen fundierten Businessplan erstellt, mit dem Sie nun losziehen können, um potenzielle Kapitalgeber von Ihrer Idee zu überzeugen. Neben privaten Investoren, die Sie beispielsweise über Auxmoney oder smava finden, können Sie außerdem staatliche Fördermittel in Anspruch nehmen.

Unser Tipp: Auch bei der Suche nach Kapitalgebern sollten Sie verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung vergleichen, bevor Sie sich für eines entscheiden. Folgende Informationen sollte Ihr Finanzplan u. a. so detailliert wie möglich enthalten, damit Sie Kapital beantragen können:

• finanzielle Aufwendungen für Ihr Café
• eine konkrete Schätzung Ihrer laufenden Kosten, wie z. B. Höhe der Miete
• Kosten der Ausstattung Ihres Cafés

Sorgenfrei in die Selbstständigkeit – diese Behördengänge stehen an

Um Ihr eigenes Café zu gründen, müssen Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung beantragen. Dafür fällt eine Verwaltungsgebühr an, die regional variieren kann (bis zu 40 Euro). Die Ausstellung des Gewerbescheins geht meist relativ zügig und ist innerhalb weniger Tage erledigt. Das zuständige Finanzamt und die IHK werden dann im gleichen Zug über Ihre Unternehmensgründung informiert. Ihr geplantes Bewirtungsangebot bestimmt, ob Sie für den Betrieb des gastronomischen Service eine Gaststätten­erlaubnis benötigen. So ist zum Beispiel der Verkauf alkoholischer Getränke erlaubnispflichtig (§2 GastG). Die Kosten für die Konzession können sich regional stark unterscheiden und liegen zwischen 50 bis 400 Euro. Neben Ihren Ausweispapieren, einem aktuellen polizeilichen Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister sind noch folgende Unterlagen notwendig, um Ihre persönliche, fachliche sowie die objektbezogene Eignung zu belegen:

• Unbedenklichkeits­bescheinigung des Finanzamts
• Bescheinigung des Gesundheitsamts zur Erstbelehrung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
• Unterrichtungsnachweis für Gastwirte durch die IHK (Kosten hierfür betragen circa 50 Euro)
• Miet- oder Pachtvertrag
• Lage- und Grundrisspläne

Zusätzliche Regelungen für Cafés mit Außengastronomie

Für den Betrieb einer Außengastronomie brauchen Sie außerdem eine erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis. Letzteres müssen Sie jährlich saisonal neu beantragen. Für die jeweiligen Genehmigungen fallen ebenfalls Gebühren an. Die erweiterte Gaststättenerlaubnis kostet Sie einen drei- bis vierstelligen Betrag, die Sondernutzungs­gebühr einmalig mehrere Hundert Euro sowie regelmäßige monatliche Aufwendungen für den jeweiligen Zeitraum. Unter Umständen benötigen Sie außerdem eine baurechtliche Genehmigung – nämlich dann, wenn Sie mehr als 50 Außenplätze anbieten wollen beziehungsweise die Zahl der Außenplätze mindestens doppelt so hoch ist wie die im Innenraum zur Verfügung stehenden Plätze.

Die gesetzlichen Regelungen zur Eröffnung Ihres Cafés sind rechtsbindend. Planen Sie daher die notwendige Zeit für die Erledigung der Behördengänge ein. Und prüfen Sie, ob Sie weitere Rechtsvorschriften berücksichtigen müssen, beispielsweise Vorgaben hinsichtlich Jugendschutzes, Ladenöffnungszeiten und Arbeitsschutz.
Auch wichtig: Wenn Sie Hintergrundmusik oder Fernsehübertragungen in Ihren Räumlichkeiten planen, müssen Sie sich bei der GEMA anmelden. Meldepflicht über die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit inklusive der Angabe, ob Sie dieser haupt- oder nebenberuflich nachgehen, besteht zudem gegenüber der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie der gesetzlichen Unfallversicherung.

Jetzt beginnt endlich der kreative Part! Nach all den Behördengängen ist die kreative Umsetzung Ihres Cafés eine willkommene Abwechslung. Wenn Sie bereits ein bestehendes Café samt Einrichtung übernehmen, fällt dieser Part sicherlich kleiner raus. Dennoch sollten Sie auch hier das vorhandene Konzept hinterfragen und optimieren. Das gilt sowohl für die visuelle als auch kulinarische Umsetzung.

• Welche Basics planen Sie im Hinblick auf Ihre anvisierte Zielgruppe? Beispielsweise können eine Kaffee-Flatrate oder ein Mittagstisch Ihre Kunden auf Ihr Café aufmerksam machen.
• Was komplettiert Ihr Café-Konzept? Standards wie WLAN, ein Arbeitsbereich mit nutzbaren Steckdosen oder Brettspiele und Zeitschriften sind hier denkbar.
• Was möchten Sie darüber hinaus anbieten? So können Sie Ihren Gästen zum Beispiel die Möglichkeit bieten, Ihre Räumlichkeiten für Veranstaltungen anzumieten. Oder möchten Sie eigene Events auf die Beine stellen, beispielsweise Lesungen oder Konzerte? Dann planen Sie gleich den entsprechenden Platz und nötigen Utensilien mit ein.
• Was zeichnet Ihr gastronomisches Angebot aus? Sie können sich beispielsweise auf Backwaren beschränken oder Ihr Menü um herzhafte Speisen erweitern. Oder beinhaltet Ihr Konzept ein Brunch- und Frühstücksangebot? Dann legen Sie hier unter anderem die Häufigkeit fest, um wichtige Aspekte wie Waren und Personal korrekt planen zu können.
• Wie möchten Sie ein Wohlfühlklima für Ihre Gäste schaffen? Mit gemütlichen Stühlen und Tischen ist es in der Regel nicht getan. Fragen Sie sich: Welche Pflanzen schaffen eine heimelige Atmosphäre und sind möglichst pflegeleicht? Welche Bilder und Lichtquellen verstärken Ihr Konzept?
• Haben Sie über zusätzliche Einnahmequellen nachgedacht? Eventuell verfügen Sie über Ressourcen und/oder Fachkräfte, um Catering oder Koch- und Baristakurse anzubieten. Oder Sie können eine Auswahl Ihrer Getränke und Speisen auch abgepackt zum Verkauf anbieten.

Ein japanisches Sprichwort besagt: Ein Leben dauert eine Generation lang; ein guter Name dauert fort.

Der Name Ihres Cafés ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Wahrscheinlich haben Sie sich bereits einige Gedanken dazu gemacht, doch diese Entscheidung sollte wohlüberlegt sein. Der Name bleibt in der Regel bestehen und prägt die Identität Ihres Cafés. Wichtig ist dabei, dass der Name originell ist, zu Ihrem Konzept passt und keine rechtlichen Probleme verursacht. Zu beachten sind insbesondere:

• Einhaltung des Markenrechts: Stellen Sie sicher, dass Ihr Name keine bestehenden Markenrechte verletzt.
  
• Keine irreführenden Angaben: Vermeiden Sie Namen, die falsche Erwartungen bei Ihren Kunden wecken könnten.
  
• Prioritätsgrundsatz: Schützen Sie sich durch eine rechtzeitige Anmeldung, damit Sie das exklusive Nutzungsrecht für Ihren Namen sichern.

Neben dem Namen spielt auch das Logo eine wichtige Rolle. Es sollte klar, einprägsam und auf verschiedene Werbemittel wie Streichholzschachteln oder Servietten gut übertragbar sein. Falls Sie sich die Gestaltung selbst nicht zutrauen, können Sie die Unterstützung von Grafikern oder Design-Agenturen in Anspruch nehmen. Halten Sie das Logo einfach und funktional, sodass es sowohl in Farbe als auch in Schwarz-Weiß überzeugt.

Schutz von Namen und Logo: Sicherung Ihrer Marke

Um Ihre Marke langfristig zu schützen, sollten Sie den Namen und das Logo Ihres Cafés offiziell eintragen lassen. Dies verhindert, dass andere den gleichen oder einen ähnlichen Namen verwenden und schützt Sie vor möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen. Die Anmeldung Ihrer Marke umfasst die Prüfung auf Schutzfähigkeit, eine Identitätsrecherche und die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben. Sie können dies entweder selbst über das Marken- und Patentamt abwickeln oder auf die Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister und Anwälte zurückgreifen, um sicherzugehen, dass Ihre Marke umfassend geschützt ist.

Mit dem richtigen Team zum Erfolg

Der Erfolg Ihres eigenen Cafés hängt von vielen Faktoren ab. Aber letztlich ist es vor allem der Service, der darüber entscheidet, ob Ihre Gäste erneut zu Ihnen kommen. Es ist in der Regel unmöglich, dass Sie sich rund um die Uhr alleine um alles kümmern, daher brauchen Sie fähiges Personal.

Was können Sie für Ihre Mitarbeiter tun und was können Sie erwarten?

Bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter sollten Sie den Fokus auf Service­orientierung und Freundlichkeit gegenüber Ihren Gästen legen. Das macht nicht zwingend eine Ausbildung in der Service- und Dienstleistungsbranche notwendig. Sie können Ihre Servicestellen auch mit Berufs- und Quereinsteigern oder Studenten besetzen. Mitarbeiter finden Sie beispielsweise über fachspezifische Jobportale im Internet wie hogastjob.com oder die örtlichen Stellenanzeigen, zum Beispiel unter jobs.meinestadt.de.

Achten Sie neben dem Spaß an der Arbeit auf Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Organisationstalent. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter die Bereitschaft zeigen, sich mit Ihrem gastronomischen Angebot und Ihrem Kassensystem vertraut zu machen sowie Sie im Einkauf und bei der Bestellung zu unterstützen. Ein Führerschein macht Sinn, wenn Angestellte Einkäufe und Lieferungen übernehmen. Erste Erfahrungen im Gastro- und Servicebereich sind hilfreich, sollten aber nicht das ausschlaggebende Kriterium sein. Ein Probearbeiten gibt Ihnen und Ihren Bewerbern eine gute Gelegenheit, sich gegenseitig kennenzulernen und das Aufgabenfeld abzustecken. Auch fehlende Kenntnisse wie eine Ausbildung zum Barista lassen sich gegebenenfalls nachholen. Beachten Sie zudem: Vor Arbeitsantritt müssen Ihre Mitarbeiter ein Gesundheitszeugnis vorlegen. Für Ihre Angestellten gilt zudem eine jederzeitige Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren. Achten Sie daher auf die Einhaltung dieser Bestimmung.

Risiken und Probleme

Ein Thema, dass in diesem Zusammenhang leider ebenfalls erwähnt werden muss: Gastronomische Betriebe werden häufig Opfer von dreisten Mitarbeitern. Diese nutzen insbesondere Stresssituationen durch viele Gäste für Ihre Zwecke und erschleichen sich über gefälschte Bestellzettel und Rechnungen das Geld Ihrer Kunden. Da hilft nur eine sorgfältige Auswahl Ihrer Angestellten. Fordern Sie gegebenenfalls auch das polizeiliche Führungszeugnis an. Dieses kann sich jeder Bundesbürger für 13 Euro ausstellen lassen oder online beantragen. Und informieren Sie sich über POS-Systeme (Point-of-Sale-Systeme): Mit einem elektronischen Bestell- und Kassensystem können Sie Betrugsmethoden ebenfalls entgegenwirken.

Schützen Sie Ihr Café und Ihre berufliche Existenz
Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, Ihr Café abzusichern: Wir empfehlen Ihnen dringend, eine Betriebshaft­pflichtversicherung, die Sach- und Personenschäden Dritter abdeckt, abzuschließen. Um Ihre Einrichtung und Waren ausreichend abzusichern - beispielsweise, falls ein Brand ausbricht -, benötigen Sie außerdem eine passende Inhaltsversicherung für Ihr Café.

Die Krux an der Geschichte: Versicherungsangebote sind so zahlreich wie Kaffeesorten! Damit Sie eine Vorstellung davon haben, was Versicherungen kosten können, haben wir für Sie alle Tarife unserer Partner verglichen und die Preis-Leistungs-Sieger ermittelt. Nutzen sie daher einfach unseren Betriebshaftpflicht-Vergleich für die Absicherung Ihres Cafés.

Online einfach und bequem vergleichen

Mithilfe unseres Online-Rechners ist der Vergleich von Gewerbeversicherungen ganz einfach. Sie geben Ihre Betriebsart "Café" ein und beantworten einige Fragen. Auf dieser Basis gibt Ihnen der Rechner die Preise und Leistungen der Versicherer aus, die Ihnen genau den Schutz bieten, den Sie benötigen. Ihren Wunschtarif können Sie auch direkt über unseren Rechner online abschließen.

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