Ein eigenes Café eröffnen

  • Exklusiv mit Businessplan-Vorlage
  • Gründungsschritte als Checkliste zum Download
  • Aktuelle Adressen und Ansprechpartner im Überblick

Es war schon immer Ihr Traum, ein Café zu eröffnen? Haben Sie bereits ein vielversprechendes Konzept im Kopf oder sind Sie noch auf der Suche nach DER Idee für etwas Außergewöhnliches? In diesem Artikel finden Sie Beispiele für tolle Café-Konzepte sowie eine Anleitung mit den 13 wichtigsten Gründungsschritten zur Eröffnung eines eigenen Cafés. Außerdem erhalten Sie von uns wertvolle Insider-Tipps und nützliche Hilfsmittel wie die Businessplan-Vorlage oder der Finanzierungsrechner.

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Wenn Sie Hilfe bei den einzelnen Gründungsschritten benötigen, können wir Ihnen die Gründerpakete unseres Partners firma.de ans Herz legen. Sie bekommen u. a. einen persönlichen Berater, der Sie während des ganzen Gründungsprozesses begleitet.

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Phase A: Planung & Vorbereitung

Zwei Kellnerinnen in einem Café

1. Haben Sie das Gründer-Gen?

Selbstständigkeit: ja oder nein
Bevor Sie sich an die konkrete Umsetzung Ihrer Geschäftsidee machen, stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Erfülle ich die Voraussetzungen, einen Gastronomiebetrieb zu führen?  
  • Schaffe ich es, mit dem Stress, den ein eigenes Café mit sich bringt, umzugehen?

Gerade die Anfangszeit ist geprägt durch wenig Schlaf, dafür umso mehr Arbeit. Machen Sie deshalb den Test und finden Sie heraus, ob Sie der Typ für eine Selbstständigkeit sind.

Warum ist das wichtig?
Das Statistische Bundesamt vermeldet im Gastgewerbe jährlich mehrere Tausend Gewerbeabmeldungen und Insolvenzen. Auch Unternehmer der Gastronomie sind mit ihrem Gründungsvorhaben davon betroffen. Ein Hauptgrund ist die Fehleinschätzung der Neugründer hinsichtlich ihrem fachlichen und betriebswirtschaftlichen Wissen. Stürzen Sie sich daher nicht blind in Ihr Vorhaben, sondern nehmen Sie die Hinweise zu den erforderlichen Kenntnissen ernst und schließen Sie Wissenslücken bestenfalls im Vorfeld. Learning by doing sollte hier nicht Ihr Motto sein! Leider kann auch ein Schadensfall Ihr Gründungsvorhaben schnell gefährden - vergessen Sie daher nicht, sich rechtzeitig mit dem Thema Versicherungen auseinanderzusetzen.

Stellen Sie sich zudem darauf ein, dass es eine gewisse Zeit braucht, bis der Laden richtig brummt. Daher sollten Sie neben Gelassenheit und Belastbarkeit auch über genügend finanzielle Mittel verfügen, um diese Anfangszeit zu überbrücken. Gezielte Marketing-Maßnahmen können dafür sorgen, dass sich Ihre Eröffnung schneller herum spricht und Ihr Kundenstamm wächst.

Beratungsstellen zur Existenzgründung [PDF]
Unterstützung bei Ihrem Gründungsvorhaben erhalten Sie beispielsweise durch ein Gründungsseminar bei der DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband). Oder nehmen Sie die Gründungsberatung Ihrer Bank oder der örtlichen IHK in Anspruch: Hier können Sie viele Fragen vorab klären und nicht erst dann, wenn bereits ein Fehler passiert ist. Weitere Anlaufstellen finden Sie in unserer Übersicht "Beratungsstellen zur Existenzgründung" [PDF|241 KB] zum Download. 

2. Eine gute Geschäftsidee: die Basis Ihrer Café-Eröffnung

Die kreativen Zellen ankurbeln
Um Ihnen etwas Inspiration zu liefern, haben wir einige Beispiele von erfolgreichen und einzigartigen Cafés für Sie aufgespürt:

SOULFOOD LowCarberia in Nürnberg

Die Inhaberin teilte zunächst als Bloggerin die Erfahrungen ihrer kohlenhydratarmen Ernährung mit ihren Lesern und betrieb einen Online-Shop, bevor sie 2012 unter gleichem Namen ein Café eröffnete, in dem sie seitdem Low-Carb-Gerichte, -Getränke und -Produkte anbietet. Zusätzlich baute sie parallel den Vertrieb eigener Produkte aus und verkauft diese in ihrem Café sowie online und in ausgewählten Supermärkten.  

Rainforest Café in London

Im Ausland geht es durchaus noch etwas verrückter zu. Vor allem in Asien findet man häufig Motto-Cafés und widmet ganze Locations beispielsweise Hello Kitty (www.hellokittycafe.co.kr/en/) oder Einhörnern (https://www.facebook.com/Unicornbrand/). Weniger kitschig, aber dafür spektakulär, ist das Rainforest Café in der britischen Hauptstadt London. Ob Menü, Dekoration oder Outfits der Mitarbeiter – alles ist dem übergeordneten Dschungel-Thema angepasst. Das macht dieses Café zu einem beliebten Ausflugsziel für Touristen und Familien sowie zu einer gefragten Event-Location für Veranstaltungen.

Café Katzentempel in München

Im Katzencafé wird mit einer vegetarisch-veganen Speisekarte der aktuelle Food-Trend in Deutschland aufgegriffen. Das besondere Flair dieses Cafés ergibt sich aber vor allem aus den flauschigen Gästen, die für Schmuse­einheiten sorgen. Die Gründer des Münchner Konzept-Cafés treten mit ihrer Idee auch als Lizenzgeber auf. Sie könnten somit als Franchise­nehmer ein Katzencafé in Ihrer Stadt eröffnen.

Mademoiselle Cupcake - Food Truck

Wollen Sie Ihre Café-Eröffnung mit einem Catering-Service verbinden? Träumen Sie von Ihrem eigenen Café in einer Kleinstadt, haben aber Respekt vor der Herausforderung ausreichend Kundschaft für Ihren Laden zu gewinnen? Vielleicht kann eine mobile Kaffee- und Kuchenbar die Lösung sein. Bei Mademoiselle Cupcake ergänzt zum Beispiel ein fahrendes Café das Angebot vor Ort im Petit Café in Magdeburg. Mit ihrem mobilen Service sichern sich die Inhaber einen größeren Kundenkreis. Für Interessierte werden zudem Backkurse angeboten. Fazit: Auch mit einem mobilen Café können Sie einen festen Standort haben – oder eben mehrere.

Seien Sie einzigartig!
Das A und O ist eine einzigartige Idee, wenn Sie Ihren Traum vom eigenen Café erfolgreich umsetzen möchten. Ob Konfiserie, Coffee-Shop, Eis- oder Stehcafé – an jeder Ecke findet man diverse Angebote. Damit die die Gäste zu Ihnen kommen, sollten Sie ihnen etwas bieten, das sie nirgendwo anders bekommen. Sie können zum Beispiel ein veganes Café eröffnen oder für Ihr Angebot ausschließlich Bio- und/oder Fair-Trade-Produkte verwenden. Vielleicht stellen Sie Ihre Leckereien auch nach Omas traditionellen Rezepten her – die Möglichkeiten sind unbegrenzt.

3. Kapitalbedarf und laufende Kosten Ihres Cafés

Ohne Moos nix los
Der sicherlich größte Kostenaufwand Ihres Gründungsvorhabens kommt bereits zu Beginn Ihrer Café-Eröffnung auf Sie zu. Die anfänglichen Ausgaben werden insbesondere durch die Location bestimmt. In der Regel ist es weniger kostspielig, ein bestehendes Café zu übernehmen. Denn in den meisten Fällen können Sie mit einer Ablöse die vorhandene Einrichtung abnehmen. Es erleichtert auch bürokratische Vorgänge ein bereits existierendes Café weiterzuführen. Wollen Sie hingegen Ihre persönliche Vision der Gestaltung umsetzen und Ihre Kreativität einbringen, fallen Kosten für Umbaumaßnahmen und Renovierungen an. Änderungen hinsichtlich Größe, Raumaufteilung oder Funktionalität machen zudem weitere Behördengänge notwendig. Hierfür müssen Sie eine Baugenehmigung oder Nutzungsänderung beantragen. Eine vorläufige Gaststättenerlaubnis ist nicht möglich. Für das Betreiben eines Franchise-Cafés fallen zudem Franchise-Gebühren an, oftmals eine einmalige Eintrittsgebühr und zusätzlich monatliche sowie umsatzabhängige Lizenzgebühren.

Ein weiterer Kostentreiber ist der Neukauf von Einrichtung und Geschirr. Um Kosten zu senken, informieren Sie sich beispielsweise über Anbieter von gastronomischen Gebrauchtgeräten. Ein Kühlschrank oder Herd aus zweiter Hand geht womöglich nicht zu Lasten Ihres Gestaltungskonzepts. Achten Sie aber auf vertrauensvolle Händler, gewährte Garantiezeiten und Ausstellung von Rechnungsbelegen. Zudem müssen Sie die Ausgaben für Lebensmittel und Getränke bedenken. Gerade am Anfang geht es darum, Warenbestand und Vorräte komplett neu zu ordern. Nach der Eröffnung werden Verbrauch und Erfahrungswerte den Einkauf bestimmen. Diese Ausgaben zählen dann zu Ihren regelmäßigen Kostenpunkten.

Hinzu kommen auch die Aufwendungen für den laufenden Betrieb wie Miete oder Pacht, Energie- und Wasserverbrauch, Telefon und Internet, GEZ und GEMA sowie Personal. Außerdem nicht vergessen sollten Sie, Pauschalkosten für Maschinenpflege und -wartung, Finanzierungskosten für Betriebs- und Geschäftsausstattung, Versicherungsbeiträge und ähnliches einzuplanen.

Excel-Tool "Private Ausgaben" zum Herunterladen [XLS]
Selbstverständlich wollen Sie mit Ihrem Café Gewinn erzielen - nicht zuletzt, damit Sie Geld für Ihr Privatleben haben. Der sogenannte Unternehmerlohn ist ein wichtiger Faktor bei der Kalkulation Ihres Kapitalbedarfs. Mit unserem kostenfreien Tool im Excel-Format haben Sie Ihre privaten Ausgaben im Handumdrehen berechnet.

4. Preisgestaltung

Verkaufen Sie sich nicht unter Wert
Jetzt, da Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, welche Ausgaben auf Sie zukommen, widmen wir uns Ihren regelmäßigen Erträgen: Die Erfahrung aus der Praxis zeigt: die höchsten Einnahmen werden Sie über die verkauften Getränke erzielen. Das gilt insbesondere für Kaffee, da hier in der Regel die größte Marge möglich ist. Wie hoch Sie die Preise Ihrer einzelnen Produkte ansetzen müssen, um mindestens kostendeckend zu wirtschaften, können Sie auf Grundlage Ihrer Kostenaufstellung errechnen. Für die finale Preisfestsetzung berücksichtigen Sie zusätzlich den angestrebten Gewinn und die Mehrwertsteuer. Zusammenfassend fließend folgende Faktoren in die Preisgestaltung ein:

  • Warenkosten
  • Gemeinkosten
  • Personalkosten
  • Gewinn
  • Mehrwert-/Umsatzsteuer

Excel-Tool zur Preiskalkulation zum Download [XLS]
Die Preisbestimmung Ihrer Getränke und Speisen ist kein Hexenwerk. Nutzen Sie dazu einfach unser Tool zur Preiskalkulation. Mit dem Kalkulationsschema im Excel-Format können Sie auf Basis Ihrer Angaben Ihren optimalen Verkaufspreis berechnen.

5. Standortsuche: Wo wollen Sie Ihr Café eröffnen?

Die richtige Lage finden: Warum die Standortanalyse so wichtig ist
Neben einem einzigartigen Konzept spielt die Lage Ihres Cafés ebenfalls eine zentrale Rolle. Als Café-Inhaber haben Sie natürlich Ihre Stammkunden, in der Regel sind Sie aber auch abhängig von Laufkundschaft: Der richtige Standort ist daher für Ihr Café erfolgsentscheidend! Wählen Sie eine Lokalität, die für Ihre Zielgruppe leicht zu erreichen ist (Stichwort: Infrastruktur) und an dem viele potentielle Gäste vorbeikommen. Bestenfalls bieten Sie eigene Parkmöglichkeiten an. Verlieren Sie dabei allerdings nicht Ihre Zielgruppe aus den Augen! Wollen Sie vor allem Geschäftsleute ansprechen? Dann sollten Sie sich in einem Geschäftsviertel nach passenden Räumlichkeiten umsehen. Stehen bei Ihnen eher junge Menschen im Fokus, dann bietet sich Uni-Nähe an.

Wettbewerb berücksichtigen
Ein weiterer erfolgsentscheidender Faktor ist die Konkurrenz. Wie ist es um den Wettbewerb an Ihrem potenziellen Standort bestellt? Um diese Frage zu beantworten, führen Sie am besten eine Wettbewerbsanalyse durch. Treffen Sie Ihre Entscheidungen auf Basis dieser Ergebnisse. Bei bereits zwei vorhandenen Cafés in einer Straße, wird mit großer Wahrscheinlichkeit kein drittes gebraucht. Sie erhöhen nur den Druck auf sich selbst sowie Ihre Mitstreiter und machen sich Ihren Start unnötig schwer. Und vermeiden Sie übereilte Entscheidungen! Legen Sie sich "auf die Lauer" und betreiben Sie Marktforschung: Beobachten Sie Ihr Wunschobjekt an verschiedenen Tagen und zu unterschiedlichen Tageszeiten im Hinblick auf Ihre potenzielle Kundschaft. Dann gibt es später kein unschönes Erwachen.

Passende Räumlichkeiten finden
Neben der konkreten Lage, geht es aber auch um das Café selbst. Gibt es ausreichend Platz für Tische und Stühle, vielleicht auch für ausnehmende Loungemöbel, wie Sessel und Couch? Besteht die Möglichkeit, bei schönem Wetter Außenplätze anbieten zu können? Vor allem im Frühling und Sommer suchen Kunden gezielt nach Möglichkeiten, um ihren Kaffee im Freien zu genießen. Eine schön gestaltete Terrasse wirkt zudem (schon von weitem) einladend. Achten Sie auch darauf, dass der Innenraum den notwendigen Platz für Theke, Küche und Lagerraum bietet. Formulieren Sie für sich Mindestanforderungen: Lagerräume lassen sich gegebenenfalls extern anmieten, aber Ihr Café sollte bestenfalls über eine Kundentoilette verfügen. Das gilt insbesondere wenn die sogenannte Schank- und Speiseraumgrundfläche mehr als 30 m² (beispielsweise in Schleswig-Holstein; in Berlin oder NRW ab 50 m²) beträgt oder Sie mehr als 10 Sitzplätze anbieten.

Toilettenpflicht beachten
Beim Ausschank alkoholischer Getränke besteht eine grundsätzliche Toilettenpflicht. Ansonsten ist die Regelung zur Toilettenpflicht in Deutschland Ländersache. Allgemein gilt aber: Sobald Toiletten vorhanden sind, müssen sie nach Geschlechtern getrennt sein und Vorräume mit Waschbecken haben. Sind Sie mit Ihrem Café von der Toilettenpflicht nicht betroffen, müssen Sie am Eingang Ihres Cafés darauf hinweisen, dass es keine Gästetoiletten gibt. Die Toilettenfrage macht deutlich: Vor dem Abschluss eines Mietvertrages sollten Sie in jedem Falle die Einhaltung aller geltenden Bau- und Brandschutzvorschriften prüfen! Denn daran kann die notwendige Gaststättenkonzession scheitern. Zudem müssen Sie noch weitere Auflagen beachten, wenn Sie ein eigenes Café eröffnen. Näheres erfahren Sie unter 9. Genehmigungen.

Online-Plattformen für Immobilien
Sie haben Ihren Wunschort bereits festgemacht und möchten wissen, wie Sie am besten freie Immobilien für Ihr Café finden? Nutzen Sie dazu Online-Plattformen wie ImmobilienScout24, Immonet oder Immowelt. Dort können Sie ganz einfach Ihren Wunschort eingeben sowie gewünschte Größe und einen Preisrahmen festlegen und bekommen in wenigen Sekunden freie Gewerbeimmobilien angezeigt.

6. Businessplan für Ihr Café erstellen

Selbstständig machen mit dem eigenen Café: Das ist der wichtigste Schritt
Haben Sie eine Geschäftsidee gefunden, gilt es diese schriftlich festzuhalten – in Form eines Businessplans. Sie unterziehen Ihr Geschäftsmodell damit einer ersten kritischen Prüfung und schaffen sich einen Fahrplan für die nächsten Jahre Ihrer Selbstständigkeit. Ganz gleich, ob Sie ein Franchise-Café planen oder Ihre eigene Café-Idee umsetzen möchten, ein Geschäftsplan ist unerlässlich. Warum Sie das tun sollten? In einem Businessplan konkretisieren Sie Ihr Vorhaben und formulieren Ihr Gründungskonzept aus. So können Sie feststellen, ob Ihre Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Und Sie beantworten die wichtigsten Fragen, zum Beispiel hinsichtlich Zielgruppe und Alleinstellungsmerkmal. Damit sind Sie für ein Gespräch mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern bestens vorbereitet. Fragen hierzu werden Ihnen in der Gründungsberatung beantwortet, aber versuchen Sie ruhig selbst, im Vorfeld Ihre Geschäftsidee zu Papier zu bringen. Hilfestellung hierzu finden Sie auch in unserem Gründerbereich.

Hilfreiche Businessplan-Vorlage
Als kleine Hilfestellung bieten wir Ihnen eine Businessplan-Vorlage zum Download an. Aufbau und Formatierung haben wir bereits für Sie übernommen. Nun müssen Sie nur noch Ihre persönlichen Informationen und Angaben zu Ihrem Café einfügen. Um die Vorlage zu erhalten, klicken Sie einfach auf den orange-farbenen Button. Falls Sie Interesse an weiteren exklusiven Tipps und Informationen zum Thema Existenzgründung haben, melden Sie sich doch zudem für unseren Gründernewsletter "Finanzchef24-Gründertipps" an.

Zur Businessplan-Vorlage

PHASE B: Umsetzung und Eröffnung

7. Voraussetzungen, um Ihr eigenes Café zu eröffnen

Das müssen Sie mitbringen
Wenn Sie Ihr eigenes Café aufmachen möchten, müssen Sie dafür keine bestimmte Ausbildung vorweisen. Erfahrungen im Gastronomie- oder Servicebereich sind aber empfehlenswert und grundlegend für Ihren Erfolg. Ein Café betreiben und leiten bedeutet außerdem, fit zu sein in den Bereichen Personalmanagement und Betriebswirtschaft: Als Betriebsinhaber sollten Sie sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Geschäftsbücher zu führen verstehen. Ihr eigenes Café zu eröffnen bringt zudem einige bürokratische Pflichten und notwendige Formalitäten mit sich. Auch, wenn Sie keine Ausbildung in der Gastronomie nachweisen müssen, haben Sie dennoch die Pflicht, bestimmte branchenspezifische Kurse zu besuchen, bevor Sie Ihr Gewerbe anmelden dürfen. Diese sind:

  • Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz bei Ihrem zuständigen Gesundheitsamt
  • Unterrichtung bei einer Industrie- und Handelskammer (IHK) zum Thema „lebensmittelrechtliche Vorschriften und Hygiene“  für Gastwirte gemäß § 4 Gaststättengesetz (GastG)

Gründerecke für das Gastgewerbe
Der Nachweis über eine Kursteilnahme für lebensmittelrechtliche Kenntnisse bei der IHK entfällt, wenn Sie eine Abschlussprüfung einer erfolgreich beendeten Ausbildung nachweisen können, die entsprechende Kenntnisse beinhaltet. Langjährige gastronomische Tätigkeiten ersetzen die Kursteilnehme hingegen nicht. Ausführliche Informationen zu Voraussetzungen, Genehmigungen und Vorschriften sowie hilfreiche Tipps finden Sie in unserer Gründerecke für das Gastgewerbe.

8. Finanzierung für Ihr Café sichern

Wahrscheinlich werden Sie nicht über so viel Eigenkapital verfügen, dass Sie Ihr Café komplett aus eigener Tasche finanzieren können. Das Gute ist - das müssen Sie gar nicht. An dieser Stelle haben Sie bereits einen fundierten Businessplan erstellt, mit dem Sie nun losziehen können, um potenzielle Kapitalgeber von Ihrer Idee zu überzeugen. Neben privaten Investoren können Sie außerdem staatliche Fördermittel in Anspruch nehmen. Einen Überblick finden Sie auf unserer entsprechenden Themenseite.

Unser Tipp: Auch bei der Suche nach Kapitalgebern sollten Sie verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung vergleichen, bevor Sie sich für eines entscheiden. Folgende Informationen sollte Ihr Finanzplan u. a. so detailliert wie möglich enthalten, damit Sie Kapital beantragen können:

  • finanzielle Aufwendungen für Ihr Café
  • eine konkrete Schätzung Ihrer laufenden Kosten, wie z. B. Höhe der Miete
  • Kosten der Ausstattung Ihres Cafés

Finanzchef24-Finanzierungsrechner
Über unsere Online-Finanzierungsrechner können Sie Ihre Möglichkeiten der Unternehmensfinanzierung jetzt schnell und kostenlos ermitteln. 

Café-Finanzierung finden

9. Genehmigungen

Sorgenfrei in die Selbstständigkeit – diese Behördengänge stehen an
Um Ihr eigenes Café zu gründen, müssen Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung beantragen. Dafür fällt eine Verwaltungsgebühr an, die regional variieren kann (bis zu 40 Euro). Die Ausstellung des Gewerbescheins geht meist relativ zügig und ist innerhalb weniger Tage erledigt. Das zuständige Finanzamt und die IHK werden dann im gleichen Zug über Ihre Unternehmensgründung informiert. Ihr geplantes Bewirtungsangebot bestimmt, ob Sie für den Betrieb des gastronomischen Service eine Gaststättenerlaubnis benötigen. So ist zum Beispiel der Verkauf alkoholischer Getränke erlaubnispflichtig (§2 GastG). Die Kosten für die Konzession können sich regional stark unterscheiden und liegen zwischen 50 bis 400 Euro. Neben Ihren Ausweispapieren, einem aktuellen polizeilichen Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister sind noch folgende Unterlagen notwendig, um Ihre persönliche, fachliche sowie die objektbezogene Eignung zu belegen:

  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
  • Bescheinigung des Gesundheitsamts zur Erstbelehrung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
  • Unterrichtungsnachweis für Gastwirte durch die IHK (Kosten hierfür betragen circa 50 Euro)
  • Miet- oder Pachtvertrag
  • Lage- und Grundrisspläne

Zusätzliche Regelungen für Cafés mit Außengastronomie
Für den Betrieb einer Außengastronomie brauchen Sie außerdem eine erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis. Letzteres müssen Sie jährlich saisonal neu beantragen. Für die jeweiligen Genehmigungen fallen ebenfalls Gebühren an. Die erweiterte Gaststättenerlaubnis kostet Sie einen drei- bis vierstelligen Betrag, die Sondernutzungsgebühr einmalig mehrere Hundert Euro sowie regelmäßige monatliche Aufwendungen für den jeweiligen Zeitraum. Unter Umständen benötigen Sie außerdem eine baurechtliche Genehmigung – nämlich dann, wenn Sie mehr als 50 Außenplätze anbieten wollen beziehungsweise die Zahl der Außenplätze mindestens doppelt so hoch ist wie die im Innenraum zur Verfügung stehenden Plätze. 

Die gesetzlichen Regelungen zur Eröffnung Ihres Cafés sind rechtsbindend. Planen Sie daher die notwendige Zeit für die Erledigung der Behördengänge ein. Und prüfen Sie, ob Sie weitere Rechtsvorschriften berücksichtigen müssen, beispielsweise Vorgaben hinsichtlich Jugendschutz, Ladenöffnungszeiten und Arbeitsschutz. Auch wichtig: Wenn Sie Hintergrundmusik oder Fernsehübertragungen in Ihren Räumlichkeiten planen, müssen Sie sich bei der GEMA anmelden. Meldepflicht über die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit inklusive der Angabe, ob Sie dieser haupt- oder nebenberuflich nachgehen, besteht zudem gegenüber der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie der gesetzlichen Unfallversicherung.

Gründerpaket von firma.de
Sie haben sich mit der Finanzierung Ihres Cafés bereits auseinandergesetzt und sich Gedanken zum richtigen Standort gemacht? Der Businessplan ist ebenfalls in der Mache? Hervorragend, dann sind Sie in Ihrem Gründungsprozess schon sehr weit. Es fehlen allerdings noch einige bürokratische Schritte, die mitunter viel Zeit und Nerven kosten. Holen Sie sich deshalb für alles weitere kompetente Unterstützung: Unser Partner firma.de hat sich darauf spezialisiert, Ihnen eine weitgehend bürokratielose Gründung zu ermöglichen und bietet Ihnen passend zu Ihrer Unternehmsform bedarfsgerechte digitale Gründer-Pakete an. Sie erhalten einen persönlichen Gründungsberater an Ihre Seite, der Sie bei allen Gründungsschritten professionell und zuverlässig betreut.

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10. Gastronomisches Angebot und Einrichtung

Jetzt beginnt endlich der kreative Part!
Nach all den Behördengängen ist die kreative Umsetzung Ihres Cafés eine willkommene Abwechslung. Wenn Sie bereits ein bestehendes Café samt Einrichtung übernehmen, fällt dieser Part sicherlich kleiner raus. Dennoch sollten Sie auch hier das vorhandene Konzept hinterfragen und optimieren. Das gilt sowohl für die visuelle als auch kulinarische Umsetzung.

  • Welche Basics planen Sie im Hinblick auf Ihre anvisierte Zielgruppe?
    Beispielsweise können eine Kaffee-Flatrate oder ein Mittagstisch Ihre Kunden auf Ihr Café aufmerksam machen.
  • Was komplettiert Ihr Café-Konzept?
    Standards wie WLAN, ein Arbeitsbereich mit nutzbaren Steckdosen oder Brettspiele und Zeitschriften sind hier denkbar.
  • Was möchten Sie darüber hinaus anbieten?
    So können Sie Ihren Gästen zum Beispiel die Möglichkeit bieten, Ihre Räumlichkeiten für Veranstaltungen anzumieten. Oder möchten Sie eigene Events auf die Beine stellen, beispielsweise Lesungen oder Konzerte? Dann planen Sie gleich den entsprechenden Platz  und nötigen Utensilien mit ein.
  • Was zeichnet Ihr gastronomisches Angebot aus?
    Sie können sich beispielsweise auf Backwaren beschränken oder Ihr Menü um herzhafte Speisen erweitern. Oder beinhaltet Ihr Konzept ein Brunch- und Frühstücksangebot? Dann legen Sie hier unter anderem die Häufigkeit fest, um wichtige Aspekte wie Waren und Personal korrekt planen zu können.
  • Wie möchten Sie ein Wohlfühlklima für Ihre Gäste schaffen?
    Mit gemütlichen Stühlen und Tischen ist es in der Regel nicht getan. Fragen Sie sich: Welche Pflanzen schaffen eine heimelige Atmosphäre und sind möglichst pflegeleicht? Welche Bilder und Lichtquellen verstärken Ihr Konzept?
  • Haben Sie über zusätzliche Einnahmequellen nachgedacht?
    Eventuell verfügen Sie über Ressourcen und/oder Fachkräfte, um Catering oder Koch- und Baristakurse azubieten. Oder Sie können eine Auswahl Ihrer Getränke und Speisen auch abgepackt zum Verkauf anbieten.

Sie interessieren sich für ein Kassensystem oder möchten sich zu diesem Thema gerne näher informieren? Dann besuchen Sie unsere Artikelseite zu "Kassensysteme & Co.: Nützliche Tools für Selbstständige in der Gastronomie". Dort können Sie das Wichtigste zu den verschiedenen Systemen nachlesen und erhalten eine Auswahl an empfehlenswerten Anbietern. Außerdem finden Sie Infos zu weiteren nützlichen Tools und wo Sie diese bekommen können.

Ein japanisches Sprichwort besagt: Ein Leben dauert eine Generation lang; ein guter Name dauert fort.
Was ebenfalls nicht zu kurz kommen darf, ist der Name Ihres Cafés! Wahrscheinlich haben Sie sich schon hin und wieder Gedanken dazu machen. Es ist enorm wichtig, dass Sie diese Entscheidung nicht übers Knie brechen. Haben Sie den Namen einmal festgelegt, bleibt er. Auch gibt es rechtliche Komponenten zu beachten. So wird beispielsweise zwischen dem Namen der Firma und dem Namen des gastronomischen Objekts unterschieden. Zudem sollten Sie bei der Namensfindung berücksichtigen, dass der Name zu Ihrem Konzept passt, originell ist und gesetzliche Auflagen einhält, wie zum Beispiel:

  • Einhaltung des Markenrechts
  • Unterlassung irreführender Angaben
  • Sicherstellung des Prioritätsgrundsatzes

Zur visuellen Unterstützung gehört außerdem das passende Logo. Gestalten Sie dieses aussagekräftig und einprägsam. Sollten Sie sich das nicht selbst zutrauen, können Sie bei der Erstellung auch auf Grafiker oder Design-Agenturen zurückgreifen. Halten Sie es in jedem Fall so einfach wie möglich, denn es sollte sowohl in Schwarz-Weiß funktionieren als auch bei Werbemitteln wie Visitenkarten oder Kugelschreibern gut lesbar/erkennbar sein.

Markennamen schützen lassen mit legalbase.de
Sie möchten Ihren Markennamen, Ihr Logo oder Ihre Idee schützen lassen? Unser Partner legalbase.de hat sich auf Lösungen für Gründer spezialisiert und bietet Pakete zur Markenanmeldung an. Mit nur einem Klick sichern Sie sich einen Koordinator, der den gesamten Prozess der Markenanmeldung für Sie übernimmt. So müssen Sie sich über Punkte wie Prüfung der Marke, Schutzfähigkeit oder Identitätsrecherche keine Gedanken mehr machen. Bonus: Sie erhalten außerdem eine ausführliche Beratung zur richtigen Markenstrategie durch einen spezialisieren Rechtsanwalt.

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12. Mitarbeiter finden

Mit dem richtigen Team zum Erfolg
Der Erfolg Ihres eigenen Cafés hängt von vielen Faktoren ab. Aber letztlich ist es vor allem der Service, der darüber entscheidet, ob Ihre Gäste erneut zu Ihnen kommen. Es ist in der Regel unmöglich, dass Sie sich rund um die Uhr alleine um alles kümmern, daher brauchen Sie fähiges Personal.

Was können Sie für Ihre Mitarbeiter tun und was können Sie erwarten?
Bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter sollten Sie den Fokus auf Serviceorientierung und Freundlichkeit gegenüber Ihren Gästen legen. Das macht nicht zwingend eine Ausbildung in der Service- und Dienstleistungsbranche notwendig. Sie können Ihre Servicestellen auch mit Berufs- und Quereinsteigern oder Studenten besetzen. Mitarbeiter finden Sie beispielsweise über fachspezifische Jobportale im Internet wie kellnerkartei.de und hogastjob.com oder die örtlichen Stellenanzeigen, zum Beispiel unter jobs.meinestadt.de

Achten Sie neben dem Spaß an der Arbeit auf Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Organisationstalent. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter die Bereitschaft zeigen, sich mit Ihrem gastronomischen Angebot und Ihrem Kassensystem vertraut zu machen sowie Sie im Einkauf und bei der Bestellung zu unterstützen. Ein Führerschein macht Sinn, wenn Angestellte Einkäufe und Lieferungen übernehmen. Erste Erfahrungen im Gastro- und Servicebereich sind hilfreich, sollten aber nicht das ausschlaggebende Kriterium sein. Ein Probearbeiten gibt Ihnen und Ihren Bewerbern eine gute Gelegenheit, sich gegenseitig kennenzulernen und das Aufgabenfeld abzustecken. Auch fehlende Kenntnisse wie eine Ausbildung zum Barista lassen sich gegebenenfalls nachholen. Beachten Sie zudem: Vor Arbeitsantritt müssen Ihre Mitarbeiter ein Gesundheitszeugnis vorlegen. Für Ihre Angestellten gilt zudem eine jederzeitige Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren. Achten Sie daher auf die Einhaltung dieser Bestimmung.

Risiken und Probleme
Ein Thema, dass in diesem Zusammenhang leider ebenfalls erwähnt werden muss: Gastronomische Betriebe werden häufig Opfer von dreisten Mitarbeitern. Diese nutzen insbesondere Stresssituationen durch viele Gäste für Ihre Zwecke und ertricksen sich über gefälschte Bestellzettel und Rechnungen das Geld Ihrer Kunden. Da hilft nur eine sorgfältige Auswahl Ihrer Angestellten. Fordern Sie gegebenenfalls auch das polizeiliche Führungszeugnis an. Dieses kann sich jeder Bundesbürger für 13 Euro ausstellen lassen oder online beantragen (Europäisches Führungszeugnis für 17 Euro). Und informieren Sie sich über POS-Systeme: Mit einem elektronischen Bestell- und Kassensystem können Sie dieser Methode ebenfalls entgegenwirken.

Übersicht zu Online-Stellenmärkten [PDF]
Um Sie auf der Suche nach guten Mitarbeitern zu unterstützen, haben wir für Sie eine Liste bekannter Online-Stellenmärkte zusammengestellt. So müssen Sie nicht selbst das Internet durchforsten, um die passende Plattform für Ihre Stellenanzeigen zu finden. Die Übersicht können Sie als PDF [288 KB] kostenfrei herunterladen.

13. Marketing für Ihr Café

Machen Sie auf sich aufmerksam!
Da Sie sich nicht nur auf Stamm- und Laufkundschaft verlassen können, müssen Sie sich Maßnahmen überlegen, weitere Zielgruppen auf Ihr Café aufmerksam zu machen. Dafür stehen Ihnen einige Möglichkeiten zur Verfügung, die sich auch ohne großes Budget umsetzen lassen:

Klassisches Marketing
Vor dem Start Ihres Cafés können Sie Ihre Eröffnungsfeier beispielsweise über Flyer bewerben. Nicht umsonst, aber durchaus effektiv kann es sein, in Stadtführern, Szenemagazinen oder Studentenzeitschriften mit einer Anzeige zu werben. Oftmals gibt es auch städtische Gutscheinhefte, in denen Sie mit einem Sonderangebot auf sich aufmerksam machen können. Gleiches funktioniert auch online, beispielsweise über Groupon.

Pressearbeit
Eine weitere Möglichkeit, auf Ihr Café aufmerksam zu machen, ist gute Pressearbeit (PR). Treten Sie beispielsweise an lokale Journalisten heran, erzählen Sie von Ihrer Gründung und bieten Sie Ihre Geschichte für einen Artikel an. Als Vorbereitung sollten Sie recherchieren, welche Medien für Ihre Branche relevant sind. Trauen Sie sich ruhig, gerade Lokaljournalisten sind durchaus dankbar, wenn sie ein Thema präsentiert bekommen. Die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner finden Sie in der Regel auf der Internetseite des jeweiligen Mediums.

  • Tipp 1: Seien Sie nicht entmutigt, wenn der Journalist nicht sofort Feuer und Flamme ist. Hartnäckigkeit, ohne aufdringlich zu sein, zahlt sich aus.
  • Tipp 2: Veranstalten Sie eine Eröffnungsfeier und versenden Sie Einladung an Ihre relevanten Lokalmedien. Möglicherweise kommen Pressevertreter vorbei und berichten von Ihrem Café.

Treue- & Rabattaktionen
Einfach, aber wirkungsvoll sind auch Treue- und Bonuskarten, die Ihre Gäste wieder zu Ihnen zurückkehren lassen. Sie können auch Rabatt- oder Gratisaktionen in Ihrem Café einsetzen. Ein prominentes Beispiel: McDonalds hat in einer Werbekampagne im März 2017 jedem Gast einen gratis Kaffee versprochen – unabhängig von einem Kauf. Der Effekt hierbei: Die Kunden kommen in das Geschäft und sie können sich vom Produkt überzeugen. Ein anderes, sehr mutiges Konzept: Ein britischer Coffee-Shop-Betreiber hat seinen Kunden für 8 Stempel von anderen Cafés einen gratis Kaffee ausgeschenkt. Warum? Weil auch er von seinem Konzept und seinem Kaffee überzeugt ist. Zeigen Sie also gerne Mut und entwickeln Sie Ihre eigene Marketing-Idee!

Messen & Märkte
In Abhängigkeit von Ihrem gastronomischen Angebot können Sie übrigens auch an regionalen Food-Messen/Märkten teilnehmen. Dort können Sie neben Kunden auch Medien auf sich aufmerksam machen. Vielleicht lässt sich das gewisse Extra Ihres eigenen Cafés auch gut für Merchandise-Artikel nutzen: Sei es als Souvenir für Touristen oder Erinnerungsstück für Stammkunden – Tassen oder T-Shirts mit dem Aufdruck Ihres Logos und einem individuellen Design bringen zusätzliche Einnahmen und haben zudem einen tollen Marketingeffekt.

Online-Marketing
Im Internet können Sie vor allem über die sozialen Netzwerke auf Kundenfang gehen. Das ist kostenlos, erfordert aber etwas Zeit und Seitenpflege. Über Facebook, Pinterest und Instagram können Sie Ihr Café und Ihr gastronomisches Angebot visuell wirken lassen und den Dialog mit Ihren Gästen suchen. Aber: Wer interaktive Kanäle nutzt, muss sich auch auf Kommunikation einstellen – Lob wie Kritik gleichermaßen. Gehen Sie mit beiden offen und ehrlich um! Darüber hinaus sollten Sie auch einen Eintrag bei Yelp und Google Maps anstreben. Und: Eine eigene Website ist Ihre Visitenkarte im Netz. Schrecken Sie nicht davor zurück, auch wenn Sie keine Programmierkenntnisse haben. Es gibt inzwischen viele Online-Angebote (zum Beispiel Jimdo, Wix oder Webnode) mit deren Hilfe Sie ganz leiche eine Hompage erstellen können.

Wenn Sie mehr zum Thema Marketing und Kundengewinnung erfahren möchten, besuchen Sie doch unsere Themenseite im Gründerbereich: Marketing: Maßnahmen zur Kundenaquise

14. Optimale Absicherung für Ihr Café

Schützen Sie Ihr Café und Ihre berufliche Existenz
Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, Ihr Café abzusichern: Wir empfehlen Ihnen dringend, eine Betriebshaftpflichtversicherung, die Sach- und Personenschäden Dritter abdeckt, abzuschließen. Um Ihre Einrichtung und Waren ausreichend abzusichern - beispielsweise, falls ein Brand ausbricht -, benötigen Sie außerdem eine Inhaltsversicherung.

Die Krux an der Geschichte: Versicherungsangebote sind so zahlreich wie Kaffeesorten! Damit Sie eine Vorstellung davon haben, was Versicherungen kosten können, haben wir für Sie alle Tarife unserer Partner verglichen und die Preis-Leistungs-Sieger ermittelt. Hier finden Sie die Gewinner bei der gewerblichen Haftpflicht für angehende Cafébetreiber: Tarifmonitor für Gastronomen [PDF|2,21 MB]

Online einfach und bequem vergleichen
Wir empfehlen Ihnen außerdem, die verschiedenen Tarife der Versicherer miteinander zu vergleichen, damit Sie den optimalen Versicherungsschutz für Ihren indiviudellen Bedarf abschließen. Mithilfe unseres Online-Rechners ist das ganz einfach. Sie geben Ihre Betriebsart "Café" ein und beantworten einige Fragen zu diesem. Auf dieser Basis gibt Ihnen der Rechner die Preise und Leistungen der Versicherer aus, die Ihnen genau den Schutz bieten, den Sie benötigen. Ihren Wunschtarif können Sie auch direkt über unseren Rechner online abschließen. Gut zu wissen: Einige Versicherer gewähren Nachlässe für Gründer von bis zu 50 Prozent des Versicherungsbeitrags. Unser Online-Rechner berücksichtigt diese Vergünstigungen bereits beim Tarifvergleich.

Zum besten Schutz für Ihr Café

Haben Sie Fragen zum Thema Absicherung für Ihr Café
Unsere Versicherungsexperten sind Ihnen gerne behilflich. Sie können entweder unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 24 24 7890800 24 24 789 anrufen oder uns eine E-Mail an service@finanzchef24.de schreiben. Wir sind für Sie da!

Bonus: Tools und Vorlagen für Ihre Café-Gründung, die Ihnen die Arbeit erleichtern

Mithilfe von Tools können Sie Ihre Aufgaben, die im Zuge der Gründung Ihres Cafés auf Sie zukommen, erleichtern. Anhand der Checkliste "Café eröffnen" können Sie nach und nach alle Gründungsschritte abarbeiten und haben einen Überblick darüber, was Sie schon geschafft haben und was noch zu tun ist. Das Finanzplan-Tool ist ein Kalkulationsschema, in das Sie nur noch Ihre individuellen Angaben eintragen müssen, um einen aussagekräftigen Finanzplan zu erstellen.

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Autorinnen: Anja Hellmund, Cynthia Henrich, Katja Wiener; Stand 06.08.2018