Ein Barista bereits den Kaffee zu

Ein eigenes Café eröffnen: Von der Idee zum erfolgreichen Start

Es war schon immer Ihr Traum ein eigenes Café zu eröffnen? Haben Sie bereits eine vielversprechende Vision im Kopf, für die Sie brennen? Oder sind Sie noch auf der Suche nach DER Idee, um sich von der Konkurrenz abzuheben? Wir haben nachfolgend nützliche Tipps und wichtige Gründungsschritte für Sie zusammengefasst, damit der erfolgreichen Eröffnung Ihres Cafés nichts im Wege steht.

Eine Café-Inhaberin bereitet lächelnd den Kaffee für Ihre Gäste zu

1. Die zündende Idee: Eine gute Geschäftsidee ist die Basis für Ihre Café-Eröffnung

Was braucht man, um ein Café zu gründen? Das A und O ist eine einzigartige Idee, wenn Sie Ihren Traum vom eigenen Café erfolgreich umsetzen möchten. Ob Konfiserie, Coffee-Shop, Eis- oder Stehcafé – an jeder Ecke findet man diverse Angebote, die bereits um Kunden buhlen. Damit diese zu Ihnen kommen, sollten Sie Ihren Gästen etwas bieten, das sie nirgendwo anders bekommen. Sie können zum Beispiel ein veganes Café eröffnen oder für Ihr Angebot ausschließlich Bio- und/oder Fair-Trade-Produkte verwenden. Vielleicht stellen Sie Ihre Leckereien auch nach Omas traditionellen Rezepten her – die Möglichkeiten sind unbegrenzt. Nachfolgend haben wir Ihnen einige Beispiele zusammengetragen, die Vorbild und Inspiration für Ihre erfolgreiche Gründung eines eigenen Cafés sein können:

  • SOULFOOD LowCarberia in Nürnberg
    Diesem Café ging die Internetpräsenz voraus: Die Inhaberin teilte als Bloggerin die Erfahrungen ihrer kohlenhydratarmen Ernährung und persönliche Rezepte mit ihren Lesern. Mit diesem Konzept stieß sie auf großes Interesse und begann zunächst über einen angeschlossenen Online-Shop ernährungskonforme Produkte zu verkaufen. 2012 eröffnete Sie schließlich unter gleichem Namen ein Café, in dem sie Low-Carb-Gerichte, -Getränke und -Produkte anbietet. Vor Ort haben die Kunden nun die Möglichkeit kohlenhydratarme Nahrung zu kaufen oder sich dazu beraten zu lassen. Zusätzlich baute sie den Vertrieb eigener Produkte aus und verkauft diese im eigenen Café sowie online und in ausgewählten Supermärkten.  
     
  • Café Katzentempel in München
    Das laut eigener Aussage „erste Katzencafé Deutschlands“ greift mit seiner vegetarisch-veganen Speisekarte den aktuellen Food-Trend in Deutschland auf. Das besondere und einzigartige Flair dieses Cafés ergibt sich aber vor allem aus den flauschigen Gästen, die im Café zuhause sind und für Schmuseeinheiten zur Verfügung stehen. Dieses Konzept läuft so erfolgreich, dass Tischreservierungen, insbesondere am Wochenende, dringend empfohlen werden. Die Gründer und Inhaber des Münchner Konzept-Cafés treten mit ihrer Idee zudem auch als Lizenzgeber auf. Deutschlandweit sind daher weitere Katzentempel-Lokale als Franchise-Cafés geplant.
     
  • Rainforest Café in London
    Im Ausland geht es auch durchaus noch etwas verrückter zu. Vor allem in Asien findet man häufig Motto-Cafés und widmet ganze Locations beispielsweise Hello Kitty (www.hellokittycafe.co.kr/en/) oder Einhörnern (https://www.facebook.com/Unicornbrand/). Weniger kitschig, aber dafür spektakulär ist das Rainforest Café in der britischen Hauptstadt. Ob Menü, Dekoration oder Outfits der Mitarbeiter – alles ist dem übergeordneten Dschungel-Thema angepasst und sticht damit im urbanen London kräftig hervor. Das macht dieses Café zu einem beliebten Ausflugsziel für Touristen und Familien sowie zu einer gefragten Event-Location für Veranstaltungen.
     
  • Mobile Kaffee- und Kuchenbar
    Wollen Sie Ihre Café-Eröffnung mit einem Catering-Service verbinden? Träumen Sie von Ihrem eigenen Café auf dem Land, fürchten sich aber vor der Herausforderung ausreichend Kundschaft für Ihren Laden zu gewinnen? Vielleicht kann eine mobile Kaffee- und Kuchenbar hier die Lösung sein, beispielsweise nach dem Vorbild von Caffé Strada oder Mademoiselle Cupcake. Bei letzterem ergänzt das fahrende Café das Angebot vor Ort im Petit Café in Magdeburg. Mit ihrem mobilen Service sichern sich die Inhaber einen größeren Kundenkreis. Für Interessierte werden zudem Backkurse angeboten. Grundsätzlich gilt: Auch mit einem mobilen Café können Sie einen festen Standort haben – oder eben mehrere.
Hinweis von unseren Experten in Grün

Bevor es an die konkrete Umsetzung Ihrer Geschäftsidee geht, stellen Sie sich folgende Frage: Bringe ich die entsprechenden Voraussetzungen mit, einen Gastronomiebetrieb zu führen?  Schaffe ich es, mit dem Stress, selbstständig zu sein, umzugehen? Gerade die Anfangszeit ist geprägt durch lange Nächte und wenig Schlaf, aber umso mehr Arbeit für eine Person. Machen Sie den Test und finden Sie heraus, ob Sie ein Unternehmer-Typ sind.

2. Von der Idee zur Umsetzung: Der Businessplan für Ihr Café

Haben Sie eine geeignete Geschäftsidee gefunden, gilt es diese schriftlich festzuhalten – in Form eines Businessplans. Sie unterziehen Ihr Geschäftsmodell damit einer ersten kritischen Prüfung und schaffen sich einen Fahrplan für die nächsten Jahre Ihrer Selbstständigkeit.

Selbstständig machen mit dem eigenen Café? Das ist der erste Schritt!

Ganz gleich, ob Sie ein Franchise-Café planen oder Ihre eigene Idee umsetzen möchten, ein Geschäftsplan ist unerlässlich. Warum Sie das tun sollten? In einem Businessplan konkretisieren Sie Ihr Vorhaben und formulieren Ihr Gründungskonzept aus. So können Sie feststellen, ob Ihre Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Und Sie beantworten die wichtigsten Fragen, zum Beispiel hinsichtlich Zielgruppe und Alleinstellungsmerkmal. Damit sind Sie für ein Gespräch mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern bestens vorbereitet. Fragen hierzu werden Ihnen in der Gründungsberatung beantwortet, aber versuchen Sie ruhig selbst im Vorfeld Ihre Geschäftsidee zu Papier zu bringen. Hilfestellung hierzu finden Sie auch in unserem Gründerbereich.

Tipp von Finanzchef24 in Grün

Unterstützung bei Ihrem Gründungsvorhaben erhalten Sie beispielsweise durch ein Gründungsseminar bei der DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband). Oder nehmen Sie die Gründungsberatung Ihrer Bank oder der örtlichen IHK in Anspruch: Hier können Sie viele Fragen vorab klären und nicht erst dann, wenn bereits ein Fehler passiert ist. Weitere Anlaufstellen und Angebote [PDF|241 KB] finden Sie zum kostenfreien Download in unserer Übersicht. 

Mit Ihrem Geschäftskonzept überzeugen: Warum die Standortanalyse so wichtig ist

Neben einem einzigartigen Konzept spielt die Lage Ihres Cafés ebenfalls eine zentrale Rolle. Als Café-Inhaber haben Sie natürlich Ihre Stammkunden, in der Regel sind Sie aber auch abhängig von Laufkundschaft: Der richtige Standort ist daher für Ihr Café erfolgsentscheidend! Wählen Sie eine Lokalität, die für Ihre Zielgruppe leicht zu erreichen ist (Stichwort: Infrastruktur) und an dem viele potentielle Gäste vorbeikommen. Bestenfalls bieten Sie eigene Parkmöglichkeiten. Verlieren Sie dabei allerdings nicht Ihre Zielgruppe aus den Augen! Wollen Sie vor allem Geschäftsleute ansprechen? Dann sollten Sie sich in einem Geschäftsviertel nach passenden Räumlichkeiten umsehen. Visieren Sie eher junge Menschen an, dann bietet sich Uni-Nähe an.

Ein weiterer erfolgsentscheidender Faktor ist die Konkurrenz. Wie ist es um den Wettbewerb an Ihrem potenziellen Standort bestellt? Um diese Frage zu beantworten, führen Sie am besten eine Wettbewerbsanalyse durch. Treffen Sie Ihre Entscheidungen auf Basis der Ergebnisse. Bei bereits zwei vorhandenen Cafés in einer Straße, wird mit großer Wahrscheinlichkeit kein drittes gebraucht. Sie erhöhen nur den Druck auf sich sowie Ihre Mitstreiter und machen sich Ihren Start unnötig schwer. Und vermeiden Sie übereilte Entscheidungen! Legen Sie sich auf die Lauer und betreiben Sie Marktforschung: Beobachten Sie Ihr Wunschobjekt an verschiedenen Tagen und zu unterschiedlichen Tageszeiten im Hinblick auf Ihre potenzielle Kundschaft. Dann gibt es später kein unschönes Erwachen.

Neben der konkreten Lage, geht es aber auch um das Café selbst. Gibt es ausreichend Platz für Tische und Stühle, vielleicht auch für ausnehmende Loungemöbel, wie Sessel und Couch? Besteht die Möglichkeit, bei schönem Wetter Außenplätze anbieten zu können? Vor allem im Frühling und Sommer suchen Kunden gezielt nach Möglichkeiten, um ihren Kaffee im Freien zu genießen. Eine schön gestaltete Terrasse wirkt zudem (schon von weitem) einladend. Achten Sie auch darauf, dass der Innenraum den notwendigen Platz für Theke, Küche und Lagerraum bietet. Formulieren Sie für sich Mindestanforderungen: Lagerräume lassen sich gegebenenfalls extern anmieten, aber Ihr Café sollte bestenfalls über eine Kundentoilette verfügen. Das gilt insbesondere wenn die sogenannte Schank- und Speiseraumgrundfläche mehr als 30 m² (beispielsweise in Schleswig-Holstein; in Berlin oder NRW ab 50 m²) beträgt oder Sie mehr als 10 Sitzplätze anbieten. Beim Ausschank alkoholischer Getränke besteht eine grundsätzliche Toilettenpflicht. Ansonsten ist die Regelung zur Toilettenpflicht in Deutschland Ländersache. Allgemein gilt aber: Sobald Toiletten vorhanden sind, müssen sie nach Geschlechtern getrennt sein und Vorräume mit Waschbecken haben. Sind Sie mit Ihrem Café von der Toilettenpflicht nicht betroffen, müssen Sie am Eingang Ihres Cafés darauf hinweisen, dass es keine Gästetoiletten gibt.

Hinweis von unseren Experten in Grün

Die Toilettenfrage macht deutlich: Prüfen Sie vor Abschluss eines Mietvertrages in jedem Falle die Einhaltung aller geltenden Bau- und Brandschutzvorschriften! Denn daran kann die notwendige Gaststättenkonzession scheitern. Wenn Sie ein eigenes Café eröffnen, müssen Sie zudem weitere Auflagen beachten. Näheres erfahren Sie unter Punkt 4. Pflichten und Formalitäten.

3. Finanzplan: Finanzierung und Kostenkalkulation

Der Finanzplan ist Bestandteil Ihres Geschäftsplans und sollte damit auf Ihrem Weg in die Selbstständigkeit ganz oben auf der To-Do-Liste stehen. Inhaltlich umfasst er neben der Kosten- und Umsatzplanung auch die Finanzierung Ihrer Existenzgründung. Ein Café zu eröffnen ist meistens mit höheren Kosten verbunden. In Abhängigkeit von Ihrem konkreten Konzept sollten Sie mit einem vier- bis fünfstelligen Betrag rechnen. Ein gewisses Maß an Startkapital ist folglich notwendig. Dennoch müssen Sie die Kosten nicht gänzlich allein tragen, sondern können sich beim Start in die Selbstständigkeit finanzielle Unterstützung holen. Vorhandenes Eigenkapital erleichtert jedoch die Kreditgewährung und minimiert den enormen finanziellen Druck. Prüfen Sie zunächst Ihren Anspruch auf staatliche Fördermittel: Beispielsweise wird über die Existenzgründerförderung der KfW fachliche und finanzielle Unterstützung ermöglicht. Auf der Suche nach Fremdkapitalgebern können Sie auch Investoren an Bord holen oder Banken und weitere Geldgeber hinzuziehen. Über unseren Online-Finanzierungsrechner lassen sich Ihre Möglichkeiten der Unternehmensfinanzierung jetzt schnell und kostenlos ermitteln. 

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Finanzierung: Kapitalbedarf und Wirtschaftlichkeit Ihres Cafés

Der sicherlich größte Kostenaufwand der Gründungsfinanzierung kommt bereits zu Beginn Ihrer Café-Eröffnung auf Sie zu. Die anfänglichen Ausgaben werden insbesondere durch die Location bestimmt. In der Regel ist es weniger kostspielig, ein bestehendes Café zu übernehmen. Denn in den meisten Fällen können Sie mit einer Ablöse die vorhandene Einrichtung abnehmen. Es erleichtert auch bürokratische Vorgänge ein bereits existierendes Café weiterzuführen. Wollen Sie hingegen Ihre persönliche Vision der Gestaltung umsetzen und Ihre Kreativität einbringen, fallen Kosten für Umbaumaßnahmen und Renovierung an. Änderungen hinsichtlich Größe, Raumaufteilung oder Funktionalität machen zudem weitere Behördengänge notwendig. Hierfür müssen Sie eine Baugenehmigung oder Nutzungsänderung beantragen. Eine vorläufige Gaststättenerlaubnis ist nicht möglich. Für das Betreiben eines Franchise-Cafés fallen zudem Franchise-Gebühren an, oftmals eine einmalige Eintrittsgebühr und zusätzlich monatliche und umsatzabhängige Lizenzgebühren.

Ein weiterer Kostentreiber ist der Neukauf von Einrichtung und Geschirr. Um Kosten zu senken, informieren Sie sich beispielsweise über Anbieter von gastronomischen Gebrauchtgeräten. Ein Kühlschrank oder Herd aus zweiter Hand geht womöglich nicht zu Lasten Ihres Gestaltungskonzepts. Achten Sie aber auf vertrauensvolle Händler, gewährte Garantiezeiten und Ausstellung von Rechnungsbelegen. Zudem müssen Sie die Ausgaben für Lebensmittel und Getränke bedenken. Gerade am Anfang geht es darum, Warenbestand und Vorräte komplett neu zu ordern. Nach der Eröffnung werden Verbrauch und Erfahrungswerte den Einkauf bestimmen. Diese Ausgaben zählen dann zu Ihren regelmäßigen Kostenpunkten. Hinzu kommen auch die Aufwendungen für den laufenden Betrieb wie Miete oder Pacht, Energie- und Wasserverbrauch sowie Personal. Außerdem nicht vergessen sollten Sie, Pauschalkosten für Maschinenpflege und -wartung, Finanzierungskosten für Betriebs- und Geschäftsausstattung, Versicherungsbeiträge und ähnliches einzuplanen.

Dem gegenüber stehen Ihre monatlichen Erträge: Die höchsten Einnahmen werden Sie über die verkauften Getränke erzielen. Insbesondere mit Kaffee, da hier in der Regel die größte Marge möglich ist. Wie hoch Sie die Preise Ihrer einzelnen Produkte ansetzen müssen, um mindestens kostendeckend zu wirtschaften, können Sie auf Grundlage Ihrer Kostenaufstellung errechnen. Für die finale Preisfestsetzung berücksichtigen Sie zusätzlich den angestrebten Gewinn und die Mehrwertsteuer. Zusammenfassend fließend folgende Faktoren in die Preisgestaltung ein:

  • Warenkosten
  • Gemeinkosten
  • Personalkosten
  • Gewinn
  • Mehrwert-/Umsatzsteuer

4. Bevor Sie Ihr Café eröffnen: Welche Voraussetzungen Sie beachten müssen

Wenn Sie Ihr eigenes Café aufmachen möchten, müssen Sie dafür keine bestimmte Ausbildung vorweisen. Erfahrungen im Gastronomie- oder Servicebereich sind aber empfehlenswert und grundlegend für Ihren Erfolg. Ein Café betreiben und leiten bedeutet außerdem, fit zu sein in den Bereichen Personalmanagement und Betriebswirtschaft: Als Betriebsinhaber sollten Sie Ihre Mitarbeiter und Geschäftsbücher zu führen verstehen. Ihr eigenes Café zu eröffnen, bringt zudem einige bürokratische Pflichten und notwendige Formalitäten mit sich. So gilt es bestimmte Genehmigungen einzuholen und Ihr Gewerbe anzumelden. Der Sitz Ihres geplanten Cafés bestimmt dabei die behördliche Zuständigkeit. 

Sorgenfrei in die Selbstständigkeit: An was Sie alles denken sollten

Um Ihr eigenes Café zu gründen, müssen Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung durchführen. Dafür fällt eine Verwaltungsgebühr an, die regional variieren kann (bis zu 40 Euro). Die Ausstellung des Gewerbescheins geht meist relativ zügig und ist innerhalb weniger Tage erledigt. Das zuständige Finanzamt und die IHK werden dann im gleichen Zug über Ihre Unternehmensgründung informiert. 

Ihr geplantes Bewirtungsangebot bestimmt, ob Sie für den Betrieb des gastronomischen Service eine Gaststättenerlaubnis benötigen. So ist der Verkauf alkoholischer Getränke erlaubnispflichtig (GastG §2). Die Kosten für die Konzession können sich regional erheblich unterscheiden und liegen zwischen 50 bis 400 Euro. Neben Ihren Ausweispapieren, einem aktuellen polizeilichen Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister sind noch folgende Unterlagen notwendig, um Ihre persönliche, fachliche sowie die objektbezogene Eignung zu belegen:

  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
  • Bescheinigung des Gesundheitsamts: Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (darf nicht älter als 3 Monate sein)
  • Unterrichtungsnachweis für Gastwirte durch die Industrie- und Handelskammer (Kosten hierfür betragen circa 50 Euro)
  • Miet- oder Pachtvertrag
  • Lage- und Grundrisspläne
Gut zu wissen in Grün

Der Nachweis über eine Kursteilnahme für lebensmittelrechtliche Kenntnisse bei der IHK entfällt, wenn Sie eine Abschlussprüfung einer erfolgreich beendeten Ausbildung nachweisen können, die entsprechende Kenntnisse beinhaltet. Langjährige gastronomische Tätigkeiten ersetzen die Kursteilnehme hingegen nicht.

Für den Betrieb einer Außengastronomie brauchen Sie außerdem eine erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis. Letzteres müssen Sie jährlich saisonal neu beantragen. Für die jeweiligen Genehmigungen fallen ebenfalls Gebühren an. Die erweiterte Gaststättenerlaubnis kostet Sie einen drei- bis vierstelligen Betrag, die Sondernutzungsgebühr einmalig mehrere Hundert Euro sowie regelmäßige monatliche Aufwendungen für den jeweiligen Zeitraum. Unter Umständen benötigen Sie außerdem eine baurechtliche Genehmigung – nämlich dann, wenn Sie mehr als 50 Außenplätze anbieten wollen bzw. die Zahl der Außenplätze mindestens doppelt so hoch ist wie die im Innenraum zur Verfügung stehenden Plätze. 

Die gesetzlichen Regelungen zur Eröffnung Ihres Cafés sind rechtsbindend. Planen Sie daher die notwendige Zeit für die Erledigung der Behördengänge ein. Und prüfen Sie, ob Sie weitere Rechtsvorschriften berücksichtigen müssen, beispielsweise Vorgaben hinsichtlich Jugendschutz, Ladenöffnungszeiten und Arbeitsschutz. Auch wichtig: Wenn Sie Hintergrundmusik oder Fernsehübertragungen in Ihren Räumlichkeiten planen, müssen Sie sich bei der GEMA anmelden. Meldepflicht über die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit inklusive der Angabe, ob Sie dieser haupt- oder nebenberuflich nachgehen, besteht zudem gegenüber der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie der gesetzlichen Unfallversicherung. Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, sich rechtlich abzusichern: Dringend empfohlen ist hier die Betriebshaftpflichtversicherung zur Absicherung von Sach- und Personenschäden Dritter. Aber auch eine Inhaltsversicherung zum Schutz Ihrer Einrichtung und Waren ist eine sinnvolle Investition.

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5. Der kreative Part: Angebot & Einrichtung

Nach all den Behördengängen ist die kreative Umsetzung Ihres Cafés eine willkommene Abwechslung. Wenn Sie bereits ein bestehendes Café samt Einrichtung übernehmen, fällt dieser Part sicherlich kleiner raus. Dennoch sollten Sie auch hier das vorhandene Konzept hinterfragen und optimieren. Das gilt sowohl für die visuelle als auch kulinarische Umsetzung.

Ein Café eröffnen heißt: Planung bis ins Detail

Ganz gleich, ob Sie nun die Wiedereröffnung eines bestehenden Cafés angehen oder ein neues Café gründen – folgende Punkte sollten Sie für sich klären:

  • Welche Basics planen Sie im Hinblick auf Ihre anvisierte Zielgruppe? Beispielsweise können eine Kaffee-Flatrate oder ein Mittagstisch Ihre Kunden auf Ihr Café aufmerksam machen.
  • Was komplettiert Ihr Café-Konzept in Abhängigkeit von der Größe Ihrer Räumlichkeiten? Standards wie WLAN, ein Arbeitsbereich mit nutzbaren Steckdosen oder Brettspiele und Zeitschriften sind hier denkbar.
  • Was möchten Sie darüber hinaus anbieten? Haben Ihre Gäste zum Beispiel die Möglichkeit, Ihre Räumlichkeiten für Veranstaltungen anzumieten? Oder möchten Sie eigene Events auf die Beine stellen, beispielsweise Lesungen oder Konzerte?
  • Was zeichnet Ihr gastronomisches Angebot aus? Sie können sich beispielsweise auf Backwaren beschränken oder Ihr Menü um herzhafte Speisen erweitern. Oder beinhaltet Ihr Konzept ein Brunch- und Frühstücksangebot? Dann klären Sie auch folgende Frage: Wird dieses täglich oder nur am Wochenende stattfinden?
  • Wie möchten Sie ein Wohlfühlklima für Ihre Gäste schaffen? Mit gemütlichen Stühlen und Tischen ist es in der Regel nicht getan. Fragen Sie sich: Welche Pflanzen schaffen eine heimelige Atmosphäre und sind möglichst pflegeleicht? Welche Bilder und Lichtquellen verstärken Ihr Konzept?
  • Haben Sie über zusätzliche Einnahmequellen nachgedacht? Verfügen Sie möglicherweise über Ressourcen und/oder Fachkräfte, um Catering oder Koch- und Baristakurse abzubilden? Wollen Sie eine Auswahl Ihrer Getränke und Speisen auch abgepackt zum Verkauf anbieten? 

Was ebenfalls nicht zu kurz kommen darf, ist der Name Ihres Cafés! Denn: Unterschieden wird grundsätzlich zwischen dem Namen der Firma und dem Namen des gastronomischen Objekts. Haben Sie sich schon überlegt, wie Ihr Café heißen soll? Berücksichtigen Sie dabei, dass der Name zu Ihrem Konzept passt, originell ist und gesetzliche Auflagen einhält, wie zum Beispiel:

  • Einhaltung des Markenrechts
  • Unterlassung irreführender Angaben
  • Sicherstellung des Prioritätsgrundsatzes

Zur visuellen Unterstützung gehört ferner das passende Logo. Gestalten Sie dieses aussagekräftig und einprägsam. Sollten Sie sich das nicht selbst zutrauen, können Sie bei der Erstellung auch auf Grafiker oder Design-Agenturen zurückgreifen. Halten Sie es in jedem Fall so einfach wie möglich, denn es sollte auch in Schwarz-Weiß funktionieren.

6. Das Team hinter dem Erfolg: Die richtigen Mitarbeiter

Der Erfolg Ihres eigenen Cafés hängt von vielen Faktoren ab. Aber letztlich ist es vor allem der Service, der darüber entscheidet, ob Ihre Gäste erneut zu Ihnen kommen. Es ist in der Regel unmöglich, dass Sie sich rund um die Uhr alleine um alles kümmern, daher brauchen Sie fähiges Personal.

Was können Sie für Ihre Mitarbeiter tun und was können Sie erwarten?

Bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter sollten Sie den Fokus auf Serviceorientierung und Freundlichkeit gegenüber Ihren Gästen legen. Das macht nicht zwingend eine Ausbildung in der Service- und Dienstleistungsbranche notwendig. Sie können Ihre Servicestellen auch mit Berufs- und Quereinsteigern oder Studenten besetzen. Engagierte und zuverlässige Mitarbeiter finden Sie beispielsweise über fachspezifische Jobportale im Internet wie kellnerkartei.de und hogastjob.com oder die örtlichen Stellenanzeigen, zum Beispiel unter jobs.meinestadt.de

Achten Sie neben dem Spaß an der Arbeit auf Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Organisationstalent. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter die Bereitschaft zeigen, sich mit Ihrem gastronomischen Angebot und Ihrem Kassensystem vertraut zu machen sowie Sie im Einkauf und bei der Bestellung unterstützen. Ein Führerschein macht hierbei durchaus Sinn, wenn Angestellte Einkäufe und Lieferungen übernehmen können. Erste Erfahrungen im Gastro- und Servicebereich sind hilfreich, sollten aber nicht das ausschlaggebende Kriterium sein. Ein Probearbeiten gibt Ihnen und Ihren Bewerbern beispielsweise die Gelegenheit sich und das Aufgabenfeld kennenzulernen. Auch fehlende Kenntnisse wie eine Ausbildung zum Barista lassen sich gegebenenfalls nachholen.

Hinweis von unseren Experten in Grün

Vor Arbeitsantritt müssen Ihre Mitarbeiter ein Gesundheitszeugnis vorlegen. Für Ihre Angestellten gilt zudem eine jederzeitige Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren. Achten Sie daher auf die Einhaltung dieser Bestimmung. 

Grundsätzlich gilt: Zufriedene Mitarbeiter arbeiten besser. Das ist keine neue Erkenntnis, aber ein Punkt, den Sie ernst nehmen sollten. Dazu zählt neben einem freundlichen und respektvollen Umgang miteinander auch ein faires Gehalt. Schauen Sie sich dafür in der Branche um. Aber hinterfragen Sie die Angaben kritisch und übernehmen Sie nicht vorbehaltslos andere Arbeits- und Entlohnungssysteme. Wollen Sie Ihren Bedarf an Arbeitskräften auch über Minijobs decken? Dann beachten Sie die Anhebung des Mindestlohns zum 1. Januar 2017

Darüber hinaus müssen Sie der Fürsorgepflicht in Ihrer Rolle als Arbeitgeber nachkommen, indem Sie sichere Arbeitsbedingungen für Ihre Angestellten schaffen. Sie verantworten außerdem die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien, beispielsweise Arbeitskleidung. In Ihrer Rolle als Arbeitgeber greift auch die Informationspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern, unter anderem für Themen wie betriebliche Änderungen, Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge oder Formalitäten bei einer Kündigung. 

7. Marketing für Ihr eigenes Café: So machen Sie auf sich aufmerksam

Da Sie sich nicht nur auf Stamm- und Laufkundschaft verlassen sollten, müssen Sie sich Maßnahmen überlegen, potentielle Gäste auf Ihr Café aufmerksam zu machen. Dafür stehen Ihnen einige Möglichkeiten zur Verfügung, die sich auch ohne großes Budget umsetzen lassen.

Die Vielfalt von Offline- & Online-Maßnahmen für Gründer

Klassisches Marketing findet auch heutzutage noch offline statt. Vor dem Start Ihres Cafés können Sie Ihre Eröffnungsfeier beispielsweise über Flyer bewerben. Nicht umsonst, aber durchaus effektiv kann es sein, in Stadtführern, Szenemagazinen oder Studentenzeitschriften mit einer Anzeige zu werben. Oftmals gibt es auch städtische Gutscheinhefte, in denen Sie mit einem Sonderangebot auf sich aufmerksam machen können. Gleiches funktioniert auch online, beispielsweise über Groupon. 

Im Internet können Sie vor allem über die sozialen Netzwerke auf Kundenfang gehen. Das ist kostenlos, erfordert aber etwas Zeit und Seitenpflege. Über Facebook, Pinterest und Instagram können Sie Ihr Café und Ihr gastronomisches Angebot visuell wirken lassen und den Dialog mit Ihren Gästen suchen. Aber: Wer interaktive Kanäle nutzt, muss sich auch auf Kommunikation einstellen – Lob wie Kritik gleichermaßen. Gehen Sie mit beiden offen und ehrlich um! Darüber hinaus sollten Sie auch einen Eintrag bei Yelp und Google Maps anstreben. Und: Eine eigene Website ist Ihre Visitenkarte im Netz. Schrecken Sie nicht davor zurück, auch wenn Sie keine Programmierkenntnisse haben. Wir geben Ihnen in unserem kostenlosen Leitfaden die Tipps & Tricks für die eigene Unternehmens-Website an die Hand!

In Abhängigkeit von Ihrem gastronomischen Angebot können Sie übrigens auch an regionalen Food-Messen/Märkten teilnehmen. Dort können Sie neben Kunden auch Medien auf sich aufmerksam machen. Vielleicht lässt sich das gewisse Extra Ihres eigenen Cafés auch gut für Merchandise-Artikel nutzen: Sei es als Souvenir für Touristen oder Erinnerungsstück für Stammkunden – Tassen oder T-Shirts mit dem Aufdruck Ihres Logos und einem individuellen Design bringen zusätzliche Einnahmen und haben zudem einen tollen Marketingeffekt. 

Einfach, aber wirkungsvoll sind auch Treue- und Bonuskarten, die Ihre Gäste wieder zu Ihnen zurückkehren lassen. Sie können auch Rabatt- oder Gratisaktionen in Ihrem Café einsetzen. Ein prominentes Beispiel: McDonalds hat in einer Werbekampagne im März 2017 jedem Gast einen gratis Kaffee versprochen – unabhängig von einem Kauf. Der Effekt hierbei: Die Kunden kommen in das Geschäft und sie können sich vom Produkt überzeugen. Ein anderes, sehr mutiges Konzept: Ein britischer Coffee-Shop-Betreiber hat seinen Kunden für 8 Stempel von anderen Cafés einen gratis Kaffee ausgeschenkt. Warum? Weil auch er von seinem Konzept und seinem Kaffee überzeugt ist. Zeigen Sie also gerne Mut und entwickeln Sie Ihre eigene Marketing-Idee!

8. Was Ihnen niemand sagt, Sie aber trotzdem bedenken sollten

Sie wollen sich mit Ihrem eigenen Café selbstständig machen und sind von Ihrem Erfolgsmodell überzeugt? Oder halten Existenzängste Sie noch von der Umsetzung Ihrer Café-Eröffnung zurück? Eine gute Vorbereitung Ihrer Unternehmensgründung und ein realistischer Businessplan helfen Ihnen in beiden Fällen, Ihr Gründungsvorhaben richtig einzuschätzen – und sind die Grundpfeiler Ihres Erfolgs.

Welche Probleme und Risiken Ihre Café-Eröffnung mit sich bringen können

Das Statistische Bundesamt vermeldet im Gastgewerbe jährlich mehrere Tausend Gewerbeabmeldungen und Insolvenzen. Auch Unternehmer der Gastronomie sind mit ihrem Gründungsvorhaben davon betroffen. Doch woran liegt das? Ein Hauptgrund ist die Fehleinschätzung der Neugründer hinsichtlich ihrem fachlichen und betriebswirtschaftlichen Wissen. Stürzen Sie sich daher nicht blind in Ihr Vorhaben, sondern nehmen Sie die Hinweise zu den erforderlichen Kenntnissen ernst und holen Sie Wissenslücken gegebenenfalls im Vorfeld nach. Learning by doing sollte hier nicht Ihr Motto sein!

Stellen Sie sich zudem darauf ein, dass Ihr Café erst einige Zeit brauchen wird bis das Geschäft richtig anläuft. Daher sollten Sie neben Gelassenheit und Belastbarkeit auch über genügend finanzielle Mittel verfügen, um diese Anfangszeit zu überbrücken. Gezielte Marketing-Maßnahmen können dafür sorgen, dass sich Ihre Eröffnung schneller herum spricht und Ihr Kundenstamm wächst.

Ein Thema, dass in diesem Zusammenhang ebenfalls erwähnt werden muss: Gastronomische Betriebe werden zunehmend Opfer von dreisten Mitarbeitern. Diese nutzen insbesondere Stresssituationen durch viele Gäste für Ihre Zwecke und ertricksen sich über gefälschte Bestellzettel und Rechnungen das Geld Ihrer Kunden. Da hilft nur eine sorgfältige Auswahl Ihrer Angestellten. Fordern Sie gegebenenfalls auch das polizeiliche Führungszeugnis an. Dieses kann sich jeder Bundesbürger für 13 Euro ausstellen lassen (Europäisches Führungszeugnis für 17 Euro) und sogar online beantragen. Und informieren Sie sich über POS-Systeme: Mit einem elektronischen Bestell- und Kassensystem können Sie dieser Methode ebenfalls entgegenwirken.

9. Checkliste: Café eröffnen

Wagen Sie den Schritt in die Selbstständigkeit und erfüllen Sie sich Ihren Traum mit der Eröffnung Ihres eigenen Cafés! Damit Sie genau sehen, worauf es bei der Existenzgründung mit Ihrem eigenen Café ankommt, haben wir Ihnen diese Fülle an Informationen noch einmal kompakt abgebildet. Das kostenlose PDF mit allen wichtigen Gründungsschritten können Sie nachfolgend herunterladen. Noch mehr Informationen und Hilfestellungen für Ihre Café-Eröffnung finden Sie auch in unserem umfangreichen Gründerbereich.

Checkliste: Café eröffnen [PDF|279 KB]

Autorin: Anja Hellmund, Stand: 31.03.2017

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