Gründung & Geschäftsideen
Autorinnen: Anja Hellmund, Cynthia Henrich; zuletzt aktualisiert am 10.09.2024
Es war schon immer Ihr Traum, ein Café zu eröffnen? Haben Sie bereits ein vielversprechendes Konzept im Kopf oder sind Sie noch auf der Suche nach DER Idee für etwas Außergewöhnliches? In diesem Artikel finden Sie Beispiele für tolle Café-Konzepte sowie eine Anleitung mit den wichtigsten Gründungsschritten zur Eröffnung eines eigenen Cafés. Außerdem erhalten Sie von uns wertvolle Insider-Tipps und nützliche Hilfsmittel wie die Businessplan-Vorlage oder den Finanzplan.
Viele erfolgreiche Gründer erhalten bereits alle 14 Tage nützliche Tipps und attraktive Partnerangebote per E-Mail.
Auch ohne Vorkenntnisse im Gastgewerbe können Sie ein Café eröffnen, wenn Sie sich gut vorbereiten und die richtigen Schritte gehen. Hier sind einige Tipps, wie Sie auch ohne Erfahrung erfolgreich in die Selbstständigkeit starten:
1. Eignungstest machen: Prüfen Sie ehrlich, ob Sie das Gründer-Gen besitzen und ob Sie die Anforderungen und Herausforderungen einer Selbstständigkeit meistern können. Ein realistisches Bild Ihrer Stärken und Schwächen ist entscheidend, um Fehlschläge zu vermeiden. Machen Sie deshalb den Test und finden Sie heraus, ob Sie der Typ für eine Selbstständigkeit sind.
2. Weiterbildung und Netzwerken: Nutzen Sie Schulungen und Kurse, um die Grundlagen der Gastronomie, Betriebswirtschaft und Kundenbetreuung zu lernen. Knüpfen Sie Kontakte in der Branche, um von erfahrenen Café-Besitzern zu lernen und wertvolle Tipps zu erhalten.
3. Erfahrene Partner ins Boot holen: Ziehen Sie in Betracht, mit einem erfahrenen Partner oder Mentor zusammenzuarbeiten, der Ihnen bei den ersten Schritten hilft. Auch die Anstellung eines erfahrenen Mitarbeiters kann Ihnen helfen, typische Anfängerfehler zu vermeiden.
4. Finanzen und Versicherungen absichern: Das Statistische Bundesamt vermeldet im Gastgewerbe jährlich mehrere Tausend Gewerbeabmeldungen und Insolvenzen. Ein Hauptgrund ist die Fehleinschätzung der Neugründer hinsichtlich ihres fachlichen und betriebswirtschaftlichen Wissens. Schließen Sie Wissenslücken in finanziellen Fragen und informieren Sie sich umfassend über notwendige Versicherungen , um Ihr Vorhaben gegen Risiken abzusichern.
5. Marketing und Sichtbarkeit: Entwickeln Sie ein starkes Marketingkonzept, das Ihnen hilft, Kunden schnell zu gewinnen. Nutzen Sie soziale Medien, lokale Veranstaltungen und Promotions, um Ihr Café bekannt zu machen.
Ein Café ohne Erfahrung zu eröffnen bedeutet, sich neuen Herausforderungen zu stellen und bereit zu sein, ständig zu lernen. Mit der richtigen Vorbereitung, einem starken Netzwerk und dem Willen, sich kontinuierlich zu verbessern, können auch Quereinsteiger im Gastgewerbe erfolgreich sein.
Die kreativen Zellen ankurbeln
Um Ihnen etwas Inspiration zu liefern, haben wir einige Beispiele von erfolgreichen und einzigartigen Cafés für Sie aufgespürt:
Die Inhaberin teilte zunächst als Bloggerin die Erfahrungen ihrer kohlenhydratarmen Ernährung mit ihren Lesern und betrieb einen Online-Shop, bevor sie 2012 unter gleichem Namen ein Café eröffnete, in dem sie seitdem Low-Carb-Gerichte, -Getränke und -Produkte anbietet. Zusätzlich baute sie parallel den Vertrieb eigener Produkte aus und verkauft diese in ihrem Café sowie online und in ausgewählten Supermärkten.
Im Katzencafé wird mit einer vegetarisch-veganen Speisekarte der aktuelle Food-Trend in Deutschland aufgegriffen. Das besondere Flair dieses Cafés ergibt sich aber vor allem aus den flauschigen Gästen, die für Schmuseeinheiten sorgen. Die Gründer des Münchner Konzept-Cafés treten mit ihrer Idee auch als Lizenzgeber auf. Sie könnten somit als Franchisenehmer ein Katzencafé in Ihrer Stadt eröffnen.
Im Ausland gibt es durchaus noch verrücktere Cafés. Ein besonderes Erlebnis bietet das Alice in Wonderland Café in Tokyo. Hier tauchen Besucher in die fantastische Welt von Alice ein. Ob ein Tee mit dem Hutmacher oder ein Kuchen in Herzform – jedes Detail ist eine Hommage an Lewis Carrolls berühmte Geschichte. Die Tassen sind verziert mit bunten Mustern, die Wände sind mit Illustrationen aus dem Buch geschmückt und die Möbel sehen aus wie aus einem Märchenbuch entsprungen. Das Café ist ein beliebtes Ziel für Touristen und bietet eine einzigartige Atmosphäre, die sowohl Kinder als auch Erwachsene begeistert.
Wollen Sie Ihre Café-Eröffnung mit einem Catering-Service verbinden? Träumen Sie von Ihrem eigenen Café in einer Kleinstadt, haben aber Respekt vor der Herausforderung ausreichend Kundschaft für Ihren Laden zu gewinnen? Vielleicht kann eine mobile Kaffee- und Kuchenbar die Lösung sein. Bei Mademoiselle Cupcake ergänzt zum Beispiel ein fahrendes Café das Angebot vor Ort im Petit Café in Magdeburg. Mit ihrem mobilen Service sichern sich die Inhaber einen größeren Kundenkreis. Für Interessierte werden zudem Backkurse angeboten. Fazit: Auch mit einem mobilen Café können Sie einen festen Standort haben – oder eben mehrere.
Das A und O ist eine einzigartige Idee, wenn Sie Ihren Traum vom eigenen Café erfolgreich umsetzen möchten. Ob Konfiserie, Coffee-Shop, Eis- oder Stehcafé – an jeder Ecke findet man diverse Angebote. Damit die Gäste zu Ihnen kommen, sollten Sie ihnen etwas bieten, das sie nirgendwo anders bekommen. Sie können zum Beispiel ein veganes Café eröffnen oder für Ihr Angebot ausschließlich Bio- und/oder Fair-Trade-Produkte verwenden. Vielleicht stellen Sie Ihre Leckereien auch nach Omas traditionellen Rezepten her – die Möglichkeiten sind unbegrenzt.
Ohne Moos nix los
Die Kosten für die Eröffnung eines Cafés sind von vielen Faktoren abhängig. Damit Sie Ihr Startkapital für Ihr Café besser planen können, finden Sie hier die wichtigsten Kostenpunkte und Hinweise im Überblick.
1. Standortwahl: Übernahme oder Neugründung?
2. Ausstattung und Einrichtung
3. Warenbestand und Vorräte
4. Laufende Betriebskosten
5. Unternehmerlohn und Kapitalbedarf
Um Gewinne zu erzielen und Ihren Lebensunterhalt zu sichern, ist der sogenannte Unternehmerlohn ein wichtiger Bestandteil der Kalkulation Ihres Startkapitals für das Café. Am besten rechnen Sie hierfür Ihre gesamten privaten Ausgaben aus und orientieren sich am Ergebnis für Ihren Unternehmerlohn.
Verkaufen Sie sich nicht unter Wert
Jetzt, da Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, welche Ausgaben auf Sie zukommen, widmen wir uns Ihren regelmäßigen Erträgen: Die Erfahrung aus der Praxis zeigt: die höchsten Einnahmen werden Sie über die verkauften Getränke erzielen. Das gilt insbesondere für Kaffee, da hier in der Regel die größte Marge möglich ist. Wie hoch Sie die Preise Ihrer einzelnen Produkte ansetzen müssen, um mindestens kostendeckend zu wirtschaften, können Sie auf Grundlage Ihrer Kostenaufstellung errechnen. Für die finale Preisfestsetzung berücksichtigen Sie zusätzlich den angestrebten Gewinn und die Mehrwertsteuer. Zusammenfassend fließend folgende Faktoren in die Preisgestaltung ein:
Neben einem einzigartigen Konzept spielt die Lage Ihres Cafés ebenfalls eine zentrale Rolle. Als Café-Inhaber haben Sie natürlich Ihre Stammkunden, in der Regel sind Sie aber auch abhängig von Laufkundschaft: Der richtige Standort ist daher für Ihr Café erfolgsentscheidend! Wählen Sie eine Lokalität, die für Ihre Zielgruppe leicht zu erreichen ist und an dem viele potenzielle Gäste vorbeikommen. Bestenfalls bieten Sie eigene Parkmöglichkeiten an. Verlieren Sie dabei allerdings nicht Ihre Zielgruppe aus den Augen! Wollen Sie vor allem Geschäftsleute ansprechen? Dann sollten Sie sich in einem Geschäftsviertel nach passenden Räumlichkeiten umsehen. Stehen bei Ihnen eher junge Menschen im Fokus, bietet sich Uni-Nähe an.
Ein weiterer erfolgsentscheidender Faktor ist die Konkurrenz. Wie ist es um den Wettbewerb an Ihrem potenziellen Standort bestellt? Um diese Frage zu beantworten, führen Sie am besten eine Wettbewerbsanalyse durch. Treffen Sie Ihre Entscheidungen auf Basis dieser Ergebnisse. Bei bereits zwei vorhandenen Cafés in einer Straße, wird mit großer Wahrscheinlichkeit kein drittes gebraucht. Sie erhöhen nur den Druck auf sich selbst sowie Ihre Mitstreiter und machen sich Ihren Start unnötig schwer. Und vermeiden Sie übereilte Entscheidungen! Legen Sie sich "auf die Lauer" und betreiben Sie Marktforschung: Beobachten Sie Ihr Wunschobjekt an verschiedenen Tagen und zu unterschiedlichen Tageszeiten im Hinblick auf Ihre potenzielle Kundschaft. Dann gibt es später kein unschönes Erwachen.
Neben der konkreten Lage geht es aber auch um das Café selbst. Gibt es ausreichend Platz für Tische und Stühle, vielleicht auch für ausnehmende Loungemöbel, wie Sessel und Couch? Besteht die Möglichkeit, bei schönem Wetter Außenplätze anbieten zu können? Vor allem im Frühling und Sommer suchen Kunden gezielt nach Möglichkeiten, um ihren Kaffee im Freien zu genießen. Eine schön gestaltete Terrasse wirkt zudem (schon von weitem) einladend. Achten Sie auch darauf, dass der Innenraum den notwendigen Platz für Theke, Küche und Lagerraum bietet. Formulieren Sie für sich Mindestanforderungen: Lagerräume lassen sich gegebenenfalls extern anmieten, aber Ihr Café sollte bestenfalls über eine Kundentoilette verfügen. Das gilt insbesondere, wenn die sogenannte Schank- und Speiseraumgrundfläche mehr als 50 m² beträgt.
Beim Ausschank alkoholischer Getränke besteht eine grundsätzliche Toilettenpflicht. Ansonsten ist die Regelung zur Toilettenpflicht in Deutschland Ländersache. Allgemein gilt aber: Sobald Toiletten vorhanden sind, müssen sie nach Geschlechtern getrennt sein und Vorräume mit Waschbecken haben. Sind Sie mit Ihrem Café von der Toilettenpflicht nicht betroffen, müssen Sie am Eingang Ihres Cafés darauf hinweisen, dass es keine Gästetoiletten gibt. Die Toilettenfrage macht deutlich: Vor dem Abschluss eines Mietvertrages sollten Sie in jedem Falle die Einhaltung aller geltenden Bau- und Brandschutzvorschriften prüfen! Denn daran kann die notwendige Gaststättenkonzession scheitern. Zudem müssen Sie noch weitere Auflagen beachten, wenn Sie ein eigenes Café eröffnen. Näheres erfahren Sie unter Genehmigungen.
Sie haben Ihren Wunschort bereits festgemacht und möchten wissen, wie Sie am besten freie Immobilien finden? Nutzen Sie dazu Online-Plattformen wie ImmobilienScout24, Immonet oder Immowelt. Dort können Sie ganz einfach Ihren Wunschort eingeben sowie gewünschte Größe und einen Preisrahmen festlegen und bekommen in wenigen Sekunden freie Gewerbeimmobilien angezeigt.
Selbstständig machen mit dem eigenen Café: Das ist der wichtigste Schritt
Haben Sie eine Geschäftsidee gefunden, gilt es diese schriftlich festzuhalten – in Form eines Businessplans. Sie unterziehen Ihr Geschäftsmodell damit einer ersten kritischen Prüfung und schaffen sich einen Fahrplan für die nächsten Jahre Ihrer Selbstständigkeit. Ganz gleich, ob Sie ein Franchise-Café planen oder Ihre eigene Café-Idee umsetzen möchten, ein Geschäftsplan ist unerlässlich. Warum Sie das tun sollten? In einem Businessplan konkretisieren Sie Ihr Vorhaben und formulieren Ihr Gründungskonzept aus. So können Sie feststellen, ob Ihre Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Und Sie beantworten die wichtigsten Fragen, zum Beispiel hinsichtlich Zielgruppe und Alleinstellungsmerkmal. Damit sind Sie für ein Gespräch mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern bestens vorbereitet.
Das müssen Sie mitbringen
Wenn Sie Ihr eigenes Café aufmachen möchten, müssen Sie dafür keine bestimmte Ausbildung vorweisen. Erfahrungen im Gastronomie- oder Servicebereich sind aber empfehlenswert und grundlegend für Ihren Erfolg. Ein Café betreiben und leiten bedeutet außerdem, fit zu sein in den Bereichen Personalmanagement und Betriebswirtschaft: Als Betriebsinhaber sollten Sie sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Geschäftsbücher zu führen verstehen. Ihr eigenes Café zu eröffnen, bringt zudem einige bürokratische Pflichten und notwendige Formalitäten mit sich. Auch, wenn Sie keine Ausbildung in der Gastronomie nachweisen müssen, haben Sie dennoch die Pflicht, bestimmte branchenspezifische Kurse zu besuchen, bevor Sie Ihr Gewerbe anmelden dürfen. Diese sind:
Der Nachweis über eine Kursteilnahme für lebensmittelrechtliche Kenntnisse bei der IHK entfällt, wenn Sie eine Abschlussprüfung einer erfolgreich beendeten Ausbildung nachweisen können, die entsprechende Kenntnisse beinhaltet. Langjährige gastronomische Tätigkeiten ersetzen die Kursteilnahme hingegen nicht.
Wahrscheinlich werden Sie nicht über so viel Eigenkapital verfügen, dass Sie Ihr Café komplett aus eigener Tasche finanzieren können. Das Gute ist - das müssen Sie gar nicht. An dieser Stelle haben Sie bereits einen fundierten Businessplan erstellt, mit dem Sie nun losziehen können, um potenzielle Kapitalgeber von Ihrer Idee zu überzeugen. Neben privaten Investoren, die Sie beispielsweise über Auxmoney oder smava finden, können Sie außerdem staatliche Fördermittel in Anspruch nehmen.
Unser Tipp: Auch bei der Suche nach Kapitalgebern sollten Sie verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung vergleichen, bevor Sie sich für eines entscheiden. Folgende Informationen sollte Ihr Finanzplan u. a. so detailliert wie möglich enthalten, damit Sie Kapital beantragen können:
Sorgenfrei in die Selbstständigkeit – diese Behördengänge stehen an
Um Ihr eigenes Café zu gründen, müssen Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung beantragen. Dafür fällt eine Verwaltungsgebühr an, die regional variieren kann (bis zu 40 Euro). Die Ausstellung des Gewerbescheins geht meist relativ zügig und ist innerhalb weniger Tage erledigt. Das zuständige Finanzamt und die IHK werden dann im gleichen Zug über Ihre Unternehmensgründung informiert. Ihr geplantes Bewirtungsangebot bestimmt, ob Sie für den Betrieb des gastronomischen Service eine Gaststättenerlaubnis benötigen. So ist zum Beispiel der Verkauf alkoholischer Getränke erlaubnispflichtig (§2 GastG). Die Kosten für die Konzession können sich regional stark unterscheiden und liegen zwischen 50 bis 400 Euro. Neben Ihren Ausweispapieren, einem aktuellen polizeilichen Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister sind noch folgende Unterlagen notwendig, um Ihre persönliche, fachliche sowie die objektbezogene Eignung zu belegen:
Zusätzliche Regelungen für Cafés mit Außengastronomie
Für den Betrieb einer Außengastronomie brauchen Sie außerdem eine erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis. Letzteres müssen Sie jährlich saisonal neu beantragen. Für die jeweiligen Genehmigungen fallen ebenfalls Gebühren an. Die erweiterte Gaststättenerlaubnis kostet Sie einen drei- bis vierstelligen Betrag, die Sondernutzungsgebühr einmalig mehrere Hundert Euro sowie regelmäßige monatliche Aufwendungen für den jeweiligen Zeitraum. Unter Umständen benötigen Sie außerdem eine baurechtliche Genehmigung – nämlich dann, wenn Sie mehr als 50 Außenplätze anbieten wollen beziehungsweise die Zahl der Außenplätze mindestens doppelt so hoch ist wie die im Innenraum zur Verfügung stehenden Plätze.
Die gesetzlichen Regelungen zur Eröffnung Ihres Cafés sind rechtsbindend. Planen Sie daher die notwendige Zeit für die Erledigung der Behördengänge ein. Und prüfen Sie, ob Sie weitere Rechtsvorschriften berücksichtigen müssen, beispielsweise Vorgaben hinsichtlich Jugendschutzes, Ladenöffnungszeiten und Arbeitsschutz.
Auch wichtig: Wenn Sie Hintergrundmusik oder Fernsehübertragungen in Ihren Räumlichkeiten planen, müssen Sie sich bei der GEMA anmelden. Meldepflicht über die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit inklusive der Angabe, ob Sie dieser haupt- oder nebenberuflich nachgehen, besteht zudem gegenüber der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie der gesetzlichen Unfallversicherung.
Jetzt beginnt endlich der kreative Part! Nach all den Behördengängen ist die kreative Umsetzung Ihres Cafés eine willkommene Abwechslung. Wenn Sie bereits ein bestehendes Café samt Einrichtung übernehmen, fällt dieser Part sicherlich kleiner raus. Dennoch sollten Sie auch hier das vorhandene Konzept hinterfragen und optimieren. Das gilt sowohl für die visuelle als auch kulinarische Umsetzung.
Welche Basics planen Sie im Hinblick auf Ihre anvisierte Zielgruppe? Beispielsweise können eine Kaffee-Flatrate oder ein Mittagstisch Ihre Kunden auf Ihr Café aufmerksam machen.
Was komplettiert Ihr Café-Konzept? Standards wie WLAN, ein Arbeitsbereich mit nutzbaren Steckdosen oder Brettspiele und Zeitschriften sind hier denkbar.
Was möchten Sie darüber hinaus anbieten? So können Sie Ihren Gästen zum Beispiel die Möglichkeit bieten, Ihre Räumlichkeiten für Veranstaltungen anzumieten. Oder möchten Sie eigene Events auf die Beine stellen, beispielsweise Lesungen oder Konzerte? Dann planen Sie gleich den entsprechenden Platz und nötigen Utensilien mit ein.
Was zeichnet Ihr gastronomisches Angebot aus? Sie können sich beispielsweise auf Backwaren beschränken oder Ihr Menü um herzhafte Speisen erweitern. Oder beinhaltet Ihr Konzept ein Brunch- und Frühstücksangebot? Dann legen Sie hier unter anderem die Häufigkeit fest, um wichtige Aspekte wie Waren und Personal korrekt planen zu können.
Wie möchten Sie ein Wohlfühlklima für Ihre Gäste schaffen? Mit gemütlichen Stühlen und Tischen ist es in der Regel nicht getan. Fragen Sie sich: Welche Pflanzen schaffen eine heimelige Atmosphäre und sind möglichst pflegeleicht? Welche Bilder und Lichtquellen verstärken Ihr Konzept?
Haben Sie über zusätzliche Einnahmequellen nachgedacht? Eventuell verfügen Sie über Ressourcen und/oder Fachkräfte, um Catering oder Koch- und Baristakurse anzubieten. Oder Sie können eine Auswahl Ihrer Getränke und Speisen auch abgepackt zum Verkauf anbieten.
Ein japanisches Sprichwort besagt: Ein Leben dauert eine Generation lang; ein guter Name dauert fort.
Der Name Ihres Cafés ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Wahrscheinlich haben Sie sich bereits einige Gedanken dazu gemacht, doch diese Entscheidung sollte wohlüberlegt sein. Der Name bleibt in der Regel bestehen und prägt die Identität Ihres Cafés. Wichtig ist dabei, dass der Name originell ist, zu Ihrem Konzept passt und keine rechtlichen Probleme verursacht. Zu beachten sind insbesondere:
Neben dem Namen spielt auch das Logo eine wichtige Rolle. Es sollte klar, einprägsam und auf verschiedene Werbemittel wie Streichholzschachteln oder Servietten gut übertragbar sein. Falls Sie sich die Gestaltung selbst nicht zutrauen, können Sie die Unterstützung von Grafikern oder Design-Agenturen in Anspruch nehmen. Halten Sie das Logo einfach und funktional, sodass es sowohl in Farbe als auch in Schwarz-Weiß überzeugt.
Schutz von Namen und Logo: Sicherung Ihrer Marke
Um Ihre Marke langfristig zu schützen, sollten Sie den Namen und das Logo Ihres Cafés offiziell eintragen lassen. Dies verhindert, dass andere den gleichen oder einen ähnlichen Namen verwenden und schützt Sie vor möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen. Die Anmeldung Ihrer Marke umfasst die Prüfung auf Schutzfähigkeit, eine Identitätsrecherche und die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben. Sie können dies entweder selbst über das Marken- und Patentamt abwickeln oder auf die Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister und Anwälte zurückgreifen, um sicherzugehen, dass Ihre Marke umfassend geschützt ist.
