Eigenes Café eröffnen

Selbstständigkeit: ja oder nein

Bevor Sie sich an die konkrete Umsetzung Ihrer Geschäftsidee machen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Erfülle ich die Voraussetzungen, einen Gastronomie­betrieb zu führen?
• Schaffe ich es, mit dem Stress, den ein eigenes Café mit sich bringt, umzugehen?

Gerade die Anfangszeit ist geprägt durch wenig Schlaf, dafür umso mehr Arbeit. Machen Sie deshalb den Test und finden Sie heraus, ob Sie der Typ für eine Selbstständigkeit sind.

Warum ist das wichtig?

Das Statistische Bundesamt vermeldet im Gastgewerbe jährlich mehrere Tausend Gewerbeabmeldungen und Insolvenzen. Auch Unternehmer der Gastronomie sind mit ihrem Gründungsvorhaben davon betroffen. Ein Hauptgrund ist die Fehleinschätzung der Neugründer hinsichtlich ihrem fachlichen und betriebswirtschaftlichen Wissen. Stürzen Sie sich daher nicht blind in Ihr Vorhaben, sondern nehmen Sie die Hinweise zu den erforderlichen Kenntnissen ernst und schließen Sie Wissenslücken bestenfalls im Vorfeld. Learning by doing sollte hier nicht Ihr Motto sein! Leider kann auch ein Schadensfall Ihr Gründungs­vorhaben schnell gefährden - vergessen Sie daher nicht, sich rechtzeitig mit dem Thema Versicherungen auseinanderzusetzen.

Stellen Sie sich zudem darauf ein, dass es eine gewisse Zeit braucht, bis der Laden richtig brummt. Daher sollten Sie neben Gelassenheit und Belastbarkeit auch über genügend finanzielle Mittel verfügen, um diese Anfangszeit zu überbrücken. Gezielte Marketing-Maßnahmen können dafür sorgen, dass sich Ihre Eröffnung schneller herum spricht und Ihr Kundenstamm wächst.

Ohne Moos nix los

Der sicherlich größte Kostenaufwand Ihres Gründungsvorhabens kommt bereits zu Beginn Ihrer Café-Eröffnung auf Sie zu. Die anfänglichen Ausgaben werden insbesondere durch die Location bestimmt. In der Regel ist es weniger kostspielig, ein bestehendes Café zu übernehmen. Denn in den meisten Fällen können Sie mit einer Ablöse die vorhandene Einrichtung abnehmen. Es erleichtert auch bürokratische Vorgänge ein bereits existierendes Café weiterzuführen.

Wollen Sie hingegen Ihre persönliche Vision der Gestaltung umsetzen und Ihre Kreativität einbringen, fallen Kosten für Umbaumaßnahmen und Renovierungen an. Änderungen hinsichtlich Größe, Raumaufteilung oder Funktionalität machen zudem weitere Behördengänge notwendig. Hierfür müssen Sie eine Baugenehmigung oder Nutzungsänderung beantragen. Eine vorläufige Gaststättenerlaubnis ist nicht möglich. Für das Betreiben eines Franchise-Cafés fallen zudem Franchise-Gebühren an, oftmals eine einmalige Eintrittsgebühr und zusätzlich monatliche sowie umsatzabhängige Lizenzgebühren.

Ein weiterer Kostentreiber ist der Neukauf von Einrichtung und Geschirr. Um Kosten zu senken, informieren Sie sich beispielsweise über Anbieter von gastronomischen Gebrauchtgeräten. Ein Kühlschrank oder Herd aus zweiter Hand geht womöglich nicht zu Lasten Ihres Gestaltungskonzepts. Achten Sie aber auf vertrauensvolle Händler, gewährte Garantiezeiten und Ausstellung von Rechnungsbelegen. Zudem müssen Sie die Ausgaben für Lebensmittel und Getränke bedenken. Gerade am Anfang geht es darum, Warenbestand und Vorräte komplett neu zu ordern. Nach der Eröffnung werden Verbrauch und Erfahrungswerte den Einkauf bestimmen. Diese Ausgaben zählen dann zu Ihren regelmäßigen Kostenpunkten.

Hinzu kommen auch die Aufwendungen für den laufenden Betrieb wie Miete oder Pacht, Energie- und Wasserverbrauch, Telefon und Internet, GEZ und GEMA sowie Personal. Außerdem nicht vergessen sollten Sie, Pauschalkosten für Maschinenpflege und -wartung, Finanzierungskosten für Betriebs- und Geschäfts­ausstattung, Versicherungs­beiträge und ähnliches einzuplanen.

Selbstverständlich wollen Sie mit Ihrem Café Gewinn erzielen - nicht zuletzt, damit Sie Geld für Ihr Privatleben haben. Der sogenannte Unternehmerlohn ist ein wichtiger Faktor bei der Kalkulation Ihres Kapitalbedarfs. Mit unserem kostenfreien Tool im Excel-Format haben Sie Ihre privaten Ausgaben im Handumdrehen berechnet.

Verkaufen Sie sich nicht unter Wert

Jetzt, da Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, welche Ausgaben auf Sie zukommen, widmen wir uns Ihren regelmäßigen Erträgen: Die Erfahrung aus der Praxis zeigt: die höchsten Einnahmen werden Sie über die verkauften Getränke erzielen. Das gilt insbesondere für Kaffee, da hier in der Regel die größte Marge möglich ist. Wie hoch Sie die Preise Ihrer einzelnen Produkte ansetzen müssen, um mindestens kostendeckend zu wirtschaften, können Sie auf Grundlage Ihrer Kostenaufstellung errechnen. Für die finale Preisfestsetzung berücksichtigen Sie zusätzlich den angestrebten Gewinn und die Mehrwertsteuer. Zusammenfassend fließend folgende Faktoren in die Preisgestaltung ein:

• Warenkosten
• Gemeinkosten
• Personalkosten
• Gewinn
• Mehrwert-/Umsatzsteuer

Die Preisbestimmung Ihrer Getränke und Speisen ist kein Hexenwerk. Nutzen Sie dazu einfach unser Tool zur Preiskalkulation. Mit dem Kalkulationsschema im Excel-Format können Sie auf Basis Ihrer Angaben Ihren optimalen Verkaufspreis berechnen.

Selbstständig machen mit dem eigenen Café: Das ist der wichtigste Schritt

Haben Sie eine Geschäftsidee gefunden, gilt es diese schriftlich festzuhalten – in Form eines Businessplans. Sie unterziehen Ihr Geschäftsmodell damit einer ersten kritischen Prüfung und schaffen sich einen Fahrplan für die nächsten Jahre Ihrer Selbstständigkeit. Ganz gleich, ob Sie ein Franchise-Café planen oder Ihre eigene Café-Idee umsetzen möchten, ein Geschäftsplan ist unerlässlich. Warum Sie das tun sollten? In einem Businessplan konkretisieren Sie Ihr Vorhaben und formulieren Ihr Gründungskonzept aus. So können Sie feststellen, ob Ihre Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Und Sie beantworten die wichtigsten Fragen, zum Beispiel hinsichtlich Zielgruppe und Alleinstellungs­merkmal. Damit sind Sie für ein Gespräch mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern bestens vorbereitet. Fragen hierzu werden Ihnen in der Gründungsberatung beantwortet, aber versuchen Sie ruhig selbst, im Vorfeld Ihre Geschäftsidee zu Papier zu bringen. Hilfestellung hierzu finden Sie auch in unserem Gründerbereich

Hilfreiche Businessplan-Vorlage

Als kleine Hilfestellung bieten wir Ihnen eine Businessplan-Vorlage zum Download an. Aufbau und Formatierung haben wir bereits für Sie übernommen. Nun müssen Sie nur noch Ihre persönlichen Informationen und Angaben zu Ihrem Café einfügen.

Das müssen Sie mitbringen

Wenn Sie Ihr eigenes Café aufmachen möchten, müssen Sie dafür keine bestimmte Ausbildung vorweisen. Erfahrungen im Gastronomie- oder Servicebereich sind aber empfehlenswert und grundlegend für Ihren Erfolg. Ein Café betreiben und leiten bedeutet außerdem, fit zu sein in den Bereichen Personalmanagement und Betriebswirtschaft: Als Betriebsinhaber sollten Sie sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Geschäftsbücher zu führen verstehen. Ihr eigenes Café zu eröffnen bringt zudem einige bürokratische Pflichten und notwendige Formalitäten mit sich. Auch, wenn Sie keine Ausbildung in der Gastronomie nachweisen müssen, haben Sie dennoch die Pflicht, bestimmte branchenspezifische Kurse zu besuchen, bevor Sie Ihr Gewerbe anmelden dürfen. Diese sind:

• Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz bei Ihrem zuständigen Gesundheitsamt
• Unterrichtung bei einer Industrie- und Handelskammer (IHK) zum Thema „lebensmittel­rechtliche Vorschriften und Hygiene“ für Gastwirte gemäß § 4 Gaststättengesetz (GastG)

Wahrscheinlich werden Sie nicht über so viel Eigenkapital verfügen, dass Sie Ihr Café komplett aus eigener Tasche finanzieren können. Das Gute ist - das müssen Sie gar nicht. An dieser Stelle haben Sie bereits einen fundierten Businessplan erstellt, mit dem Sie nun losziehen können, um potenzielle Kapitalgeber von Ihrer Idee zu überzeugen. Neben privaten Investoren, die Sie beispielsweise über Auxmoney oder smava finden, können Sie außerdem staatliche Fördermittel in Anspruch nehmen. Einen Überblick finden Sie auf unserer entsprechenden Themenseite.

Unser Tipp: Auch bei der Suche nach Kapitalgebern sollten Sie verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung vergleichen, bevor Sie sich für eines entscheiden. Folgende Informationen sollte Ihr Finanzplan u. a. so detailliert wie möglich enthalten, damit Sie Kapital beantragen können:

• finanzielle Aufwendungen für Ihr Café
• eine konkrete Schätzung Ihrer laufenden Kosten, wie z. B. Höhe der Miete
• Kosten der Ausstattung Ihres Cafés

Finanzchef24-Finanzierungs­rechner

Über unsere Online-Finanzierungs­rechner können Sie Ihre Möglichkeiten der Unternehmens­finanzierung jetzt schnell und kostenlos ermitteln.

Sorgenfrei in die Selbstständigkeit – diese Behördengänge stehen an

Um Ihr eigenes Café zu gründen, müssen Sie bei Ihrem zuständigen Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung beantragen. Dafür fällt eine Verwaltungsgebühr an, die regional variieren kann (bis zu 40 Euro). Die Ausstellung des Gewerbescheins geht meist relativ zügig und ist innerhalb weniger Tage erledigt. Das zuständige Finanzamt und die IHK werden dann im gleichen Zug über Ihre Unternehmensgründung informiert. Ihr geplantes Bewirtungsangebot bestimmt, ob Sie für den Betrieb des gastronomischen Service eine Gaststätten­erlaubnis benötigen. So ist zum Beispiel der Verkauf alkoholischer Getränke erlaubnispflichtig (§2 GastG). Die Kosten für die Konzession können sich regional stark unterscheiden und liegen zwischen 50 bis 400 Euro. Neben Ihren Ausweispapieren, einem aktuellen polizeilichen Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister sind noch folgende Unterlagen notwendig, um Ihre persönliche, fachliche sowie die objektbezogene Eignung zu belegen:

• Unbedenklichkeits­bescheinigung des Finanzamts
• Bescheinigung des Gesundheitsamts zur Erstbelehrung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
• Unterrichtungsnachweis für Gastwirte durch die IHK (Kosten hierfür betragen circa 50 Euro)
• Miet- oder Pachtvertrag
• Lage- und Grundrisspläne

Zusätzliche Regelungen für Cafés mit Außengastronomie

Für den Betrieb einer Außengastronomie brauchen Sie außerdem eine erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis. Letzteres müssen Sie jährlich saisonal neu beantragen. Für die jeweiligen Genehmigungen fallen ebenfalls Gebühren an. Die erweiterte Gaststättenerlaubnis kostet Sie einen drei- bis vierstelligen Betrag, die Sondernutzungs­gebühr einmalig mehrere Hundert Euro sowie regelmäßige monatliche Aufwendungen für den jeweiligen Zeitraum. Unter Umständen benötigen Sie außerdem eine baurechtliche Genehmigung – nämlich dann, wenn Sie mehr als 50 Außenplätze anbieten wollen beziehungsweise die Zahl der Außenplätze mindestens doppelt so hoch ist wie die im Innenraum zur Verfügung stehenden Plätze.

Die gesetzlichen Regelungen zur Eröffnung Ihres Cafés sind rechtsbindend. Planen Sie daher die notwendige Zeit für die Erledigung der Behördengänge ein. Und prüfen Sie, ob Sie weitere Rechtsvorschriften berücksichtigen müssen, beispielsweise Vorgaben hinsichtlich Jugendschutz, Ladenöffnungszeiten und Arbeitsschutz. Auch wichtig: Wenn Sie Hintergrundmusik oder Fernsehübertragungen in Ihren Räumlichkeiten planen, müssen Sie sich bei der GEMA anmelden. Meldepflicht über die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit inklusive der Angabe, ob Sie dieser haupt- oder nebenberuflich nachgehen, besteht zudem gegenüber der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie der gesetzlichen Unfallversicherung.

Jetzt beginnt endlich der kreative Part! Nach all den Behördengängen ist die kreative Umsetzung Ihres Cafés eine willkommene Abwechslung. Wenn Sie bereits ein bestehendes Café samt Einrichtung übernehmen, fällt dieser Part sicherlich kleiner raus. Dennoch sollten Sie auch hier das vorhandene Konzept hinterfragen und optimieren. Das gilt sowohl für die visuelle als auch kulinarische Umsetzung.

• Welche Basics planen Sie im Hinblick auf Ihre anvisierte Zielgruppe? Beispielsweise können eine Kaffee-Flatrate oder ein Mittagstisch Ihre Kunden auf Ihr Café aufmerksam machen.
• Was komplettiert Ihr Café-Konzept? Standards wie WLAN, ein Arbeitsbereich mit nutzbaren Steckdosen oder Brettspiele und Zeitschriften sind hier denkbar.
• Was möchten Sie darüber hinaus anbieten? So können Sie Ihren Gästen zum Beispiel die Möglichkeit bieten, Ihre Räumlichkeiten für Veranstaltungen anzumieten. Oder möchten Sie eigene Events auf die Beine stellen, beispielsweise Lesungen oder Konzerte? Dann planen Sie gleich den entsprechenden Platz und nötigen Utensilien mit ein.
• Was zeichnet Ihr gastronomisches Angebot aus? Sie können sich beispielsweise auf Backwaren beschränken oder Ihr Menü um herzhafte Speisen erweitern. Oder beinhaltet Ihr Konzept ein Brunch- und Frühstücksangebot? Dann legen Sie hier unter anderem die Häufigkeit fest, um wichtige Aspekte wie Waren und Personal korrekt planen zu können.
• Wie möchten Sie ein Wohlfühlklima für Ihre Gäste schaffen? Mit gemütlichen Stühlen und Tischen ist es in der Regel nicht getan. Fragen Sie sich: Welche Pflanzen schaffen eine heimelige Atmosphäre und sind möglichst pflegeleicht? Welche Bilder und Lichtquellen verstärken Ihr Konzept?
• Haben Sie über zusätzliche Einnahmequellen nachgedacht? Eventuell verfügen Sie über Ressourcen und/oder Fachkräfte, um Catering oder Koch- und Baristakurse anzubieten. Oder Sie können eine Auswahl Ihrer Getränke und Speisen auch abgepackt zum Verkauf anbieten.

Ein japanisches Sprichwort besagt: Ein Leben dauert eine Generation lang; ein guter Name dauert fort.

Was ebenfalls nicht zu kurz kommen darf, ist der Name Ihres Cafés! Wahrscheinlich haben Sie sich schon hin und wieder Gedanken dazu machen. Es ist enorm wichtig, dass Sie diese Entscheidung nicht übers Knie brechen. Haben Sie den Namen einmal festgelegt, bleibt er. Auch gibt es rechtliche Komponenten zu beachten. So wird beispielsweise zwischen dem Namen der Firma und dem Namen des gastronomischen Objekts unterschieden. Zudem sollten Sie bei der Namensfindung berücksichtigen, dass der Name zu Ihrem Konzept passt, originell ist und gesetzliche Auflagen einhält, wie zum Beispiel:

• Einhaltung des Markenrechts
• Unterlassung irreführender Angaben
• Sicherstellung des Prioritätsgrundsatzes

Zur visuellen Unterstützung gehört außerdem das passende Logo. Gestalten Sie dieses aussagekräftig und einprägsam. Sollten Sie sich das nicht selbst zutrauen, können Sie bei der Erstellung auch auf Grafiker oder Design-Agenturen zurückgreifen. Halten Sie es in jedem Fall so einfach wie möglich, denn es sollte sowohl in Schwarz-Weiß funktionieren als auch bei Werbemitteln wie Visitenkarten oder Kugelschreibern gut lesbar/erkennbar sein.

Markennamen schützen lassen mit legalbase.de

Sie möchten Ihren Markennamen, Ihr Logo oder Ihre Idee schützen lassen? Unser Partner legalbase.de hat sich auf Lösungen für Gründer spezialisiert und bietet Pakete zur Markenanmeldung an. Mit nur einem Klick sichern Sie sich einen Koordinator, der den gesamten Prozess der Markenanmeldung für Sie übernimmt. So müssen Sie sich über Punkte wie Prüfung der Marke, Schutzfähigkeit oder Identitätsrecherche keine Gedanken mehr machen. Bonus: Sie erhalten außerdem eine ausführliche Beratung zur richtigen Markenstrategie durch einen spezialisieren Rechtsanwalt.

Mit dem richtigen Team zum Erfolg

Der Erfolg Ihres eigenen Cafés hängt von vielen Faktoren ab. Aber letztlich ist es vor allem der Service, der darüber entscheidet, ob Ihre Gäste erneut zu Ihnen kommen. Es ist in der Regel unmöglich, dass Sie sich rund um die Uhr alleine um alles kümmern, daher brauchen Sie fähiges Personal.

Was können Sie für Ihre Mitarbeiter tun und was können Sie erwarten?

Bei der Auswahl Ihrer Mitarbeiter sollten Sie den Fokus auf Service­orientierung und Freundlichkeit gegenüber Ihren Gästen legen. Das macht nicht zwingend eine Ausbildung in der Service- und Dienstleistungsbranche notwendig. Sie können Ihre Servicestellen auch mit Berufs- und Quereinsteigern oder Studenten besetzen. Mitarbeiter finden Sie beispielsweise über fachspezifische Jobportale im Internet wie hogastjob.com oder die örtlichen Stellenanzeigen, zum Beispiel unter jobs.meinestadt.de.

Achten Sie neben dem Spaß an der Arbeit auf Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Organisationstalent. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter die Bereitschaft zeigen, sich mit Ihrem gastronomischen Angebot und Ihrem Kassensystem vertraut zu machen sowie Sie im Einkauf und bei der Bestellung zu unterstützen. Ein Führerschein macht Sinn, wenn Angestellte Einkäufe und Lieferungen übernehmen. Erste Erfahrungen im Gastro- und Servicebereich sind hilfreich, sollten aber nicht das ausschlaggebende Kriterium sein. Ein Probearbeiten gibt Ihnen und Ihren Bewerbern eine gute Gelegenheit, sich gegenseitig kennenzulernen und das Aufgabenfeld abzustecken. Auch fehlende Kenntnisse wie eine Ausbildung zum Barista lassen sich gegebenenfalls nachholen. Beachten Sie zudem: Vor Arbeitsantritt müssen Ihre Mitarbeiter ein Gesundheitszeugnis vorlegen. Für Ihre Angestellten gilt zudem eine jederzeitige Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren. Achten Sie daher auf die Einhaltung dieser Bestimmung.

Risiken und Probleme

Ein Thema, dass in diesem Zusammenhang leider ebenfalls erwähnt werden muss: Gastronomische Betriebe werden häufig Opfer von dreisten Mitarbeitern. Diese nutzen insbesondere Stresssituationen durch viele Gäste für Ihre Zwecke und erschleichen sich über gefälschte Bestellzettel und Rechnungen das Geld Ihrer Kunden. Da hilft nur eine sorgfältige Auswahl Ihrer Angestellten. Fordern Sie gegebenenfalls auch das polizeiliche Führungszeugnis an. Dieses kann sich jeder Bundesbürger für 13 Euro ausstellen lassen oder online beantragen (Europäisches Führungszeugnis für 17 Euro). Und informieren Sie sich über POS-Systeme: Mit einem elektronischen Bestell- und Kassensystem können Sie dieser Methode ebenfalls entgegenwirken.

Schützen Sie Ihr Café und Ihre berufliche Existenz Zu guter Letzt sollten Sie nicht vergessen, Ihr Café abzusichern: Wir empfehlen Ihnen dringend, eine Betriebshaftpflicht­versicherung, die Sach- und Personenschäden Dritter abdeckt, abzuschließen. Um Ihre Einrichtung und Waren ausreichend abzusichern - beispielsweise, falls ein Brand ausbricht -, benötigen Sie außerdem eine Inhaltsversicherung.

Die Krux an der Geschichte: Versicherungsangebote sind so zahlreich wie Kaffeesorten! Damit Sie eine Vorstellung davon haben, was Versicherungen kosten können, haben wir für Sie alle Tarife unserer Partner verglichen und die Preis-Leistungs-Sieger ermittelt.

Online einfach und bequem vergleichen

Wir empfehlen Ihnen außerdem, die verschiedenen Tarife der Versicherer miteinander zu vergleichen, damit Sie den optimalen Versicherungsschutz für Ihren individuellen Bedarf abschließen. Mithilfe unseres Online-Rechners ist das ganz einfach. Sie geben Ihre Betriebsart "Café" ein und beantworten einige Fragen zu diesem. Auf dieser Basis gibt Ihnen der Rechner die Preise und Leistungen der Versicherer aus, die Ihnen genau den Schutz bieten, den Sie benötigen. Ihren Wunschtarif können Sie auch direkt über unseren Rechner online abschließen. Gut zu wissen: Einige Versicherer gewähren Nachlässe für Gründer von bis zu 50 Prozent des Versicherungsbeitrags. Unser Online-Rechner berücksichtigt diese Vergünstigungen bereits beim Tarifvergleich.