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1. Die ersten Vorbereitungen vor der Gründung
2. Gründungsformalitäten im IT-Bereich
Zunächst sollten Sie entscheiden, ob Sie sich als Freiberufler oder als Gewerbetreibender selbstständig machen möchten. Ein wesentlicher Unterschied ist, dass Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen müssen, Gewerbetreibende hingegen schon. Nachfolgend erklären wir Ihnen weitere Unterschiede, die es bei der Wahl zu beachten gilt.
Als Freiberufler in der IT-Branche selbstständig machen
Als Gewerbetreibender eine IT-Firma gründen
IT-Freiberufler versus Gewerbetreibender
Vorsicht vor Scheinselbstständigkeit
In der Regel werden Sie als selbstständiger ITler mit einem oder mehreren Unternehmen zusammenarbeiten, die Ihnen Aufträge erteilen. Gerade, wenn Sie am Anfang nur einen Auftraggeber haben, müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht in die sogenannte Scheinselbstständigkeit rutschen. Scheinselbstständig bedeutet, dass Sie aufgrund bestimmter Merkmale einem angestellten Arbeitsverhältnis zugeteilt werden können und damit unter anderem sozialversicherungspflichtig werden.
Einige wichtige Merkmale der Scheinselbstständigkeit
Sie sind dauerhaft nur für einen Auftraggeber tätig.
Sie sind fest in die Organisationsstrukturen des Auftraggebers eingebunden (zum Beispiel durch feste Arbeitszeiten, Weisungsgebundenheit, regelmäßige Teilnahme an Firmenveranstaltungen, vorgegebene Urlaubsregelungen etc.).
Ihr Umsatz beläuft sich zu 5/6 aus dessen Aufträgen.
Folgen einer möglichen Scheinselbstständigkeit
Werden Sie als scheinselbstständiger ITler eingestuft, ist Ihr Auftraggeber zur rückwirkenden Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verpflichtet. Sie selbst müssen bereits erhobene Umsatzsteuern beziehungsweise eine bereits abgezogene Vorsteuer erstatten. Außerdem verlieren Sie Ihren Status der Selbstständigkeit und werden rückwirkend zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses als Angestellter Ihres Auftraggebers eingestuft. Sie müssen Ihr Gewerbe als Folge umgehend abmelden.
Verdacht der Scheinselbstständigkeit
Insbesondere als freiberuflicher ITler laufen Sie Gefahr, unter Verdacht der Scheinselbstständigkeit gestellt zu werden. Ist dies der Fall, werden behördliche Ermittlungen – etwa durch die Deutsche Rentenversicherung oder das Finanzamt – eingeleitet. Achten Sie also darauf, sich klar von Ihrem Auftraggeber abzugrenzen.
3. Steuern
4. Finanzen
Die Finanzen sind ein leidiges Thema – für jeden Selbstständigen. Dennoch dürfen sie nicht ignoriert werden, egal in welcher Phase der Gründung Sie sich gerade befinden. Nachfolgend haben wir einige wichtige Punkte für Sie zusammengetragen.
Förderung beantragen
Buchführung machen
Wenn Sie eine IT-Firma gründen oder als Freiberufler in der IT-Branche arbeiten, sind Sie zur Buchführung verpflichtet – je nach Status zur doppelten Buchführung oder zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie haben die Möglichkeit, diese Aufgabe selbst zu übernehmen oder jemanden zu beauftragen, zum Beispiel Ihren Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro.
Aus Kostengründen entscheiden sich viele Jungunternehmer dafür, dies selbst zu übernehmen.
Honorar festlegen
Rechnung stellen
Tipp: Nutzung von Rechnungsvorlagen
Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage und lassen Sie diese von einem Steuerberater prüfen. So können Sie Fehler vorab ausmerzen und vermeiden Probleme mit dem Finanzamt.
Absicherung von durch Ihnen verursachte finanzielle Schäden
Inhaltsversicherung
Wichtige Versicherung für Einrichtung, Waren und Geräte
Rechtsschutzversicherung
Versicherung bei rechtlichen Streitfällen und juristischen Fragen
6. Extra: Tipps zur Kunden-/ Projektgewinnung
Weitere Artikel
Die Nachfrage nach IT-Freelancern ist ungebrochen. Entsprechend groß sind die Erfolgs- und Verdienstchancen. Einer Studie von freelance.de zufolge beträgt im Jahr 2024 der durchschnittliche Stundenlohn eines Selbstständigen in der IT-Branche 98,40 Euro – Tendenz steigend! Wenn Sie vorhaben sich als IT-Experte selbstständig zu machen, möchten wir Ihnen mit den folgenden Informationen helfen, sich optimal auf Ihre Selbstständigkeit vorzubereiten.
Wenn Sie überlegen, sich im IT-Bereich selbstständig zu machen, sollten Sie als Erstes überlegen, ob eine selbstständige beziehungsweise freiberufliche Tätigkeit überhaupt das Richtige für Sie ist. Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele Vorteile mit sich. So können Sie Ihre Arbeitszeit selbst einteilen, haben die Möglichkeit, deutlich mehr zu verdienen und können selbst bestimmen, welche Projekte Sie übernehmen möchten. Das klingt zunächst sehr verlockend. Sie sollten aber beachten, dass die gewonnene Freiheit auch mit neuen Herausforderungen und Pflichten einhergeht. Auch müssen Sie sich die Frage stellen, ob Sie die entsprechenden Voraussetzungen für eine Selbstständigkeit mitbringen.
Sind Sie ein Unternehmertyp?
Sind Sie bereit, selbst und ständig für Ihr Business einzustehen?
Sind Sie bereit, finanzielle Risiken einzugehen?
Verfügen Sie über betriebswirtschaftliches Know-how und genügend Erfahrungen in Ihrem Bereich?
Sind Sie in der Branche gut vernetzt?
Mitunter bringen Sie diese Voraussetzungen direkt nach einer Ausbildung oder nach einem Studium noch nicht mit. Daher raten Experten, zunächst in einem Angestelltenverhältnis Erfahrungen zu sammeln. Laut einer Studie des Personaldienstleister GULP wagen dennoch 16% aller IT-Selbstständigen direkt nach dem Studium den Schritt in die Selbstständigkeit.
Darüber hinaus ist entscheidend, wie groß die Nachfrage am Markt ist. Daher empfehlen wir Ihnen in jedem Fall, sich zunächst zu informieren, wie die aktuelle Auftragslage in Bezug auf die Fähigkeiten ist, die Sie anbieten können. Hier lohnt sich ein Blick in die Vermittlungsbörsen für IT-Freiberufler wie etengo.de oder gulp.de. Anschließend sollten Sie sich eingehend beraten lassen, beispielsweise bei der Agentur für Arbeit.
Ist ein Businessplan für IT-Freelancer notwendig?
Vordergründig dient der Businessplan dazu, Investoren von der eigenen Geschäftsidee zu überzeugen. Er ist folglich ein Instrument der Kapitalbeschaffung. Zwar benötigen Selbstständige im IT-Bereich in der Regel deutlich weniger Startkapital als andere Gründer, dennoch empfehlen wir Ihnen, einen Businessplan zu erstellen. Denn: Er dient als Planungsgrundlage – sowohl vor, während, als auch nach der Gründung. Im Businessplan erläutern Sie Ihr Vorhaben und definieren Ihre Ziele. So haben Sie alles im Blick und zudem ein schriftliches Überzeugungsinstrument für potenzielle Lieferanten, Vertriebspartner und Kunden. Außerdem können Sie anhand des Geschäftsplans prüfen, ob Sie wirtschaftlich arbeiten und Ihre gesteckten Ziele erreichen.
Ob IT-Selbstständige als Freiberufler oder Gewerbetreibende eingestuft werden, hängt von ihrer konkreten Tätigkeit ab. Denn eine freiberufliche Tätigkeit in der IT zählt nicht zu den sogenannten Katalogberufen gemäß § 18 Einkommensteuergesetz (EStG), die automatisch den Freiberufler-Status erhalten. Klassische Softwareentwicklung und IT-Beratung werden oft als gewerbliche Tätigkeiten eingestuft.
Wer jedoch Leistungen erbringt, die ingenieurähnlich sind – z. B. komplexe Systemarchitektur oder wissenschaftliche Softwareentwicklung –, hat bessere Chancen, als Freiberufler anerkannt zu werden. Die Entscheidung trifft das Finanzamt individuell. Eine frühzeitige Abstimmung mit einem Steuerberater kann helfen, die richtige Einstufung und mögliche steuerliche Vorteile zu sichern..
Im Folgenden finden Sie eine Auflistung rechtlich anerkannter ingenieursähnlicher Aufgaben und Tätigkeiten von IT-Freiberuflern:
Entwicklung und Konstruktion von Hard- und Software
Entwicklung von Betriebssystemen und ihre Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden
rechnergestützte Steuerung, Überwachung und Optimierung industrieller Abläufe
Aufbau, Betreuung und Verwaltung von Firmennetzwerken und -servern
Anpassung vorhandener Systeme an spezielle Produktionsbedingungen und Organisationsstrukturen
Bereitstellung qualifizierter Dienstleistungen, wie etwa Benutzerservice und Schulung
Netz- und Systemadministration
Beurteilung der Leistungsfähigkeit von Rechnernetzen
Bewertung der Energieeffizienz bestehender Systeme
Beratung und Anfertigung von Entwürfen und Gutachten
Wie funktioniert die Anmeldung Ihrer freiberuflichen IT-Tätigkeit?
Die Anmeldung als Freiberufler erfolgt bei Ihrem zuständigen Finanzamt – entweder schriftlich oder elektronisch über das ELSTER-Portal. Im Anschluss wird Ihnen Ihre Steuernummer zugeteilt. Und: Das Finanzamt entscheidet im gleichen Zug auch über Ihre Anerkennung als Freiberufler.
Wenn Ihr Tätigkeitsbereich vom Finanzamt nicht als freiberuflich eingestuft wird, zählen Sie automatisch als Gewerbetreibender. Typischerweise trifft das auf Unternehmen zu, die produzierende und verarbeitende Tätigkeiten oder Vermittlerdienstleistungen wahrnehmen und Handel betreiben. Insbesondere letzteres erschwert oftmals die Anerkennung von Freiberuflern in der IT, weil IT-Dienstleister häufig auch Geräte und Technik vertreiben sowie Wartung- und Betreuungsarbeiten übernehmen.
Wie funktioniert die Anmeldung Ihres IT-Gewerbes?
Die Anmeldung Ihrer selbstständigen IT-Tätigkeit nehmen Sie beim zuständigen Gewerbeamt vor. Sie kann sowohl vor Ort als auch online erfolgen. Das Anmeldeformular können Sie in der Regel online auf der Seite Ihrer Stadtverwaltung herunterladen. Das Gewerbeamt stellt Ihnen den Gewerbeschein aus.
Es spricht einiges dafür, sich um die Einstufung als Freiberufler zu bemühen:
eine Anmeldung beim Finanzamt = weniger Bürokratie
keine Gewerbeanmeldung = keine Gewerbesteuer abführen (Sie unterliegen zudem weder der Gewerbeordnung noch der Gewerbeaufsicht)
keine Kaufmannseigenschaft und kein Eintrag ins Handelsregister = keine strengen Auflagen des Handelsgesetzbuchs (HGB)
keine kaufmännische Buchführung und keine Bilanzpflicht = einfache Gewinnermittlung
kein Pflichtmitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK) = keine Mitgliedsbeiträge
Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender, Sie müssen gleichermaßen die Einkommenssteuer sowie die Umsatzsteuer entrichten. Nachfolgend erklären wir Ihnen kurz das Wichtigste.
Einkommenssteuer
Wenn Sie Ihre IT-Firma als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft führen, gleich, ob im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit oder eines Gewerbebetriebs, müssen Sie Einkommenssteuer auf Ihre erzielten Gewinne abführen.
Ihre Einkommenssteuer leisten Sie über eine vierteljährliche Vorauszahlung. Der Steuersatz kann jedoch nicht pauschal angegeben werden. Denn mit steigenden Gewinnen erhöht sich auch Ihre Steuerbelastung. Man spricht hier von einem sogenannten progressiven Steuersatz. Mithilfe diverser Online-Tools, beispielsweise dem Lohn- und Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen, können Sie sich Ihre individuelle Steuerbelastung ausrechnen lassen.
Bei Abweichungen von Ihren geleisteten Vorauszahlungen werden vom Finanzamt entsprechende Nachzahlungen gefordert. Deshalb sollten Sie sich um eine möglichst korrekte Einschätzung Ihrer Gewinne bemühen, damit Sie nicht nachträglich in finanzielle Schwierigkeiten geraten.
Eine Ausnahme bilden Kapitalgesellschaften: Kapitalgesellschaften müssen auf Ihren Ertrag statt der Einkommenssteuer eine Körperschaftssteuer entrichten. Seit der Unternehmenssteuerreform 2008 beträgt der Steuersatz hierfür einheitlich 15 Prozent. Zusätzlich wird der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 Prozent erhoben.
Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung
Als Selbstständiger erheben Sie in der Regel eine Umsatzsteuer auf die Umsätze durch den Verkauf von Waren beziehungsweise die Erbringung von Dienstleistungen. In der IT-Branche müssen Sie den vollen Steuersatz von 19 Prozent anwenden, da der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent nur für bestimmte Produkte, beispielsweise Bücher oder Lebensmittel, gilt.
Die Umsatzsteuererhebung verpflichtet Sie auch zur regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung. Die Häufigkeit ist abhängig von der Höhe Ihrer zu entrichtenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr und hat entweder monatlich oder quartalsweise zu erfolgen. Die Voranmeldung wird zudem ausschließlich auf elektronischem Wege an Ihr zuständiges Finanzamt übermittelt (§ 18 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)). Achtung: Als Gründer müssen Sie in den ersten beiden Jahren Ihrer Selbstständigkeit ausnahmslos die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Ab dem dritten Jahr gilt dann die allgemeine Regelung.
Als Selbstständiger in der IT-Branche sind Sie zur Abgabe einer Einkommenssteuer- sowie einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Diese müssen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Dafür können Sie das Angebot des ELSTER-Portals oder jede andere Steuersoftware verwenden.
Als IT-Freelancer benötigen Sie in der Regel weniger Startkapital als andere Existenzgründer. Dennoch: ganz kostenfrei ist der Schritt in die Selbstständigkeit nicht. Nutzen Sie also diverse staatliche und private Fördermittel, um Ihren Einstieg ins Unternehmertum zu erleichtern (Privatinvestoren z. B. über Auxmoney). Neben der allgemeinen Existenzgründerförderung gibt es auch Initiativen, die speziell Gründungen in der IT-Branche unterstützen, wie beispielsweise High-Tech Gründerfonds, oder Bayern Kapital. Diese leisten nicht nur finanzielle Starthilfe, sondern stellen Ihnen unter anderem Mentoren an die Hand und helfen Ihnen, Ihr Netzwerk auszubauen.
Was dem Einzelhändler der Preis für seine Waren ist, ist für Sie als IT-Dienstleister Ihr Honorar. Oft machen Jungunternehmer den Fehler, dass Sie dieses zu niedrig ansetzen und damit in finanzielle Schwierigkeiten geraten, da sie ihre laufenden Kosten nicht decken können. Wichtig ist also, dass Sie vorab genau kalkulieren, welche Ausgaben Sie haben, um nicht in diese Falle zu tappen. Natürlich dürfen Sie Ihren Stundensatz auch nicht zu hoch ansetzen, schließlich müssen Sie sich erst auf dem Markt etablieren. Kein Kunde wird sich bereit erklären, mehr zu zahlen, wenn er Ihre Arbeit und Ihren Wert nicht kennt.
Die Festlegung Ihres Honorars ist ein dynamischer Prozess. Haben Sie bereits einen festen Kundenstamm zufrieden gestellt und sich bewiesen, können Sie Ihren Stundenlohn anheben, um mittelfristig Gewinn zu erzielen und diesen kontinuierlich zu steigern.
Es gibt bestimmte Angaben, die gemäß § 14 UStG auf einer Rechnung stehen müssen, und das unabhängig davon, ob diese schriftlich oder elektronisch versandt wird.
Vollständiger Name sowie Anschrift des Absenders (Sie) und des Empfängers (Ihr Kunde)
Ihre Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Datum der Rechnungserstellung
Rechnungsnummer
Umfang und Art der erbrachten Leistung
Zeitpunkt der Leistungserbringung
Rechnungsbetrag
Etwaige Rabatte oder Skonti
Als selbstständiger ITler müssen Sie sich frühzeitig um die passende Absicherung kümmern, um Ihre berufliche Existenz zu schützen. Fehler in der IT-Branche können schnell teuer werden. Hier sind einige typische Risiken:
Datenverlust: Unachtsamkeit oder technische Fehler können zum Verlust sensibler Kundendaten führen.
Hardwareschäden: Beschädigungen an fremdem Eigentum, etwa bei der Installation oder Wartung, können hohe Kosten verursachen.
Programmierungsfehler: Ein Fehler im Code kann finanzielle Verluste für Ihre Kunden bedeuten.
Warum eine IT-Haftpflichtversicherung unverzichtbar ist
Falls Sie als IT-Freelancer Schäden verursachen, haften Sie in der Regel mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Eine IT-Haftpflichtversicherung schützt Sie vor diesen finanziellen Risiken und übernimmt die Kosten für berechtigte Schadenersatzansprüche. Dazu gehören:
Schäden an IT-Systemen und Hardware
Verluste von Kundendaten
Falsche Beratung oder Programmierfehler
Darüber hinaus wehrt die IT-Haftpflicht unberechtigte Forderungen ab und unterstützt Sie im Ernstfall auch vor Gericht.
So finden Sie die passende Absicherung Die passende IT-Haftpflichtversicherung und weitere Versicherungen für IT-Unternehmen finden Sie bei uns. Nutzen Sie einfach unseren Versicherungsvergleich, um passende Tarife führender Versicherer zu finden. Existenzgründer in der IT-Branche profitieren oft von einem Gründerrabatt von bis zu 25 %.
Auch wenn die Nachfrage an IT-Experten ungebrochen hoch ist, Projekte und Kunden werden Ihnen nicht von selbst zufliegen. Gerade deshalb sehen knapp Zweidrittel aller IT-Freelancer die Projektakquise als größte Herausforderung der Selbstständigkeit (Freelancer-Kompass 2020). Folgende Möglichkeiten gibt es, Aufträge an Land zu ziehen:
Vermittlerportale
Analog zu den Jobportalen für Arbeitnehmer gibt es sogenannte Vermittlerbörsen für Selbstständige. In der Regel sind die Basisprofile auf diesen Portalen kostenlos. Wenn Sie bestimmte Zusatzangebote und damit die unter Umständen auch besseren Chancen auf dem Projektmarkt nutzen möchten, können Sie zu Premium-Mitgliedschaften upgraden.
Folgende Plattformen sind auf die Vermittlung von IT-Projekten spezialisiert:
Extrem wichtig zur Auftragsgewinnung ist das persönliche Netzwerk. Gemäß einer Studie der COMPUTERWOCHE wird beinahe die Hälfte aller Projekte durch persönliche Kontakte vergeben (41 Prozent). Das bedeutet für Sie, dass es zu Ihren laufenden Aufgaben gehören wird, dieses Netzwerk zu pflegen und ständig zu erweitern. Nutzen Sie dazu Fachmessen wie beispielsweise die CeBit, besuchen Sie Vorträge und halten Sie vielleicht auch selbst den ein oder anderen Vortrag zu Ihrem Spezialthema. So können Sie sich als Experte einen Namen machen.
Fachliche Leistung
Natürlich ist vor allem Ihr fachliches Können entscheidend für Ihren Erfolg, jedoch sollten Sie die Notwendigkeit von sozialen Kompetenzen und sogenannten Kommunikations-Skills nicht unterschätzen. Nur wenn Sie auf allen Ebenen punkten, wird man Ihre Dienste in Anspruch nehmen.
Um langfristig erfolgreich zu sein, ist es für Sie als IT-Spezialist natürlich von großer Bedeutung, sich ständig fortzubilden, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Die Entwicklung in dieser Branche ist rasant und niemand möchte jemanden beauftragen, der sich mit den neuesten Trends und Programmen nicht auskennt. Ein weiterer Bonus: Sollten Sie Weiterbildungsseminare besuchen, können Sie auch dort Ihr persönliches Netzwerk ausbauen.
