Itler am Laptop

Selbstständig als ITler: So gründen Sie erfolgreich Ihre eigene IT-Firma

Laut der IT-Freiberufler-Studie 2017 der COMPUTERWOCHE ist die Nachfrage nach IT-Freelancern ungebrochen. Entsprechend groß sind die Erfolgs- und Verdienstchancen. Dem Freelancer-Kompass 2017 der Projektplattform Freelancermap.de zufolge beträgt der durchschnittliche Stundenlohn eines Selbstständigen in der IT-Branche rund 87 Euro – Tendenz steigend! Wenn Sie vorhaben sich in der IT-Experte selbstständig zu machen, möchten wir Ihnen mit den folgenden Informationen helfen, sich optimal auf Ihre Selbstständigkeit vorzubereiten.

IT-Experte möchte sich selbstständig machen

1. Die ersten Schritte vor der Gründung

Wenn Sie überlegen, sich im IT-Bereich selbstständig zu machen, sollten Sie als Erstes überlegen, ob eine selbstständige beziehungsweise freiberufliche Tätigkeit überhaupt das Richtige für Sie ist. Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele Vorteile mit sich. So können Sie Ihre Arbeitszeit selbst einteilen, haben die Möglichkeit, deutlich mehr zu verdienen und können selbst bestimmen, welche Projekte Sie übernehmen möchten. Das klingt zunächst sehr verlockend. Sie sollten aber beachten, dass die gewonnene Freiheit auch mit neuen Herausforderungen und Pflichten einhergeht. Auch müssen Sie sich die Frage stellen, ob Sie die entsprechenden Voraussetzungen für eine Selbstständigkeit mitbringen. 

  • Sind Sie ein Unternehmertyp? 
  • Sind Sie bereit, selbst und ständig für Ihr Business einzustehen?
  • Sind Sie bereit, finanzielle Risiken einzugehen? 
  • Verfügen Sie über betriebswirtschaftliches Know-how und genügend Erfahrungen in Ihrem Bereich?
  • Sind Sie in der Branche gut vernetzt? 

Mitunter bringen Sie diese Voraussetzungen direkt nach einer Ausbildung oder nach einem Studium noch nicht mit. Daher raten Experten, zunächst in einem Angestelltenverhältnis Erfahrungen zu sammeln. Laut einer Studie des Personaldienstleister GULP wagen dennoch 16% aller IT-Selbstständigen direkt nach dem Studium den Schritt in die Selbstständigkeit.

Darüber hinaus ist entscheidend, wie groß die Nachfrage am Markt ist. Daher empfehlen wir Ihnen in jedem Fall, sich zunächst zu informieren, wie die aktuelle Auftragslage in Bezug auf die Fähigkeiten ist, die Sie anbieten können. Hier lohnt sich ein Blick in die Vermittlungsbörsen für IT Freiberufler wie etengo.de oder gulp.de. Anschließend sollten Sie sich eingehend beraten lassen, beispielsweise bei der Agentur für Arbeit.

Tipp von Finanzchef24 in Grün

Eine Liste mit Adressen finden Sie auf unserer Website: Beratungsstellen für Existenzgründer [PDF|241 KB].

Ist ein Businessplan für IT-Freelancer notwendig?

Vordergründig dient der Businessplan dazu, Investoren von der eigenen Geschäftsidee zu überzeugen. Er ist folglich ein Instrument der Kapitalbeschaffung. Zwar benötigen Selbstständige im IT-Bereich in der Regel deutlich weniger Startkapital als andere Gründer, dennoch empfehlen wir Ihnen, einen Businessplan zu erstellen. Denn: Er dienst als Planungsgrundlage – sowohl vor, während, als auch nach der Gründung. Im Businessplan erläutern Sie Ihr Vorhaben und definieren Ihre Ziele. So haben Sie alles im Blick und zudem ein schriftliches Überzeugungsinstrument für potenzielle Lieferanten, Vertriebspartner und Kunden. Außerdem können Sie anhand des Geschäftsplans prüfen, ob Sie wirtschaftlich arbeiten und Ihre gesteckten Ziele erreichen.

2. Gründungsformalitäten im IT-Bereich

Zunächst sollten Sie entscheiden, ob Sie sich als Freiberufler oder als Gewerbetreibender selbstständig machen möchten. Ein wesentlicher Unterschied ist, dass Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen müssen, Gewerbetreibende hingegen schon. Nachfolgend erklären wir Ihnen weitere Unterschiede, die es bei der Wahl zu beachten gilt.

2.1. Als Freiberufler in der IT-Branche selbstständig machen

Der Gewerbesteuer zu entgehen, klingt zunächst verlockend. Um jedoch als IT-Freiberufler zu gelten, müssen Sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Denn eine freiberufliche Tätigkeit in der IT zählt nicht zu den sogenannten Katalogberufen gemäß § 18 Einkommensteuergesetz (EStG), die automatisch den Freiberufler-Status erhalten. 

Dennoch haben Sie die Möglichkeit, als katalogähnlicher Beruf eingeordnet zu werden. Das bedeutet, dass eine Artverwandtschaft zu einem der gelisteten Berufe besteht. Eine Artverwandtschaft kann dann hergestellt werden, wenn Ihre berufliche Tätigkeit sowohl hinsichtlich der Ausbildung als auch inhaltlich in wesentlichen Punkten mit dem entsprechenden Katalogberuf vergleichbar ist.

Als Informatiker werden Sie zum Beispiel im Zuge der Einordnung in der Regel mit dem Ingenieursberuf verglichen. Dieser zeichnet sich gemäß der Rechtsprechung unter anderem durch die Planung, Konstruktion und Fertigung technischer Werke sowie überwachende, kontrollierende und rein beratende Tätigkeiten aus. Es genügt allerdings, wenn sich Ihr Tätigkeitsbereich als IT-Selbstständiger auf einen Kernbereich der Ingenieurtätigkeiten konzentriert.

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung rechtlich anerkannter ingenieursähnlicher Aufgaben und Tätigkeiten von IT-Freiberuflern: 

  • Entwicklung und Konstruktion von Hard- und Software
  • Entwicklung von Betriebssystemen und ihre Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden
  • rechnergestützte Steuerung, Überwachung und Optimierung industrieller Abläufe
  • Aufbau, Betreuung und Verwaltung von Firmennetzwerken und -servern
  • Anpassung vorhandener Systeme an spezielle Produktionsbedingungen und Organisationsstrukturen 
  • Bereitstellung qualifizierter Dienstleistungen, wie etwa Benutzerservice und Schulung
  • Netz- und Systemadministration
  • Beurteilung der Leistungsfähigkeit von Rechnernetzen 
  • Bewertung der Energieeffizienz bestehender Systeme
  • Beratung und Anfertigung von Entwürfen und Gutachten 

Wie funktioniert die Anmeldung Ihrer freiberuflichen IT-Tätigkeit?
Die Anmeldung als Freiberufler erfolgt bei Ihrem zuständigen Finanzamt – entweder schriftlich oder elektronisch über das ELSTER-Portal. Im Anschluss wird Ihnen Ihre Steuernummer zugeteilt. Und: Das Finanzamt entscheidet im gleichen Zug auch über Ihre Anerkennung als Freiberufler.

2.2. Als Gewerbetreibender eine IT-Firma gründen

Wenn Ihr Tätigkeitsbereich vom Finanzamt nicht als freiberuflich eingestuft wird, zählen Sie automatisch als Gewerbetreibender. Typischerweise trifft das auf Unternehmen zu, die produzierende und verarbeitende Tätigkeiten oder Vermittlerdienstleistungen wahrnehmen und Handel betreiben. Insbesondere letzteres erschwert oftmals die Anerkennung von Freiberuflern in der IT, weil IT-Dienstleister häufig auch Geräte und Technik vertreiben sowie Wartung- und Betreuungsarbeiten übernehmen.

Wie funktioniert die Anmeldung Ihres IT-Gewerbes?
Die Anmeldung Ihrer selbstständigen IT-Tätigkeit nehmen Sie beim zuständigen Gewerbeamt vor. Sie kann sowohl vor Ort, als auch online erfolgen. Das Anmeldeformular können Sie in der Regel online auf der Seite Ihrer Stadtverwaltung herunterladen. Das Gewerbeamt stellt Ihnen den Gewerbeschein aus.

Ausführlichere Informationen können Sie in unserem Wissensbereich auf der Seite: Gewerbeanmeldung nachlesen.

IT-Freiberufler versus Gewerbetreibender

Es spricht einiges dafür, sich um die Einstufung als Freiberufler zu bemühen:

  • eine Anmeldung beim Finanzamt = weniger Bürokratie
  • keine Gewerbeanmeldung = keine Gewerbesteuer abführen (Sie unterliegen zudem weder der Gewerbeordnung noch der Gewerbeaufsicht)
  • keine Kaufmannseigenschaft und kein Eintrag ins Handelsregister = keine strengen Auflagen des Handelsgesetzbuchs (HGB)
  • keine kaufmännische Buchführung und keine Bilanzpflicht = einfache Gewinnermittlung
  • kein Pflichtmitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK) = keine Mitgliedsbeiträge 

2.3. Vorsicht vor Scheinselbstständigkeit

In der Regel werden Sie als selbständiger ITler mit einem oder mehreren Unternehmen zusammenarbeiten, die Ihnen Aufträge erteilen. Gerade, wenn Sie am Anfang nur einen Auftraggeber haben, müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht in die sogenannte Scheinselbstständigkeit rutschen. Scheinselbstständig bedeutet, dass Sie aufgrund bestimmter Merkmale einem angestellten Arbeitsverhältnis zugeteilt werden können und damit unter anderem sozialversicherungspflichtig werden.

Einige wichtige Merkmale der Scheinselbstständigkeit:

  • Sie sind dauerhaft nur für einen Auftraggeber tätig.
  • Sie sind fest in die Organisationsstrukturen des Auftraggebers eingebunden (zum Beispiel durch feste Arbeitszeiten, Weisungsgebundenheit, regelmäßige Teilnahme an Firmenveranstaltungen, vorgegebene Urlaubsregelungen etc.).
  • Ihr Umsatz beläuft sich zu 5/6 aus dessen Aufträgen.

Gerade Freiberufler in der IT-Branche fallen oft unter den Verdacht der Scheinselbstständigkeit. Ist dies der Fall, werden behördliche Ermittlungen – etwa durch die Deutsche Rentenversicherung oder das Finanzamt – eingeleitet.

Folgen einer möglichen Scheinselbstständigkeit:

Werden Sie als scheinselbstständiger ITler eingestuft, ist Ihr Auftraggeber zur rückwirkenden Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge verpflichtet. Sie selbst müssen bereits erhobene Umsatzsteuern beziehungsweise eine bereits abgezogene Vorsteuer erstatten. Außerdem verlieren Sie Ihren Status der Selbstständigkeit und werden rückwirkend zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses als Angestellter Ihres Auftraggebers eingestuft. Sie müssen Ihr Gewerbe als Folge umgehend abmelden.

Hinweis von unseren Experten in Grün

Insbesondere als freiberuflicher ITler laufen Sie Gefahr, unter Verdacht der Scheinselbstständigkeit gestellt zu werden. Achten Sie also darauf, sich klar von Ihrem Auftraggeber abzugrenzen.

3. Steuern

Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender, Sie müssen gleichermaßen die Einkommenssteuer sowie die Umsatzsteuer entrichten. Nachfolgend erklären wir Ihnen kurz das Wichtigste.

Einkommenssteuer

Wenn Sie Ihre IT-Firma als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft führen, gleich, ob im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit oder eines Gewerbebetriebs, müssen Sie Einkommenssteuer auf Ihre erzielten Gewinne abführen. 

Ihre Einkommenssteuer leisten Sie über eine vierteljährliche Vorauszahlung. Der Steuersatz kann jedoch nicht pauschal angegeben werden. Denn mit steigenden Gewinnen erhöht sich auch Ihre Steuerbelastung. Man spricht hier von einem sogenannten progressiven Steuersatz. Mithilfe diverser Online-Tools, beispielsweise dem Lohn- und Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen, können Sie sich Ihre individuelle Steuerbelastung ausrechnen lassen.

Bei Abweichungen von Ihren geleisteten Vorauszahlungen werden vom Finanzamt entsprechende Nachzahlungen gefordert. Deshalb sollten Sie sich um eine möglichst korrekte Einschätzung Ihrer Gewinne bemühen, damit Sie nicht nachträglich in finanzielle Schwierigkeiten geraten. 

Eine Ausnahme bilden Kapitalgesellschaften: Kapitalgesellschaften müssen auf Ihren Ertrag statt der Einkommenssteuer eine Körperschaftssteuer entrichten. Seit der Unternehmenssteuerreform 2008 beträgt der Steuersatz hierfür einheitlich 15 Prozent. Zusätzlich wird der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 Prozent erhoben.

Hinweis von unseren Experten in Grün

Ausführliche Informationen stellen wir Ihnen auf unserer Themenseite zur Einkommensteuer für Existenzgründer zur Verfügung.

Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung

Als Selbstständiger erheben Sie in der Regel eine Umsatzsteuer auf die Umsätze durch den Verkauf von Waren beziehungsweise die Erbringung von Dienstleistungen. In der IT-Branche müssen Sie den vollen Steuersatz von 19 Prozent anwenden, da der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent nur für bestimmte Produkte, beispielsweise Bücher oder Lebensmittel, gilt.

Die Umsatzsteuererhebung verpflichtet Sie auch zur regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung. Die Häufigkeit ist abhängig von der Höhe Ihrer zu entrichtenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr und hat entweder monatlich oder quartalsweise zu erfolgen. Die Voranmeldung wird zudem ausschließlich auf elektronischem Wege an Ihr zuständiges Finanzamt übermittelt (§ 18 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)). Achtung: Als Gründer müssen Sie in den ersten beiden Jahren Ihrer Selbstständigkeit ausnahmslos die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Ab dem dritten Jahr gilt dann die allgemeine Regelung.

Als Selbstständiger in der IT-Branche sind Sie zur Abgabe einer Einkommenssteuer- sowie einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Diese müssen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Dafür können Sie das Angebot des ELSTER-Portals oder jede andere Steuersoftware verwenden.

Tipp von Finanzchef24 in Grün

Relevantes zur Steuerpflicht können Sie auf unserer Kurzübersicht für Existenzgründer nachlesen.

4. Finanzen

Die Finanzen sind ein leidiges Thema – für jeden Selbstständigen. Dennoch dürfen sie nicht ignoriert werden, egal in welcher Phase der Gründung Sie sich gerade befinden. Nachfolgend haben wir einige wichtige Punkte für Sie zusammengetragen.

4.1. Förderung beantragen

Als IT-Freelancer benötigen Sie in der Regel weniger Startkapital als andere Existenzgründer. Dennoch: ganz kostenfrei ist der Schritt in die Selbstständigkeit nicht. Nutzen Sie also diverse staatliche und private Fördermittel, um Ihren Einstieg ins Unternehmertum zu erleichtern. Neben der allgemeinen Existenzgründerförderung gibt es auch Initiativen, die speziell Gründungen in der IT-Branche unterstützen, wie beispielsweise High Tech Gründerfonds, oder Bayern Kapital. Diese leisten nicht nur finanzielle Starthilfe, sondern stellen Ihnen unter anderem Mentoren an die Hand und helfen Ihnen, Ihr Netzwerk auszubauen.

4.2. Honorar festlegen

Was dem Einzelhändler der Preis für seine Waren ist, ist für Sie als IT-Dienstleister Ihr Honorar. Oft machen Jungunternehmer den Fehler, dass Sie dieses zu niedrig ansetzen und damit in finanzielle Schwierigkeiten geraten, da sie ihre laufenden Kosten nicht decken können. Wichtig ist also, dass Sie vorab genau kalkulieren, welche Ausgaben Sie haben, um nicht in diese Falle zu tappen. Natürlich dürfen Sie Ihren Stundensatz auch nicht zu hoch ansetzen, schließlich müssen Sie sich erst auf dem Markt etablieren. Kein Kunde wird sich bereit erklären, mehr zu zahlen, wenn er Ihre Arbeit und Ihren Wert nicht kennt.

Die Festlegung Ihres Honorars ist ein dynamischer Prozess. Haben Sie bereits einen festen Kundenstamm zufrieden gestellt und sich bewiesen, können Sie Ihren Stundenlohn anheben, um mittelfristig Gewinn zu erzielen und diesen kontinuierlich zu steigern. 

Gut zu wissen: Der durchschnittlicher Stundensatz von IT-Freelancern im Jahr 2017 belief sich auf 87,36 Euro (Freelancer-Kompass 2017).

Tipp von Finanzchef24 in Grün

Im Internet gibt es diverse Stundenlohn-Rechner, mithilfe derer Sie erste Kalkulationen durchführen können.

4.3. Rechnung stellen

Es gibt bestimmte Angaben, die gemäß § 14 UStG auf einer Rechnung stehen müssen, und das unabhängig davon, ob diese schriftlich oder elektronisch versandt wird.

  • Vollständiger Name sowie Anschrift des Absenders (Sie) und des Empfängers (Ihr Kunde)
  • Ihre Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Datum der Rechnungserstellung
  • Rechnungsnummer
  • Umfang und Art der erbrachten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Rechnungsbetrag
  • Etwaige Rabatte oder Skonti
Tipp von Finanzchef24 in Grün

Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage und lassen Sie diese von einem Steuerberater prüfen. So können Sie Fehler vorab ausmerzen und vermeiden Probleme mit dem Finanzamt.

4.4. Buchführung machen

Wenn Sie eine IT-Firma gründen oder als Freiberufler in der IT-Branche arbeiten, sind Sie zur Buchführung verpflichtet – je nach Status zur doppelten Buchführung oder zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie haben die Möglichkeit, diese Aufgabe selbst zu übernehmen oder jemanden zu beauftragen, zum Beispiel Ihren Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro. 

Aus Kostengründen entscheiden sich viele Jungunternehmer dafür, dies selbst zu übernehmen. Um Sie als Gründer zu unterstützen, haben wir die Antworten auf wichtige Fragen auf unserer Seite zum Thema Buchführung für Gründer bereitgestellt.

5. Tipps zur Kunden-/Projektgewinnung

Auch wenn die Nachfrage an IT-Experten ungebrochen hoch ist, Projekte und Kunden werden Ihnen nicht von selbst zufliegen. Gerade deshalb sehen knapp Zweidrittel aller IT-Freelancer die Projektakquise als größte Herausforderung der Selbstständigkeit (Freelancer-Kompass 2017). Folgende Möglichkeiten gibt es, Aufträge an Land zu ziehen: 

Vermittlerportale
Analog zu den Jobportalen für Arbeitnehmer gibt es sogenannte Vermittlerbörsen für Selbstständige. In der Regel sind die Basisprofile auf diesen Portalen kostenlos. Wenn Sie bestimmte Zusatzangebote und damit die unter Umständen auch besseren Chancen auf dem Projektmarkt nutzen möchten, können Sie zu Premium-Mitgliedschaften upgraden. 

Folgende Plattformen sind auf die Vermittlung von IT-Projekten spezialisiert:

Allgemeine Projektvermittlung inklusive IT:

Networking
Extrem wichtig zur Auftragsgewinnung ist das persönliche Netzwerk. Gemäß einer Studie der COMPUTERWOCHE wird beinahe die Hälfte aller Projekte durch persönliche Kontakte vergeben (41 Prozent). Das bedeutet für Sie, dass es zu Ihren laufenden Aufgaben gehören wird, dieses Netzwerk zu pflegen und ständig zu erweitern. Nutzen Sie dazu Fachmessen wie beispielsweise die CeBit, besuchen Sie Vorträge und halten Sie vielleicht auch selbst den ein oder anderen Vortrag zu Ihrem Spezialthema. So können Sie sich als Experte einen Namen machen.
 

Gut zu wissen in Grün

Natürlich ist vor allem Ihr fachliches Können entscheidend für Ihren Erfolg, jedoch sollten Sie die Notwendigkeit von sozialen Kompetenzen und sogenannten Kommunikations-Skills nicht unterschätzen. Nur wenn Sie auf allen Ebenen punkten, wird man Ihre Dienste (langfristig) in Anspruch nehmen.

Überzeugen Sie durch Ihre Leistung und sichern Sie sich Aufträge für die Zukunft. Zum einen werden ehemalige Auftraggeber Sie erneut engagieren. Zum anderen werden Sie sehr wahrscheinlich weiterempfohlen.

Um langfristig erfolgreich zu sein, ist es für Sie als IT-Spezialist natürlich von großer Bedeutung, sich ständig fortzubilden, um auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Die Entwicklung in dieser Branche ist rasant und niemand möchte jemanden beauftragen, der sich mit den neuesten Trends und Programmen nicht auskennt. Ein weiterer Bonus: Sollten Sie Weiterbildungsseminare besuchen, können Sie auch dort Ihr persönliches Netzwerk ausbauen.

6. Haftung und Absicherung

Als Selbstständiger müssen Sie sich auch um die richtige Gewerbeabsicherung kümmern. Nur so ist gewährleistet, dass Sie aufgrund etwaiger Schäden Ihre berufliche Existenz nicht gefährden. Datenverlust, Hardwareschaden oder Programmierungsfehler sind nur einige Risiken, die Ihnen als IT-Freelancer begegnen können. Verursachen Sie Schäden, müssen Sie haften. Mit einer entsprechenden IT-Haftpflichtversicherung bleiben Sie nicht auf den Kosten, die diese verursachen, sitzen und schützen sich vor dem finanziellen Ruin. 

Alles Wichtige zu Ihrer Absicherung können Sie auf unserer Seite Versicherungen für IT-Unternehmen nachlesen. Hier erfahren Sie, welche Gewerbeversicherungen Sie als selbstständiger ITler benötigen. Außerdem können Sie direkt in unseren Versicherungsvergleich einsteigen. Auf Basis Ihrer Angaben werden passende IT-Haftpflicht-Tarife führender Versicherer gegenübergestellt. Anhand der Ergebnisliste können Sie den Tarif wählen, der am besten auf Ihre Bedürfnisse passt und direkt online abschließen. 

Finanzchef24-Tipp in Blau

Wünschen Sie Beratung? Unsere Versicherungsexperten stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite – via via Live-Chat oder telefonisch unter der kostenlosen Rufnummer 0800 24 24 789.800 24 24 789.

7. Alles Wichtige im Überblick zum Download

Die wichtigsten Punkte zur Existenzgründung in der IT-Branche haben wir Ihnen in folgendem kostenfreien PDF zusammengestellt: Checkliste „Selbstständig in der IT-Branche“.

Autorinnen: Cynthia Henrich, Yvonne Waldner, Stand: 11.01.2018

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