Ihr Weg in die Selbstständigkeit

Ein Kleingewerbe gründen

Der eigene Chef sein – verlockend! Aber auch eine echte Herausforderung, finanziell und rechtlich. Viele Existenzgründer in Deutschland eröffnen zunächst ein Kleingewerbe, denn das ist die einfachste Art sich selbstständig zu machen. Wir verraten Ihnen, wie das funktioniert – von der Gründung bis zur Buchführung!

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1. Was ist ein Kleingewerbe?

Der Schritt in die Selbstständigkeit erfordert Mut und will gut durchdacht sein. So sollten Sie sich zum Beispiel frühzeitig darüber klar werden, welche Art von Unternehmen Sie gründen möchten. Eine beliebte Lösung bei Existenzgründern ist es, sich zunächst mit einem Kleingewerbe selbstständig zu machen. Denn Kleingewerbetreibende sind keine Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB). Sie müssen sich also nicht an die gesetzlichen Vorgaben des Handelsrechts halten. Es gelten stattdessen die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Somit entfallen auch einige Pflichten, beispielsweise die Pflicht zur Buchführung. Für ein Kleingewerbe erfolgt daher auch keine Eintragung ins Handelsregister.

Wann ist man ein Kleingewerbetreibender (Nichtkaufmann)?

Laut HBG §1 sind Sie kein Kaufmann, wenn Ihr „Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert“. Diese Definition ist allerdings nicht eindeutig. Deshalb muss Ihr Gewerbe individuell beurteilt werden. Hierfür werden nach Angaben der Handelskammer Hamburg unter anderem nachfolgende Merkmale herangezogen:

  • Höhe des Betriebsvermögens unter 100.000,- €
  • Kredithöhe unter 50.000,- €
  • Anzahl der Mitarbeiter unter 5 Personen
  • Standorte (eine Filiale bzw. Niederlassung)

Eine Unterschreitung der Werte spricht dafür, dass man die Kaufmannseigenschaft nicht erfüllt und somit Kleingewerbetreibender ist.

Welche Umsatzgrenzen gibt es?

Zudem ist bei folgenden Umsätzen pro Jahr davon auszugehen, dass es sich um keine kaufmännische Einrichtung, sondern um ein Kleingewerbe handelt:

  • Produktion: unter 300.000,- €
  • Großhandel: unter 300.000,- €
  • Einzelhandel: unter 250.000,- €
  • Dienstleistung: unter 175.000,- €
  • Handelsvertreterprovision: unter 120.000,- €
  • Speisegaststätte: unter 300.000,- €
  • Hotel: unter 250.000,- €

Wird kaufmännisches Personal eingestellt?

Entscheidend ist auch, wie anspruchs­voll Ihr Gewerbe ist. Die Handels­kammer Hamburg schreibt auf Ihrer Seite zum Thema Handelsregistereintragung dazu: „Ist kaufmännisch geschultes Personal weder erforderlich noch beschäftigt, spricht dies gegen die Kaufmanns­eigenschaft.“ Beispiele für Kleingewerbe sind Eisdielen, Kioske, kleine Gastwirtschaften oder Tante-Emma-Läden.

Welche Form von Unternehmen gründen Sie?

Ein weiterer Faktor ist die Rechtsform. Aus ihr geht hervor, ob Sie als Kleingewerbetreibender angesehen werden können oder nicht. Bei Gründung eines Kleingewerbes können Sie zwischen den beiden Rechtsformen „Einzelunternehmen“ und „GbR“ (als Personengesellschaft) wählen. Alle anderen Rechtsformen müssen in das Handelsregister eingetragen werden. Sie sind dann automatisch Kaufmann und fallen unter das Handelsrecht.

Freiwillige Eintragung in das Handelsregister

Mit Ihrem Kleingewerbe können Sie sich auch freiwillig in das Handelsregister eintragen lassen. Dies ist aber insbesondere für unerfahrene Existenzgründer unvorteilhaft, da Sie durch die Eintragung die Pflichten eines Kauf­manns erfüllen müssen. Damit einher geht dann die Buchführungs­pflicht und die Einhaltung der teils strengen Regeln des kaufmännischen Geschäftsverkehrs (zum Beispiel Vertragsschluss durch Schweigen auf ein Angebot, § 362 HGB).

Abgrenzung zur freiberuflichen Tätigkeit

Die Tätigkeit als Freiberufler ist grundsätzlich nicht gewerblich, sodass Sie folglich kein Kleingewerbe führen können. Zu den Freiberuflern zählen zum Beispiel Rechtsanwälte, Steuerberater, Ärzte und Apotheker. Eine Auflistung dieser sogenannten Katalogberufe ist in § 18 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) nachzulesen.

Abgrenzung zu gelegentlichen Verkäufen von Privatpersonen

Ob Ihre Tätigkeit in den privaten Bereich fällt oder ob Sie als Kleingewerbetreibender gelten, lässt sich danach bestimmten, ob Sie:

  • eine eigenverantwortliche unternehmerische Tätigkeit
  • mit Gewinnabsicht ausführen,
  • die nach außen auch als solche erkennbar ist und
  • dauerhaft sowie auf eigene Rechnung erfolgt.

Firmenname als Nichtkaufmann

Als Nichtkaufmann führen Sie keinen Firmennamen. Ihr Kleingewerbe läuft daher unter Ihrem Vor- und Nachnamen. Es steht Ihnen aber frei, diesen um eine zusätzliche Geschäftsbezeichnung oder einen Sachzusatz zu ergänzen – beispielsweise mit einem Hinweis auf Ihre Tätigkeit oder Branche. Diese Geschäftsbezeichnung kann auch bei einer Unternehmens­nachfolge beibehalten werden. Der aktuelle Inhaber muss unter der Geschäfts­bezeichnung aber namentlich aufgeführt werden.

2. Wer kann ein Kleingewerbe gründen?

In Deutschland gilt Gewerbefreiheit. Gemäß § 1 GewO Abs. 1 darf jeder ein Gewerbe betreiben, soweit es keine Ausnahmen oder Beschränkungen durch die Gewerbeordnung gibt. Da also keine bestimmten Voraussetzungen mitgebracht werden müssen, ist es grundsätzlich jedem möglich, ein Kleingewerbe zu eröffnen. Zudem steht es Ihnen frei, als Kleingewerbetreibender neben- oder hauptberuflich tätig zu sein. Damit eignet sich diese Form für nahezu alle Personengruppen:

  • Arbeitnehmer und Angestellte
  • Studenten
  • Hausfrauen
  • Rentner

Allerdings bestehen für bestimmte Branchen wie der Gastronomie oder dem Handwerk gesetzliche Beschränkungen bei der Gewerbefreiheit, zum Beispiel durch:

Für erlaubnispflichtige Gewerbe, wie dem Makler- oder Bewachungsgewerbe, ist zudem eine behördliche Zulassung erforderlich.

Keine Anwendung findet die Gewerbefreiheit für bestimmte Branchen wie der Fischerei und Kindererziehung (gemäß § 6 GewO).

3. Welche Vor- und Nachteile haben Kleingewerbetreibende?

Sie überlegen noch, welche Gründungsform für Sie geeignet ist? Folgende Punkte bieten Ihnen einen schnellen Überblick zum Thema Kleingewerbe:

Vorteile

  • Weniger Aufwand: Das Gründen eines Kleingewerbes geht formlos und ohne Mindeststartkapital
  • Keine Pflicht zur doppelten Buchführung und somit auch keine Erstellung eines Jahresabschlusses, die Einnahmenüberschuss­rechnung ist ausreichend
  • Die teils strengen Vorgaben des HGB müssen nicht eingehalten werden

Nachteile

  • Unbeschränkte persönliche Haftung: Wie alle Einzelunternehmen und Personen­gesellschaften haften Sie unbegrenzt mit Ihrem Privatvermögen
  • Eingeschränkte Möglichkeiten bei der Geschäftsbezeichnung: Ihr Kleingewerbe hat keinen Firmennamen, stattdessen läuft es unter Ihrem Vor- und Nachnamen und, falls gewünscht, einem Zusatz mit Hinweis auf Ihre Tätigkeit oder Branche

4. Welche Steuer- und Buchhaltungs­pflichten haben Kleingewerbe?

Bei der Existenzgründung im Kleingewerbe gelten gesonderte Richtlinien für die Steuererklärung. Da Sie nach dem Handelsrecht keine Bücher führen, erstellen Sie auch keine Bilanz. Der zu versteuernde Gewinn wird stattdessen über die Betriebseinnahmen und –ausgaben ermittelt. Für Unternehmen mit geringen Umsätzen gibt es darüber hinaus eine Sonderregel im Umsatzsteuerrecht (Kleinunternehmer­regelung), die allerdings nichts mit der Kaufmanns­eigenschaft zu tun hat.

Welche Buchführung und Einkommensteuerermittlung erfordert Ihr Kleingewerbe?

Eine gute Nachricht vorweg:

Als Kleingewerbetreibender sind Sie von der Buchführungspflicht befreit. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist ausreichend. Hier werden für Ihr Kleingewerbe die betrieblich veranlassten Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt, um Ihren zu versteuernden Gewinn zu ermitteln.

Für 2020 beträgt der Grundfreibetrag für die Einkommenssteuer 9.408 Euro (gemäß § 32a EStG). Das bedeutet, dass Sie für Ihr Kleingewerbe bis zu der Einkommensgrenze von 9.408 Euro keine Einkommenssteuer bezahlen müssen.

Formal sollten Sie Folgendes beachten:

Ab dem Veranlagungszeitraum 2017 sind Sie dazu verpflichtet, für Ihre Gewinnermittlung die standardisierte Anlage EÜR zu nutzen und über das Dienstleistungsportal ELSTER elektronisch an Ihre Finanzbehörde zu übermitteln. Das wurde im März 2017 vom Bund beschlossen. Die frühere Regelung, dass bei einem Jahresumsatz unter 17.500 Euro Ihre Gewinnermittlung formlos erfolgen kann, wird dann nur noch in Härtefällen und auf Antrag gewährt. Das Formular für die Einnahmenüberschussrechnung erhalten Sie auf der Seite von ELSTER.

Als Teil der steuerlichen Aufzeichnungspflicht gilt zudem für Kleingewerbetreibende die Aufbewahrungspflicht. Das heißt: Alle Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, müssen aufbewahrt werden. Für Rechnungen beträgt die Aufbewahrungspflicht zehn Jahre.

Detaillierte Informationen finden Sie auf den Seiten der Industrie- und Handelskammern und Handwerkskammern, beispielsweise der HK Hamburg.

Gewerbesteuerpflicht für Kleingewerbe

Die Gewerbesteuer ist für jeden Gewerbebetrieb verpflichtend! Wenn Sie als Selbstständiger ein Kleingewerbe gründen, gelten für Ihr Gewerbe keine gesonderten Vorschriften zur Ermittlung der Gewerbesteuer. Zu beachten ist aber, dass für Kleingewerbe gemäß § 11 des Gewerbesteuergesetzes (GewStG) ein Steuerfreibetrag bis 24.500 Euro gilt. Übersteigt Ihr jährlicher Ertrag diesen Wert, müssen Sie auf den entsprechenden Mehrbetrag Gewerbesteuer abführen.

Die Höhe Ihres Gewerbesteuer-Hebesatzes ist standortabhängig und online einsehbar, beispielsweise unter https://gewerbesteuer-hebesatz.de/. In jedem Falle sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Gewerbesteuererklärung zu machen.

Umsatzsteuerregelung für Kleingewerbetreibende

Im Umsatzsteuergesetz gib es keine gesonderten Regelungen für Kleingewerbetreibende. Allerdings greift die sogenannte Kleinunternehmerregelung.

Der Begriff des Klein­unternehmers ist nicht mit dem des Kleingewerbe­treibenden zu verwechseln:

Der Kleingewerbetreibende ist gemäß HGB ein Unternehmer, dessen Betrieb nicht kaufmännisch organisiert ist und somit kein Kaufmann und daher nicht buchführungspflichtig ist.

Der Kleinunternehmer ist ein Unternehmer, der, wenn er bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitet, entscheiden kann, ob er eine Umsatzsteuer erhebt und abführt. Wenn Sie sich entscheiden, keine Umsatzsteuer zu erheben, dürfen Sie jedoch auch keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.

Folgende Umsatzzahlen gilt es hierfür laut Umsatzsteuergesetz (§19 Abs. 1 UStG) einzuhalten:

  • Im Gründungsjahr darf Ihr Umsatz 22.000 Euro und
  • im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht überschreiten.

Wenn Sie diese Grenzen für Ihre Umsätze nicht überschreiten, gelten Sie mit Ihrem Kleingewerbe auch als Kleinunternehmer gemäß Umsatzsteuergesetz. Somit haben Sie die Wahl, auf die Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer zu verzichten. Sie können sich aber auch entscheiden, von der Kleinunternehmerregelung nicht Gebrauch zu machen. Die Vor- und Nachteile des Ausweisens einer Umsatzsteuer sollten sorgfältig abgewogen werden und gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater geklärt werden.

Auch wenn Sie Ihre Selbstständigkeit nicht zu Jahresbeginn aufnehmen beziehungsweise Ihre Tätigkeit nicht ganzjährig ausüben, müssen Sie Ihre Umsätze dennoch auf einen Jahresgesamtumsatz hochrechnen. Das gilt für Existenzgründer und etablierte Kleingewerbetreibende gleichermaßen. Aber: Die Überschreitung dieser Umsatzkennzahlen hat lediglich Einfluss auf Ihre Unternehmensbesteuerung. Die Anerkennung als Kleingewerbe ist davon unabhängig.

Im Umkehrschluss gilt für Kleingewerbetreibende Umsatzsteuerpflicht, wenn sie umsatzsteuerpflichte Leistungen erbringen und einen höheren Jahresumsatz als 22.000 Euro im Vorjahr beziehungsweise 50.000 Euro im aktuellen Jahr erwirtschaftet haben.

Hier greift dann die Regelbesteuerung von 19 Prozent beziehungsweise der ermäßigte Steuersatz (für Lebensmittel und Bücher unter anderem) in Höhe von 7 Prozent. Die Umsatzsteuer wird von Ihren Kunden bezahlt. Sie haben aber die Pflicht, die Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen - mittels Umsatzsteuervoranmeldung. In den ersten beiden Geschäftsjahren hat diese noch monatlich zu erfolgen. In Abhängigkeit von der Höhe Ihrer Steuerzahllast kann sich ab dem dritten Jahr der Voranmeldezeitraum ändern oder die Verpflichtung zur Voranmeldung sogar ganz entfallen. Fazit: In der Praxis bringt die Umsatzsteuerpflicht daher vielmehr eine bürokratische als eine finanzielle Belastung.

Aktivitäten im Ausland

Sind Sie auch im Ausland aktiv? Wenn Sie Waren und Dienstleistungen im Ausland vertreiben, benötigen Sie hierfür eine Umsatzsteuer-Identifikations­nummer. Diese können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

5. Besteht Sozialversicherungs­pflicht für Kleingewerbetreibende?

Wenn Sie ein Kleingewerbe gründen, ist Ihre selbstständige Tätigkeit häufig nicht sozialversicherungspflichtig, gleich ob Sie neben- oder hauptberuflich tätig sind. Ausnahmen bestehen jedoch, wenn Sie:

  • überwiegend für einen Auftraggeber tätig sind
  • einer rentenversicherungs­pflichtigen Berufsgruppe angehören, beispielsweise dem Handwerk

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie außerdem verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter (den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) an die Krankenkasse zu zahlen.

Arbeitslosenversicherung

Für Selbstständige gilt bis dato keine Versicherungspflicht für die Arbeitslosenversicherung. Dies schließt auch Ihre Selbstständigkeit mit einem Kleingewerbe ein. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie sich jedoch freiwillig in der Arbeitslosen­versicherung versichern lassen. Somit haben Sie einen Anspruch auf Arbeitslosengeld, falls Sie Ihre Selbstständigkeit aufgeben müssen. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des BMWi zur Arbeitslosenversicherung.

Unfallversicherung

Als Kleingewerbetreibender sind Sie wie alle Unternehmer laut SGB verpflichtet, sich bei der Berufsgenossenschaft bis spätestens eine Woche nach der Gründung für Ihre jeweilige Branche anzumelden! Die Berufsgenossenschaft ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und leistet bei Arbeits- und Wegeunfällen. Somit springt die Berufsgenossenschaft ein, wenn einer Ihrer Mitarbeiter in der Arbeit oder auf dem Arbeitsweg einen Unfall hat.

Aber sind Sie als Unternehmer selbst auch über die Unfallversicherung versichert? Das kommt auf Ihre Branche an: Einige Unternehmer sind kraft Gesetz (§ 2 SGB VII) versichert, beispielsweise Unternehmer im Gesundheitswesen. Und bestimmte Selbstständige sind aufgrund der Satzung Ihrer jeweiligen Berufsgenossenschaft pflichtversichert.

Erkundigen Sie sich bei der Berufsgenossenschaft, die für Ihre Branche zuständig ist, ob Sie versichert sind oder nicht. Sollten Sie nicht pflichtversichert sein, können Sie sich auch freiwillig bei der gesetzlichen Unfallversicherung versichern lassen. Dies ist in den meisten Fällen zu empfehlen, da die Beiträge in Anbetracht der Leistung relativ niedrig sind. Weitere Informationen finden Sie auch auf der Webseite der DGUV zur Unfallversicherung. Alternativ können Sie eine Unfallversicherung abschließen und profitieren hier von einem 24-Stunden-Schutz.

Krankenversicherung

In Deutschland gilt Krankenversicherungspflicht – auch für Selbstständige im Kleingewerbe. Waren Sie bisher Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung, steht es Ihnen auch als Kleingewerbetreibender frei, dies beizubehalten oder sich über die private Krankenversicherung zu versichern.

Rentenversicherung

Selbstständige und somit auch Kleingewerbetreibende sind häufig nicht rentenversicherungspflichtig. Eine Auflistung der Selbstständigen, für die eine Rentenversicherungspflicht besteht, finden Sie auf der Website der Deutschen Rentenversicherung oder im Sozialgesetzbuch. Sie besteht für diese Berufe auch dann, wenn Sie Ihre selbstständige Tätigkeit nur nebenberuflich ausüben.

Gehören Sie nicht zu dem Personenkreis der Rentenversicherungs­pflichtigen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, sich finanziell für das Alter abzusichern. Zunächst können Sie einen Antrag auf eine Pflichtmitgliedschaft bei der gesetzlichen Rentenversicherung stellen oder sich freiwillig bei der gesetzlichen Rentenversicherung versichern lassen. Eine Alternative zur gesetzlichen Rentenversicherung ist es, selbst finanziell für das Alter vorzusorgen, beispielsweise mit der Rürup-Rente.

Kleingewerbe mit Angestellten

Beschäftigen Sie Mitarbeiter, kommen bei Beginn eines Beschäftigungs­verhältnisses weitere Pflichten auf Sie zu. Folgendes müssen Sie bei der Meldung und Beitragszahlung der Sozialversicherungen beachten:

  • Beantragung einer Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit, damit Ihr Kleingewerbe von den Sozialversicherungsträgern identifiziert werden kann (gilt nur bei der ersten Anstellung eines Mitarbeiters)
  • Anmeldung und Abführung der Beiträge für Ihre Angestellten bei der jeweiligen Krankenkasse, die die Einzugsstelle für die Kranken- Pflege-, Renten- und Arbeitslosen­versicherung ist
  • Anmeldung von geringfügig Beschäftigten bei der Minijob-Zentrale, nicht bei der Krankenkasse (die Minijob-Zentrale ist auch die Einzugsstelle für die Abgaben, weitere Informationen finden Sie auf der Website der Minijob-Zentrale)
  • Anmeldung und Abführung der Beiträge aller Beschäftigten für die gesetzliche Unfallversicherung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft

6. Von der Gründung bis zur Anmeldung: Wie funktioniert's?

Die Gründung Ihres Kleingewerbes ist formlos möglich. Ganz büro­kratielos geht es dennoch nicht. Denn die Gewerbeordnung verpflichtet Sie zur Anmeldung Ihres Gewerbes (§ 14 GewO).

Die wichtigsten Fragen im Überblick:

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7. Haftung und Absicherung Ihrer Geschäftstätigkeit

Wenn Sie ein Kleingewerbe eröffnen, haften Sie persönlich mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Das gilt für Sie als Ein-Mann-Unternehmer ebenso wie als Gesellschafter einer GbR. Bei einer GbR (auch BGB-Gesellschaft) besteht eine gesamtschuldnerische Haftung für alle Mitgesellschafter, die sich zusammengeschlossen haben, um ein Kleingewerbe zu gründen. Das bedeutet: Sie haften auch für Ansprüche, die nicht Sie persönlich zu verschulden haben. Dies macht eine Absicherung Ihrer unternehmerischen und persönlichen Existenz dringend notwendig. Denn bei Schäden Dritter, die Ihr Unternehmen verursacht, können Forderungen in Millionenhöhe an Sie gerichtet werden.

Unverzichtbar für jeden Selbstständigen ist die Absicherung von Personen- und Sachschäden Dritter. Diese deckt eine Betriebshaftpflichtversicherung für Kleingewerbe ab und leistet finanzielle Entschädigung – auch für Schmerzensgeldforderungen und Behandlungskosten. Darüber hinaus werden unberechtigte Forderungen abgewehrt – notfalls gerichtlich. Im kostenlosen Online-Rechner von Finanzchef24 können Sie bequem von zu Hause aus Tarife unterschiedlicher Versicherer miteinander vergleichen und direkt online abschließen. Außerdem erhalten Neugründer bei einigen Versicherern bis zu 50 Prozent Nachlass auf Ihren Versicherungsbeitrag.

Anja Hellmund & Yvonne Waldner, Stand: 14.02.2020