Buchhalter beim Sichten der Ordner

Buchhaltung: Auslagern oder selbst machen als Gründer?

Eine Unternehmensgründung erfordert die strukturierte Organisation und Steuerung zahlreicher Aufgaben. Neben dem Businessplan und der Klärung der Unternehmensfinanzierung müssen Sie sich auch rechtzeitig mit der Frage beschäftigen, wer sich um Ihre Buchhaltung kümmern soll. Denn eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist unerlässlich für Sie. Hier stehen Sie vor der Wahl, diese intern oder extern durchzuführen. Doch ist das Outsourcen dieses Bereichs überhaupt eine sinnvolle Option für Gründer?

Mann sitzt vor einem PC und benutzt einen Taschenrechner

1. Buchhaltung: essenziell für Ihr Unternehmen

Wenn Sie selbstständig sind, müssen Sie alle Ausgaben und Einnahmen festhalten, um diesbezüglich stets Auskunft geben zu können. Dazu ist jeder Selbstständige per Gesetz verpflichtet – egal, wie hoch die Einnahmen sind oder wie groß das Unternehmen ist. Diese Pflicht besteht insbesondere aufgrund der Besteuerung des Einkommens. Doch trotz Verpflichtung ist auch für Sie als Unternehmer eine korrekte und gründliche Buchführung essenziell, um den Überblick über die Finanzen und Geschäfte zu behalten. Auch für die Investitions- und Liquiditätsplanung ist ordnungsgemäße Buchhaltung notwendig. Nur, wenn Sie Ihre genaue finanzielle Situation kennen, können Sie vernünftige Entscheidungen treffen, zum Beispiel hinsichtlich Investitionen.

2. Intern oder extern: Optionen für Gründer

Bereits bei der Planung Ihrer Gründung sollten Sie festlegen, wen Sie beauftragen, Ihre Buchhaltung zu erledigen. Wichtig ist, dass Ihre Bücher immer auf dem neuesten Stand sind. Es dürfen unter keinen Umständen Belege verloren gehen. Zudem sollten Sie nicht den Überblick über Ihre Buchhaltung verlieren. Deshalb stellt sich die Frage, ob Sie Ihre Bücher selbst führen wollen oder diese Tätigkeit besser einem Fachmann überlassen. Folgende Möglichkeiten gibt es für Jungunternehmer:

2.1. Die Buchhaltung selbst durchführen

Vor allem Start-ups bevorzugen es aus finanziellen Gründen, sich selbst um die Führung der Bücher zu kümmern. Dies bedeutet zwar einen nicht zu unterschätzenden Mehraufwand für Sie, auch wenn die Buchführung noch nicht so umfangreich ist wie bei einem eingesessenen Betrieb. Für Ihr Unternehmen rentiert sich diese Lösung aber oftmals aus Kostensicht. Außerdem behalten Sie so den Überblick über die Finanzen des Betriebes. Weiterhin bauen Sie auf diesem Wege Ihr Fachwissen auf und müssen sich dadurch nicht blind auf einen Spezialisten verlassen. Um sich die komplexe Arbeit zu erleichtern, können Sie auf eine Software-Lösung zurückgreifen, mit der Sie schnell, einfach und effizient Ihre Bücher führen können. Das bietet Ihnen den großen Vorteil, dass die Daten ausschließlich bei Ihnen liegen und Sie jederzeit auf diese zugreifen können. So müssen Sie nicht warten, bis Ihnen Ihr Dienstleistungsunternehmen die Auswertungen zukommen lässt. 

Buchhaltungs-Software

Es gibt verschiedenste Anbieter, die Ihnen entsprechende Computerprogramme anbieten. In der Regel unterstützen diese Sie sowohl bei der einfachen Einkommen-Überschuss-Rechnung als auch bei der doppelten Buchführung. Auch Bilanzen lassen sich erstellen. Darüber hinaus können Sie beispielsweise Rechnungen sowie Mahnungen erstellen und verwalten. Ein gutes Programm prüft außerdem alle Eingaben und weißt Sie auf fehlende Daten oder fehlerhafte Eingaben hin. Regelmäßige Updates gewährleisten, dass die Programme stets auf dem neuesten Stand sind. Unterschiede zeigen sich in der Anwenderfreundlichkeit. Einige Programme sind optimal für Anfänger geeignet. Andere wiederum setzen voraus, dass Sie sich zumindest rudimentär mit Buchhaltung auskennen. Häufig werden die Programme als Basismodul angeboten und können ja nach Ihrem Bedarf entsprechend um Zusatzmodule erweitert werden.

Kosten: In der Regel können Sie die Software für einen Festbetrag kaufen. Basispakete für Selbstständige sind ab rund 80 Euro erhältlich. Inzwischen ist es aber bei den meisten Anbietern auch möglich, die Programme zu mieten. Für die Nutzung werden dann monatliche Zahlungen fällig. Die Preise variieren je nach Anbieter sowie Umfang des Angebots und beginnen ab rund 10 Euro pro Monat. 

Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an empfehlenswerten Software-Tools: 

Finanzchef24-Tipp in Blau

Wenn Sie die Programme zunächst erst einmal testen möchten, bevor Sie sich für eins entscheiden, können Sie bei den meisten Anbietern eine kostenfreie Testversion anfordern.

Online-Tools

In Zeiten, in denen alles online erfolgt, dürfen natürlich auch im Bereich der Buchhaltung sogenannte Cloud-Lösungen nicht fehlen. Gerade als Existenzgründer, Kleinunternehmer oder Freiberufler sind diese Angebote empfehlenswert. Die Kosten für Cloud-Lösungen sind wesentlich niedriger und ein Zugriff ist von jedem Rechner, Tablet oder Smartphone möglich. Auch werden die Daten automatisch in der Cloud gespeichert. Aus Datenschutzgründen ist es hier jedoch wichtig, nur Programme zertifizierter Anbieter zu nutzen.

Folgende Online-Tools zur Buchführung sind unter anderem zu empfehlen:

2.2. Die Buchhaltung auslagern

Als Existenzgründer haben Sie zudem die Möglichkeit, den Bereich Buchhaltung outzusourcen.

Gut zu wissen in Blau

Exkurs: Was bedeutet „Outsourcing“?
Der Begriff „Outsourcing“ stammt aus dem Englischen und ist eine Zusammensetzung der Begriffe outside, resource und using. Damit ist die Nutzung von externen Quellen beziehungsweise Ressourcen gemeint. Folglich besteht für Unternehmen die Option, gewisse Aufgaben oder Teilbereiche auszulagern. Diese übernehmen dann Drittunternehmen.

2.2.1. Einen Steuerberater beauftragen

Wenn Sie einen Steuerberater beauftragen, Ihre Bücher zu führen, kann er nicht nur die komplette Buchführung für Sie erledigen. Der Steuerberater ist auch befugt, die zusammenfassende Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und den Jahresabschluss zu tätigen. Bei ersterem handelt es sich um einen Steuerbefreiungstatbestand, der im Umsatzsteuerrecht festgehalten ist. Folglich muss bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU keine Umsatzsteuer im Staat des Anbieters gezahlt werden. Diese wird im Erwerberstaat erhoben. Darauf muss der liefernde Unternehmer seinen Kunden hinweisen und diese Tatsache auch in der Buchführung dokumentieren. Außerdem ist es Ihre Aufgabe, sich um die Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelegen und Eigenbelegen zu kümmern. Weiterhin kann der Fachmann auch Ihre private Einkommenssteuererklärung übernehmen. 

Haben Sie sich entschieden, einen Steuerberater mit der Erledigung Ihrer Buchhaltung zu beauftragen, so müssen Sie nur Belege sammeln sowie sortieren. Der Steuerberater überprüft dann die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen und lässt Ihren regelmäßig Auswertungen über Entwicklungen und Zahlen zukommen und setzt Sie rechtzeitig über Einreichungstermine in Kenntnis.

2.2.2. Ein Buchhaltungsbüro beauftragen

Ein Buchhaltungsbüro darf seine Kunden gemäß §5 Steuerberatungsgesetz (StBerG) nicht in steuerlicher Hinsicht beraten. Es ist jedoch dazu legitimiert, Ihre Buchhaltung zu übernehmen. Dabei kontrolliert und dokumentiert Ihr zuständiger Buchhalter alle Geschäftsvorfälle. Der Unterschied zwischen einem Steuerberater und einem Buchhaltungsbüro liegt hauptsächlich darin, dass letzteres nicht dazu befähigt ist, den Jahresabschluss  - sprich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnungen – zu machen. Erledigt das Buchhaltungsbüro Ihren Jahresabschluss, muss dieser zusätzlich von einem Revisor überprüft werden. 

2.2.3. Vor- und Nachteile der verschiedenen Möglichkeiten

In folgender Tabelle erhalten Sie einen Überblick über die Vor- und Nachteile der einzelnen Möglichkeiten:

 VorteileNachteile
Buchführung selbst erledigen
  • Geringerer Kostenaufwand (i.d.R.)
  • Voller Finanzüberblick
  • Aufbau von internem Fachwissen
  • 24h Zugriff auf Daten
  • Interner Mehraufwand
  • Zeit- und Kostenaufwand durch Aufbau von Fachwissen
Beauftragung eines Steuerberaters
  • Interne Zeitersparnis
  • Geringerer interner Arbeitsaufwand
  • Alles aus einer Hand (Jahresabschluss z.B.)
  • Möglicherweise hohe Kosten
  • Kein permanenter Zugriff auf Daten
Beauftragung eines Buchhaltungsbüros
  • Interne Zeitersparnis
  • Geringerer interner Arbeitsaufwand
  • Geringerer Kostenaufwand als für einen Steuerberater (i.d.R.)
  • Möglicherweise hohe Kosten
  • Kein permanenter Zugriff auf Daten
  • Steuerberater zusätzlich nötig (bei Jahresabschluss z.B.)

Tipp: Wollen Sie Kosten sparen und Ihre Buchhaltung selbst übernehmen? Sie sind sich jedoch nicht sicher, ob Sie sich zutrauen, Ihre Buchhaltung mit Hilfe einer speziellen Software selbst zu erledigen? Dann wenden Sie sich an den Support des jeweiligen Anbieters, zum Beispiel an das Service-Portal von lexoffice. Hier erhalten Sie eine ausführliche Produktberatung sowie Tools, Vorlagen und Fachwissen. Dies kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie sich selbst um die Buchhaltung kümmern oder einen Fachmann beauftragen. 

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Autor: Maximilian Fischer, Stand 18.01.2018

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