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Grünes Billboard mit Unternehmerin und Betriebsprüfer im Hintergrund

So einfach meistern Sie die Betriebsprüfung als Gründer

Gerade zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit ist es schwer, Ihre Einnahmen und Ausgaben der ersten Geschäftsjahre realistisch zu schätzen. Stellt sich heraus, dass Sie sich in Ihrer Umsatzsteuer­voranmeldung verkalkuliert haben, wird das Finanzamt womöglich auf Ihr Start-up aufmerksam und ordnet eine Betriebsprüfung an. Auch in späteren Unternehmensphasen kann jederzeit eine Betriebsprüfung auf Sie zukommen. Bereiten Sie sich daher frühzeitig darauf vor! Wir informieren Sie ausführlich und geben Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie der Prüfung gelassen entgegensehen können.

Autorin: Cynthia Henrich, Stand: 06.05.2016

Unternehmer untererzeichnet Rechnung

Was ist eine Betriebsprüfung?

Im Zuge der Betriebsprüfung – auch Außenprüfung genannt – kontrolliert Ihr zuständiges Finanzamt die Betriebseinnahmen und -ausgaben Ihres Jungunternehmens sowie die erklärten Gewinne aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Damit soll festgestellt werden, ob Ihre Angaben bei der Steuererklärung richtig waren und Sie nicht zu wenige oder zu viele Steuern bezahlt haben. Gesetzlich ist die Betriebsprüfung in § 194 der Abgabenordnung verankert.

Im Jahr 2014 wurden laut einem Bericht des Bundesfinanzministeriums 192.741 Betriebe geprüft. Darunter fielen 97.506 Klein- und Kleinstbetriebe, die insgesamt rund 1,7 Milliarden Euro zurückzahlen mussten.

Gründe für die Betriebsprüfung

Gerade bei kleinen Unternehmen wird eine Betriebsprüfung in der Regel nur durchgeführt, wenn folgende Szenarien aufkommen:

  • die Steuererklärung enthält Ungereimtheiten
  • unübersichtliche Verhältnisse, wie etwa mehrere Umstrukturierungen in einem kürzeren Zeitraum oder plötzliche Änderung der Rechtsform
  • stark schwankende Gewinne sowie geringe Einnahmen
  • ungeklärte Einlagen
  • hohe Steuernachzahlungen nach einer vorangegangenen Betriebsprüfung

Das heißt im Umkehrschluss: Durch eine ordentliche Buchführung und eine vollständige Steuererklärung lässt sich der Besuch des Betriebsprüfers vermeiden!

Hinweis von unseren Experten in Grün

Erhalten Sie Ihren Steuerbescheid mit dem Vermerk „Unter Vorbehalt der Nachprüfung“, so deutet das darauf hin, dass eine Betriebsprüfung demnächst anstehen könnte.

Vorankündigung durch den Prüfer

Der Prüfer teilt Ihnen durch eine schriftliche Prüfungsanordnung mit, dass eine Betriebsprüfung durchgeführt wird. In diesem Schreiben kündigt er Ihnen außerdem an, welcher Steuerbereich (zum Beispiel Umsatzsteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftssteuer) und welcher Zeitraum (gewöhnlich die letzten drei Jahre) genau geprüft werden.

Es kann auch vorkommen, dass er Sie vorab telefonisch kontaktiert, um einen Termin zu vereinbaren und den Prüfungsort (in der Regel Ihre Betriebsräume) zu bestimmen. Nehmen Sie nach diesem Telefonat beziehungsweise nach Erhalt der Prüfungsanordnung umgehend Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf.

In der Zeit zwischen Telefonat und schriftlicher Prüfungsanordnung haben Sie noch die Möglichkeit, sich selbst beim Finanzamt anzuzeigen, sollten Sie bei Ihrer Steuererklärung etwas vergessen oder verschwiegen haben. Zwar müssen Sie trotzdem Ihre Steuer nachzahlen. Dafür bleiben Sie straffrei.

So bereiten Sie sich auf die Betriebsprüfung vor

Ihren Steuerberater haben Sie über die bevorstehende Betriebsprüfung informiert? Dann geht es nun daran, Ihre Unterlagen zu sortieren und auf Vollständigkeit zu prüfen. Wenn Sie Ihre Betriebsinformationen digital abspeichern beziehungsweise Ihre Buchführung digital stattfindet, sind Sie dazu verpflichtet, dem Prüfer Ihre Daten digital zur Verfügung zu stellen.

Relevante Unterlagen für die Betriebsprüfung

  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher
  • Interne Arbeitsanweisungen
  • Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Steuer relevant sind (z. B. Kassenbücher, Sachkonten)
  • Buchungsbelege

Nicht nur Ihre Daten und Unterlagen, sondern auch Ihre Betriebsstätte sollte ordentlich hergerichtet sein. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter ebenfalls auf den Prüfungstermin vor und instruieren Sie diese, keine aktuellen und wichtigen Unterlagen offen herumliegen zu lassen. Bestimmen Sie einen Ansprechpartner, der bei Fragen des Prüfers Auskunft geben darf.

Hinweis von unseren Experten in Grün

Sie sollten ein Geschäftskonto führen, um Ihre betrieblichen Finanzen von Ihren privaten zu trennen. So kommt es auch bei der Betriebsprüfung nicht zu Vermischung, sondern es werden ausschließlich Ihre betrieblichen Kontovorgänge nachvollzogen. Das spart nicht nur Ihnen Zeit, wenn Sie sich einen Überblick über Ihre Finanzen verschaffen möchten sondern Ihrem Betriebsprüfer.

Ablauf der Betriebsprüfung

Der Prüfer wird alle Unterlagen und Daten mit Sorgfalt und einer speziellen Prüfungssoftware kontrollieren. Während der Betriebsprüfung stehen Sie in der sogenannten Mitwirkungspflicht. Das bedeutet, dass Sie Ihrem Prüfer alle relevanten Unterlagen sowie bei Bedarf Ihr EDV-System zur Verfügung stellen müssen.

Außerdem sollten Sie sich kooperativ verhalten und die Fragen des Betriebsprüfers nach bestem Wissen beantworten. Bei kritischen oder schwierig zu beantwortenden Fragen des Prüfers beraten Sie sich besser kurz mit Ihrem Steuerberater – so vermeiden Sie versehentlich falsche Angaben oder unbedachte Äußerungen, die zum Problem werden können.

Schlussbesprechung

Die Schlussbesprechung dient dazu, die Feststellungen des Betriebsprüfers zu erörtern und ist grundsätzlich nach § 201 Abs. 2 der Abgabeordnung vorgeschrieben. Hier können strittige Punkte diskutiert und bestenfalls geklärt werden. Wenn der Prüfer keine Mängel feststellt oder Sie freiwillig darauf verzichten, muss das Abschlussgespräch nicht durchgeführt werden. Sollte er Kleinigkeiten zu beanstanden haben, so findet das Gespräch oftmals im Anschluss an die Betriebsprüfung statt.

Gibt es jedoch größeren Gesprächsbedarf, wird der Prüfer einen Termin an einem anderen Tag festlegen. Er ist dazu verpflichtet, Ihnen diesen mindestens eine Woche zuvor mitzuteilen, damit Sie sich ausreichend vorbereiten können. Beantragen Sie hierfür eine schriftliche Auflistung der Feststellungen und besprechen Sie diese mit Ihrem Steuerberater.

Tipp von Finanzchef24 in Grün

Wenn Sie Mängel mit dem Betriebsprüfer erörtern müssen, haben Sie dabei durchaus Verhandlungsspielraum. Nutzen Sie diesen, indem Sie sich mit Ihrem Steuerberater entsprechend vorbereiten und vorab eine Strategie festlegen. Die eigentliche Verhandlung sollten Sie Ihrem Steuerfachmann überlassen.

Prüfungsbericht der Betriebsprüfung

Im Prüfungsbericht dokumentiert der Prüfer alle Feststellungen, die er gemacht hat sowie die daraus resultierenden Änderungen Ihrer Besteuerungsgrundlagen. Sind Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden oder haben Sie in der Zwischenzeit Unterlagen gefunden, die die Feststellung des Prüfers entkräften können, können Sie gegen Ihren neuen Steuerbescheid Einspruch einlegen.

Einwendungsfrist: Sie können und sollten eine Einwendungsfrist von zwei bis vier Wochen beantragen, bevor Sie den Prüfungsbericht zugeschickt bekommen. So haben Sie ausreichend Zeit, um zu überprüfen, ob der Bericht mit den getroffenen Einigungen der Abschlussbesprechung übereinstimmt.

Gut zu wissen in Grün

In der Checkliste zum Thema Betriebsprüfung der IHK Hannover [PDF, 83,9 KB] stehen Ihnen weitere kostenlose Informationen zur Verfügung.

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