Arbeiten im Home Office – was Sie als Selbstständiger beachten müssen

Gerade am Anfang bietet sich das Home Office für Selbstständige und Gründer geradezu an. Denn Büros sind teuer und selbst Co-Working Spaces kosten insbesondere für Jungunternehmer mehr als sie für einen Arbeitsplatz ausgeben können und wollen. In München geht der Monatspreis für einen flexiblen Arbeitsplatz bei 150 Euro los. Wer immer am gleichen Platz sitzen möchte oder gar einen ganzen Raum für sich braucht, muss jedoch tiefer in die Tasche greifen. Nur logisch also, dass sich viele Selbstständige zunächst für das Arbeiten von zuhause aus entscheiden. Allerdings sollten Sie nicht an der Einrichtung für Ihr Home Office sparen. Schließlich werden Sie dort viele Stunden verbringen. Planen Sie also in jedem Fall einen eigenen Raum in Ihrer Wohnung zum Arbeiten oder zumindest eine eigene Ecke im Wohnzimmer. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einen bequemen Stuhl haben, das Licht passt und Sie sich wohl fühlen. Tipp: Einen extra Raum nur zum Arbeiten können Sie sogar von der Steuer absetzen.

Nicht jeder ist für das heimische Büro gemacht. Manch einer lässt sich zu sehr von der Umgebung ablenken, kann sich nicht auf die Arbeit konzentrieren oder sitzt jeden Tag bis spät in die Nacht vor dem Computer, weil niemand den Stecker zieht. Gehen Sie also in sich und überlegen Sie, ob Sie das wirklich können – oder ob Sie Ihren Angestellten so viel Selbstorganisation und Disziplin zutrauen. Um es Ihnen leichter zu machen, haben wir ein paar Vor- und Nachteile zum Home Office für Sie zusammengefasst.

Vorteile:

Ultimative Flexibilität. Sie entscheiden, wann Sie anfangen, ob Sie lieber am Schreibtisch oder im Garten arbeiten möchten, ob sie acht Stunden durcharbeiten oder zwischendurch noch den Haushalt erledigen, mit den Kindern spielen oder Kaffee mit dem Nachbarn trinken. Niemand schreibt Ihnen vor, was Sie wann zu tun haben (außer, eventuell, Ihr Auftragsbuch). Und, wie bereits erwähnt, sparen Sie sich die Kosten für einen Arbeitsplatz außerhalb Ihrer vier Wände.

Nachteile:

Sie sind auf sich gestellt. Das sind Sie als Selbstständiger sowieso? Rein beruflich gesehen mag das stimmen. Wenn Sie aber beispielsweise einen Schreibtisch in einem Co-Working Space haben oder öfter mal in einem ruhigen Café arbeiten, haben Sie Menschen um sich. Und auch wenn diese nicht mit Ihnen arbeiten, gerade von anderen Selbstständigen können Sie oft guten Input bekommen. Auch ist im Home Office die Trennung zwischen Berufs- und Privatleben weit schwerer zu realisieren, eben weil Sie sich zwischendurch auch mit Privatem befassen können. Zu guter Letzt sieht es für einen Kunden natürlich besser aus, wenn er in einem professionellen Umfeld begrüßt wird und sich auf dem Weg zum Gespräch nicht erst durch Ihr Wohnzimmer bewegen muss.

Vergessen Sie außerdem nicht, dass auch für die Arbeit im Home Office Regeln und Gesetze gelten – sowohl für Sie als auch für Ihre Angestellten. Die folgenden zwei Gesetze müssen Sie in jedem Fall beachten:

1. Arbeitszeitgesetz

Viele Menschen arbeiten im Home Office mehr als im Büro. Es gibt weniger Ablenkungen und das Mittagessen findet oft nebenbei am Schreibtisch statt. Es ist schwer nachzuweisen, wie lange jemand im Home Office tatsächlich arbeitet. Als Unternehmer mit Personalverantwortung müssen Sie Ihre Angestellten darauf hinweisen, die Regelarbeitszeit einzuhalten. Das gilt ebenso für Pausen und das Sonn- und Feiertagsverbot. Es kann sinnvoll sein, hierfür ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Bald wird eine genaue Zeiterfassung für Arbeitgeber ohnehin zur Pflicht.

Wie Sie als Selbstständige/r Ihre persönliche Arbeitszeit regeln, bleibt allerdings Ihnen überlassen. Das Arbeitszeitgesetz gilt lediglich für Angestellte (abgesehen von Ausnahmen beim Arbeitszeitgesetz wie zum Beispiel Gastronomie, Krankenversorgung oder Presse). Wenn Sie am liebsten Sonntagnacht arbeiten, wird Sie niemand daran hindern – Ihre Buchhalterin darf Ihnen aber nicht dabei helfen.

2. Datenschutzgesetz

Wer von Zuhause aus arbeitet, muss dafür sorgen, dass der Datenschutz zu jeder Zeit gewährleistet ist. Wer beispielsweise mit der Familie zusammenlebt, muss darauf achten, dass keinerlei Unterlagen des Kunden einsehbar sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie etwa einen ausgedruckten Auftrag auf dem Tisch liegen lassen oder Ihr Partner Ihnen bei der Arbeit am PC regelmäßig über die Schulter schaut. Hierbei ist es völlig egal, ob Sie Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Freiberufler sind. Verstoßen Sie gegen das Datenschutzgesetz und es kommt raus, kann das teuer für Sie werden. Stellen Sie also zu jeder Zeit sicher, dass sensible Daten von Kunden und Firmen für niemand Dritten einsehbar sind.

Daneben müssen Sie sich auch um das Thema Gewerbeversicherungen kümmern. Denn auch im Home Office sind Sie beispielsweise nicht davor geschützt, Fehler zu machen oder durch unglückliche Umstände Teile Ihres Inventars zu verlieren. Passiert Ihrer Angestellten im Home Office ein kleines Malheur und sie verschüttet versehentlich Kaffee über den Arbeits-Laptop, kommt dafür ebenso wie im Büro Ihre Versicherung auf, denn es gelten die Grundsätze der beschränkten Arbeitnehmerhaftung. Unterschieden wird hierbei allerdings zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit und ein (nachweisbarer) Vorsatz ist kein Versicherungsfall. Sollte ein Angestellter also böswillig etwa den Laptop fallen lassen und somit beschädigen, muss er für den Schaden aufkommen.

Für Selbstständige gilt: Ihr Home Office ist durch die Hausratversicherung geschützt, solange der Arbeitsplatz nur innerhalb der Wohnung zugänglich ist. Sollten Sie allerdings einen separaten Eingang haben, brauchen Sie eine Inhaltsversicherung.

Denken Sie auch an das Thema Unfallversicherung. Sofern Sie Angestellte haben, die im Home Office arbeiten, sind diese wie auch im Büro gesetzlich unfallversichert. Schwieriger wird es beim Thema Arbeitsweg. Denn der Unfallschutz gilt erst ab dem Moment, an dem die Haustür hinter dem Arbeitnehmer ins Schloss gefallen ist. Sollte Ihr Mitarbeiter sich also auf dem Weg vom Schreibtisch zum Kühlschrank das Bein brechen, greift nicht Ihre Unfallversicherung, sondern dessen gesetzliche Krankenversicherung.

Und wie sieht es mit der Wohnung aus? Darf diese überhaupt zum Arbeiten genutzt werden? Grundsätzlich gilt: Das Betreiben eines Gewerbes ist im Mietvertrag zumeist ausgeschlossen. Jedoch gilt das nicht für Angestellte im Home Office, die keine Kunden empfangen. Sollten Sie als Selbstständiger dies jedoch tun, klären Sie es vorher mit Ihrem Vermieter ab, um auf der sicheren Seite zu sein.

Als Selbstständige/r sollten Sie auf folgende gewerbliche Versicherungen nicht verzichten:

• Betriebshaftpflicht: Schützt Sie und Ihr Personal im Falle eines am Kunden begangenen Schadens
• Vermögenshaftpflicht: Für bestimmte Berufe, z.B. den Steuerberater, ist diese Versicherung gesetzlich vorgeschrieben
• Elektronikversicherung: Springt ein, wenn Ihr elektronisches Inventar etwa durch einen Kurzschluss Schaden nimmt
• Gewerberechtsschutz: Deckt Ihre Kosten ab, wenn Sie in einen Rechtsstreit geraten

Gern erstellen wir Ihnen auf Wunsch auch ein unverbindliches Angebot, das genau zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt.

Um zum Schluss nochmals auf das Thema vom Anfang zurückzukommen: Denken Sie an die Ausstattung Ihres Home Office! Eine gute IT-Infrastruktur und ein bequemer Bürostuhl sind da nur der Anfang. Machen Sie Ihr Home Office außerdem nicht zum Abstellraum. Selbst das kreativste Genie kann sich in heimeliger Atmosphäre besser entfalten, wenn es das zu beherrschende Chaos nicht erst aus dem Blickfeld räumen muss. So wird die Lust auf Home Office nicht zum Frust.

Viel Spaß beim Arbeiten zuhause!