Rechnung schreiben leicht gemacht für Freiberufler & Kleinunternehmer

22. August 2019 | Business | Autorin: Cynthia Henrich

Um für Ihre Dienste bezahlt zu werden, müssen Sie als Selbstständiger eine Rechnung erstellen. Was in eine Rechnung gehört, ist gesetzlich festgeschrieben. Und daran sollten Sie sich auch halten, denn Fehler könnten Sie den Lohn für Ihre Arbeit kosten. Damit das nicht passiert, haben wir das Wichtigste zum Thema „Rechnung erstellen“ in diesem Blogartikel zusammengefasst. Als zusätzliches Goodie bieten wir Ihnen am Ende des Artikels zwei Musterrechnungen zum kostenlosen Download an.


Allgemeines zur Rechnungstellung

Als Selbstständiger sind Sie nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gesetzlich dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten, nachdem Sie Ihre Dienstleistung erbracht bzw. Ihre Ware geliefert haben, eine Rechnung zu schreiben. Ob Sie Ihre Rechnung digital oder auf Papier ausstellen und versenden, bleibt Ihnen überlassen. Auch eine Unterschrift ist nicht zwingend notwendig. 

Pflichtangaben einer Rechnung

Egal ob Sie Ihre Rechnung auf Papier oder in digitaler Form ausstellen, diese Angaben müssen gemäß § 14 (UStG) enthalten sein:

  • Ihre Adresse (Rechnungssteller)
  • Adresse Ihres Kunden (Rechnungsempfänger)
  • Ihre Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer (jede darf nur einmal verwendet werden!)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Umfang & Art der Leistung
  • Datum der erbrachten Leistung bzw. das Lieferdatum
  • Rechnungsbetrag: Nettobetrag + Umsatzsteuersatz + Höhe des Steuerbetrags
  • mögliche Rabatte & Skonti
  • Zahlungsfrist; i. d. R. innerhalb von 14 Tagen mit Angabe des konkreten Datums
  • bei Gutschriften: Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Rechnungsempfängers
  • keine Pflicht, aber trotzdem sinnvoll: Bankverbindung des Kontos, auf den der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll

Hinweis für Kleinunternehmer: Wenn Sie unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fallen, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass Sie den Umsatzsteuersatz nicht auf der Rechnung angeben müssen. Das wiederum müssen Sie aber auf der Rechnung vermerken, z. B. anhand folgender Formulierung: Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Hinweis für Freiberufler: Ihre geschäftliche Steuernummer ist gleichzeitig Ihre persönliche Finanzamtsnummer. Deshalb sollten Sie auf der Rechnung Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

Zusätzliche Pflichten oder Abweichungen von der Norm finden Sie in § 14a UStG.

Vermeiden Sie Fehler beim Schreiben der Rechnung

Achten Sie darauf, Fehler zu vermeiden. Stellen Sie eine inkorrekte Rechnung aus, hat Ihr Kunde das Recht, die Zahlung zu vermeiden. Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen, müssen Sie die Rechnung offiziell stornieren und eine neue, ordnungsgemäße Rechnung inklusive neuer Rechnungsnummer schreiben. Sollte Ihr Kunde bereits bezahlt haben, stellen Sie eine Gutschrift aus (Korrekturrechnung).

Pflichtangaben bei kleineren Rechnungsbeträgen (bis 250 Euro)

Auf Kleinbetragsrechnungen bzw. Quittungen, deren Gesamtbetrag für die geleistete Dienstleistung/gelieferte Ware 250 Euro nicht übersteigen darf, müssen weniger Angaben enthalten sein:

  • Ihr vollständiger Name + Adresse (Firmenanschrift)
  • Datum der Rechnung
  • Umfang & Art der Dienstleistung/gelieferten Ware
  • Bruttogesamtbetrag
  • enthaltender Steuerbetrag bzw. Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmern

Wichtig: Bei folgenden Kleinbetragsrechnungen gelten die Pflichtangaben einer normalen Rechnung:

  • grenzüberschreitender Versandhandel gemäß § 3c UStG
  • innergemeinschaftliche Lieferungen gemäß § 6a UStG
  • Reverse-Charge-Leistungen gemäß § 13b UStG (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft; hier muss der Kunde eine anfallende Umsatzsteuer übernehmen)

Weitere Rechnungsarten

Der Vollständigkeit halber wollen wir Ihnen noch weitere Rechnungsarten vorstellen und jeweils die gesetzlichen Bedingungen kurz erläutern.

Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung erstellen Sie für eine Leistung, die Sie mehrfach über einen längeren Zeitraum erbringen, z. B. wenn Sie Fahrzeuge oder Immobilen vermieten. Normalerweise müssen Sie für jede Rate eine eigene Rechnung erstellen, um den jeweiligen Vorsteuerabzug beim Finanzamt einzureichen. Um diesen bürokratischen Aufwand so gering wie möglich zu halten, können Sie deshalb eine Gesamtrechnung – die sogenannte Dauerrechnung – erstellen. Diese muss dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung gemäß § 14 UStG enthalten.

Abo-Rechnung
Ähnlich wie bei der Dauerrechnung, wird die Abo-Rechnung für eine wiederkehrende Leistung erstellt. Jedoch müssen Sie hier für jede im Zeitraum erbrachte Leistung eine eigene Rechnung schreiben (z. B. Mobilfunkvertrag).

Tipps für das Design Ihrer Rechnung

Die optische Gestaltung Ihrer Rechnung bleibt Ihnen überlassen. In jedem Fall aber darf Ihr Firmenlogo nicht darauf fehlen. Für den Wiedererkennungswert empfehlen wir Ihnen, die Farben Ihres Corporate Design zu verwenden – wie Sie es z. B. auch auf Ihrer eigenen Website tun. Außerdem sollte Ihre Rechnung klar strukturiert aufgebaut sein. 

Rechnung: Muster zum Download

Laden Sie jetzt unsere kostenfreien Rechnungsvorlagen als Word-Dateien herunter:

1. Rechnungsvorlage allgemein [doc]

2. Vorlage für Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer [doc]