Rechnung schreiben leicht gemacht für Freiberufler & Kleinunternehmer
aktualisiert am 01.02.2025 | Finanzen | Cynthia Henrich
Allgemeines zur Rechnungstellung
1. Pflichtangaben einer Rechnung
Egal, ob Sie Ihre Rechnung auf Papier oder digital verschicken – bestimmte Angaben müssen immer enthalten sein. Das schreibt das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) vor. Hier eine einfache Checkliste für Sie:
Ihr Name und Ihre vollständige Anschrift
Name und Anschrift des Kunden
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
eine eindeutige Rechnungsnummer
das Rechnungsdatum
eine genaue Beschreibung der Leistung oder gelieferten Ware
Datum der Leistungserbringung oder Lieferung
Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und die Steuer in Euro
falls Rabatte oder Skonti gewährt wurden, müssen diese erkennbar sein
Zahlungsfrist (z. B. „Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen“)
Ihre Bankverbindung (empfohlen, aber nicht vorgeschrieben)
Vermeiden Sie Fehler beim Schreiben der Rechnung
Achten Sie darauf, Fehler zu vermeiden. Stellen Sie eine inkorrekte Rechnung aus, hat Ihr Kunde das Recht, die Zahlung zu vermeiden. Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen, müssen Sie die Rechnung offiziell stornieren und eine neue, ordnungsgemäße Rechnung inklusive neuer Rechnungsnummer schreiben. Sollte Ihr Kunde bereits bezahlt haben, stellen Sie eine Gutschrift aus (Korrekturrechnung).
Pflichtangaben bei kleineren Rechnungsbeträgen (bis 250 Euro)
Weitere Rechnungsarten
Praktische Tools für die Rechnungserstellung
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Um für Ihre Dienste bezahlt zu werden, müssen Sie als Selbstständiger eine Rechnung erstellen. Was in eine Rechnung gehört, ist gesetzlich festgeschrieben. Und daran sollten Sie sich auch halten, denn Fehler könnten Sie den Lohn für Ihre Arbeit kosten. Damit das nicht passiert, haben wir das Wichtigste zum Thema „Rechnung erstellen“ in diesem Blogartikel zusammengefasst. Zusätzlich empfehlen wir Ihnen 6 Tools zur leichteren Rechnungserstellung für Kleinunternehmer und Freiberufler.
Als Selbstständiger sind Sie nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gesetzlich dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten, nachdem Sie Ihre Dienstleistung erbracht bzw. Ihre Ware geliefert haben, eine Rechnung zu schreiben.
Achtung, neue Regel ab 2025!
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht. Das bedeutet:
Wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen schreiben, müssen diese elektronisch sein (kein PDF oder Papier mehr).
Wichtig für Kleinunternehmer: Wenn Sie unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fallen, sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass Sie den Umsatzsteuersatz nicht auf der Rechnung angeben müssen. Stattdessen gehört folgender Satz auf Ihre Rechnung: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Tipp für Freiberufler: Ihre geschäftliche Steuernummer ist gleichzeitig Ihre persönliche Finanzamtsnummer. Deshalb sollten Sie auf der Rechnung Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
Zusätzliche Pflichten oder Abweichungen von der Norm finden Sie in § 14a UStG.
Auf Kleinbetragsrechnungen bzw. Quittungen, deren Gesamtbetrag für die geleistete Dienstleistung/gelieferte Ware 250 Euro nicht übersteigen darf, müssen weniger Angaben enthalten sein:
Ihr vollständiger Name + Adresse (Firmenanschrift)
Datum der Rechnung
Umfang & Art der Dienstleistung/gelieferten Ware
Bruttogesamtbetrag
enthaltender Steuerbetrag bzw. Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmern
Wichtig: Bei folgenden Kleinbetragsrechnungen gelten die Pflichtangaben einer normalen Rechnung:
Reverse-Charge-Leistungen gemäß § 13b UStG (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft; hier muss der Kunde eine anfallende Umsatzsteuer übernehmen)
Der Vollständigkeit halber wollen wir Ihnen noch weitere Rechnungsarten vorstellen und jeweils die gesetzlichen Bedingungen kurz erläutern.
Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung erstellen Sie für eine Leistung, die Sie mehrfach über einen längeren Zeitraum erbringen, z. B. wenn Sie Fahrzeuge oder Immobilen vermieten. Normalerweise müssen Sie für jede Rate eine eigene Rechnung erstellen, um den jeweiligen Vorsteuerabzug beim Finanzamt einzureichen. Um diesen bürokratischen Aufwand so gering wie möglich zu halten, können Sie deshalb eine Gesamtrechnung – die sogenannte Dauerrechnung – erstellen. Diese muss dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung gemäß § 14 UStG enthalten.
Abo-Rechnung
Ähnlich wie bei der Dauerrechnung, wird die Abo-Rechnung für eine wiederkehrende Leistung erstellt. Jedoch müssen Sie hier für jede im Zeitraum erbrachte Leistung eine eigene Rechnung schreiben (z. B. Mobilfunkvertrag).
Damit Sie nicht jedes Mal eine Rechnung per Hand schreiben müssen, gibt es nützliche Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Hier einige beliebte Lösungen:
Lexoffice – Einsteigerfreundlich mit automatischem Steuerabgleich.
sevDesk – Ideal für Freiberufler mit einfacher Bedienung.
Billomat – Erlaubt es, Rechnungen per App zu erstellen und zu versenden.
Debitoor – Besonders gut für Kleinunternehmer, da intuitive Benutzerführung.
FastBill – Praktisch für Selbstständige, die viele Rechnungen und Belege verwalten müssen.
Papierkram – Besonders für kleine Unternehmen und Freelancer geeignet, mit Buchhaltungsfunktionen.
Viele dieser Tools bieten automatische Vorlagen, Steuerberechnungen und Mahnfunktionen, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können, anstatt sich mit der Buchhaltung herumzuschlagen.
