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Ein Steuerberater erklärt einem selbstständigen Unternehmer wie die Umsatzsteuervoranmeldung funktioniert.

Umsatzsteuer­voranmeldung für Existenz­gründer

Unternehmer müssen ihre Umsatzsteuervoranmeldungen seit 1. September 2013 mit dem ELSTER-Zertifikat übermitteln. Nicht authentifiziert übermittelte Daten werden in der Regel – mit Ausnahme von besonderen Härtefällen – nicht angenommen. Was Sie als Jungunternehmer bei der Umsatzsteuervoranmeldung beachten müssen und wann eine jährliche Umsatzsteuererklärung genügt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Autorinnen: Barbara Schweigert, Yvonne Waldner, Stand: 25.05.2016
 

Eine junge Unternehmerin macht ihre Umsatzsteuervoranmeldung mithilfe von Elster am Computer.

Vorabfrage: Müssen Existenzgründer eine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen?

Zunächst müssen Sie prüfen, ob Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Dies trifft auf die meisten Unternehmer und auch Existenzgründer zu. Wenn Sie zum Beispiel die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) erfüllen, können Sie sich von der Pflicht, Umsatzsteuer zu entrichten, befreien lassen.

Sind Sie verpflichtet, eine Umsatzsteuer für Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu erheben, müssen Sie klären, welchen Steuersatz Sie für Ihre Leistungen in Rechnung stellen müssen:

Der Regelsteuersatz der Umsatzsteuer beträgt in Deutschland 19 Prozent. Es gibt jedoch bestimmte Umsätze, für die einen ermäßigter Steuersatz von sieben Prozent gilt – zum Beispiel Umsätze durch den Verkauf von Lebensmitteln oder Büchern.

Für alle Umsatzsteuerpflichtigen: So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung

Zunächst müssen Sie sich für das Zertifikat registrieren. Die Registrierung dauert in der Regel nur fünf Minuten. Sie müssen aber damit rechnen, dass die Zustellung der Authentifizierung rund zwei Wochen beansprucht und genügend Zeit einplanen.

Die Authentifizierung erfolgt in drei Schritten:

  • Erst registrieren Sie sich unter www.elsteronline.de. Hierfür benötigen Sie Ihre Steuernummer oder Ihre persönliche Identifikationsnummer.
  • Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie einen Link zur Bestätigung anklicken müssen.
  • Im letzten Schritt erhalten Sie rund zwei Wochen später per Post den Code für die Authentifizierung.

In der Voranmeldung selbst teilen Sie dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer angefallen und Vorsteuer gezahlt worden ist. Der Hintergrund: Die Vorsteuer (die Umsatzsteuer, die Sie gezahlt haben) bekommen Sie vom Finanzamt wieder. Die Umsatzsteuer, die Sie durch die Erbringung Ihrer Leistungen erhalten haben, müssen Sie abführen.

Indem die beiden Größen gegeneinander aufgerechnet werden, lässt sich die Umsatzsteuerzahllast ermitteln. So leisten Sie für einen bestimmten Zeitraum Vorauszahlungen für die Jahresumsatzsteuer.

Zeitintervalle der Umsatzsteuervoranmeldung

Hinweis von unseren Experten in Grün

Wenn Sie Ihr Unternehmen neu gründen, müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich erledigen – und zwar nicht nur im Jahr der Gründung. Sondern auch im darauffolgenden Kalenderjahr ist die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben.

Später ist die Umsatzsteuerzahllast ausschlaggebend für den Voranmeldezeitraum:

Bei einer Zahllast zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise einreichen. Bei einer Umsatzsteuerzahllast von mehr als 7.500 Euro muss die Umsatzsteuervoranmeldung monatsweise erfolgen.

Tipp von Finanzchef24 in Grün

Das Finanzamt kann Sie nach § 18.2 UStG von der Umsatzsteuervoranmeldung befreien – aber nur wenn die Steuerzahllast für das vorangegangene Jahr nicht mehr als 1.000 Euro betragen hat und es sich nicht um einen Neugründungsfall handelt. So genügt es in der Regel, dass Sie eine Umsatzsteuererklärung für das vergangene Jahr einreichen.

Für den Fall, dass Ihre Vorsteuer höher ist als die Umsatzsteuer, die Sie abführen müssen, ergibt sich ein Umsatzsteuerüberschuss zu Ihren Gunsten. Bei einem Überschuss verändern sich mitunter die Zeitintervalle für die Vorabmeldung. Haben Sie im vorangegangen Jahr mehr als 7.500 Euro Überschuss erstattet bekommen, können Sie einen Antrag auf monatliche Voranmeldung stellen.

Abgabefrist für die Umsatzsteuervoranmeldung

Die Abgabe der Voranmeldung und Vorauszahlung muss bis zum 10. des Folgemonats erfolgen.

Beispiel: Bei einem vierteljährlichen Voranmeldezeitraum müssen Sie die Voranmeldung und die Vorauszahlung für das erste Quartal (1. Januar bis 31. März) bis zum 10. April durchführen.

Es gibt aber die Möglichkeit, dass Sie einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Wird dieser genehmigt, bekommen Sie einen Monat länger Zeit, um die Voranmeldung abzugeben und die Vorauszahlung zu leisten. So müssen Sie – bleibt man bei dem obigen Beispiel - die Voranmeldung für das erste Quartal bis 10. Mai abgeben.

Müssen Sie die Voranmeldung monatlich abgeben und erhalten eine Fristverlängerung, ist allerdings eine Vorauszahlung gemäß §§ 46, 47 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zu leisten.

Umsatzsteuererklärung

Zusätzlich zu den Voranmeldungen müssen Sie eine Jahressteuererklärung zur Umsatzsteuer beim Finanzamt abgeben.

Gut zu wissen in Grün

Auch wenn Sie befreit sind, eine Umsatzsteuervoranmeldung zu machen beziehungsweise als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer entrichten müssen, sind Sie dazu verpflichtet, die jährliche Umsatzsteuererklärung einzureichen.

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