Ein Selbstständiger bedient ein Online-Tool für die Gastronomie

Kassensysteme & Co.: Nützliche Tools für Selbstständige in der Gastronomie

Wenn Sie einen Gastronomiebetrieb führen, haben Sie alle Hände voll zu tun. Zur Arbeitserleichterung bei verschiedenen Aufgaben, wie beispielsweise der Abrechnung oder der Personalplanung, gibt es hilfreiches Equipment und nützliche Tools. Nachfolgend stellen wir Ihnen empfehlenswerte Hilfsmittel und Software vor.

Ein Cafè-Besitzer steht im Eingang seines Cafés

Tools zur Arbeitserleichterung für selbstständige Gastronomen

1. Kassenabrechnung: Registrierkassen und Kassensysteme

Registrierkassen: Bereits seit Anfang des letzten Jahrhunderts auf dem Markt, sind Registrierkassen immer noch sehr weit verbreitet. Sie wurden eigens für die Verkaufsabwicklung in der Gastronomie (beziehungsweise im Einzelhandel) entwickelt. In Ihrer Anschaffung sind Registrierkassen häufig günstiger als Kassensysteme und lassen sich leicht bedienen. Allerdings sind sie in Ihrer Funktionsweise deutlich eingeschränkt und lassen sich nicht mit anderen Systemen koppeln. Sie beschränken sich auf die wichtigsten Basisfunktionen der Abrechnung, anders als Kassensysteme, die weit mehr als die Abrechnungsfunktion beinhalten (siehe unten). Für all diejenigen, die ein intuitives Tool möchten, das leicht zu bedienen ist und nicht viel kostet, empfiehlt sich die Anschaffung einer Registrierkasse. Ein weiterer Vorteil: Da das Gerät nicht mit dem Internet verbunden werden muss, stellen Viren und Hackerangriffe keine Gefahr dar.

Einfache Registrierkassen von bekannten Marken wie Casio oder Olympia erhalten Sie schon ab rund 100 €, beispielsweise auf Amazon, eBay oder in Elektrofachmärkten.

Kassensysteme: Unter einem Kassensystem für die Gastronomie versteht man ein IT-System, das für die Verkaufsabwicklung genutzt wird. Es besteht in der Regel aus einer Erfassungseinheit, wie zum Beispiel einer Tastatur oder einem Scanner, einem Bildschirm (Display), einer Bargeldlade, einer Recheneinheit sowie einem Bon-Drucker. Im Unterschied zur Registrierkasse umfassen Kassensysteme mehr als nur den Zahlungsverkehr. Sie bestehen aus einem Computer inklusive einer speziellen Software, die die Koppelung an andere Systeme, etwa an Buchhaltung, Zeiterfassung oder Lagerhaltung ermöglicht. Moderne Varianten werden inzwischen als Touchscreen-System angeboten. Hier haben Sie das Display, die Recheneinheit und die Erfassungseinheit in einem Gerät zusammengefasst. 

Kassensoftware für Ihr Tablet: Ob iOS oder Android, für sämtliche Smart-Anbieter gibt es die passende Kassensoftware. Per App wird Ihr Tablet zum Touchscreen. Benötigte Geräte, wie zum Beispiel der Bon-Drucker, werden per WLAN oder Bluetooth mit dem Tablet verbunden. Um damit arbeiten zu können, benötigen Sie in der Regel eine WLAN-Verbindung.

Empfehlenswerte Anbieter für Kassensysteme sind unter anderem:

  • GASTWARE: Smartlösung oder Komplettsystem, Preise auf Anfrage
  • GASTROFIX: iPad oder Komplettsystem, für Komplettsystem einmalig 1.300 Euro plus monatliche Lizenzgebühr ab 99 €
  • iZettle: iOS & Android, Gratis-Version mit Transaktionsgebühren, 0,95 % (EC-Karte) bzw. 2,75 % (andere Karten, Rechnungen), PLUS-Version für 29 € monatlich mit Transaktionsgebühren
  • Kasse Speedy: Android, 10 € pro Kasse monatlich (Mietlizenz) oder einmalig 190 € (Kauflizenz PRO-Version); Anmerkung: Freeware-Möglichkeit nicht für Gastronomie geeignet
  • orderbird: iPad, ab 49 € monatlich
  • Paymash: iOS & Android, ab 49 € monatlich
  • ready2order: Smartlösung oder Komplettsystem, ab 29 € monatlich (Gastro-Paket)
  • Vectron: Komplettsystem mit App-Ergänzung, ab 2.570 € pro Kasse (einmalig) oder 62 € pro Kasse monatlich (Leasing), App gratis

Mobile Kartenlesegeräte, zum Beispiel für Ihr Smartphone: Mit mobilen Kartenlesegeräten können Sie das sogenannte „mobile Payment“ durchführen – überall da, wo Sie Internet haben. Das Lesegerät wird mit dem Smartphone oder dem Tablet gekoppelt. Mobile Payment bietet sich für Sie an, sollten Sie zum Beispiel Essen ausliefern oder zusätzlich als Caterer arbeiten.

Hinweis von Finanzchef24 in Blau

Kassensysteme wie elektronische Registrierkassen müssen seit 2017 den Richtlinien der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entsprechen. Das bedeutet, dass alle 

  • Daten
  • Umsätze
  • Bareinnahmen und -ausgaben sowie
  • Geschäftsvorfälle

lückenlos und nicht veränderbar digital aufgezeichnet und für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

2. Personalplanung

Gerade in der Gastronomie ist die Personalplanung eine ständige Herausforderung. Um diese zu meistern, gibt es digitale Planungstools, die Sie nutzen können. In der Regel bieten sie Unterstützung in folgenden Bereichen – entweder einzeln oder als Gesamtpaket:

  • Erstellen des Dienstplans
  • Zeiterfassung
  • Urlaubsplanung
  • Lohnabrechnung

Diese Tools erleichtern Ihnen die Arbeit beispielsweise dadurch, dass Sie den Dienstplan digital erstellen und direkt an Ihre Mitarbeiter versenden können. Auch kurzfristige Ausfälle oder das Tauschen von Schichten lassen sich viel einfacher koordinieren. Gleichzeitig dienen die Anwendungen der Zeiterfassung sowie der Urlaubsplanung – und das ganz ohne mühselige Zettelwirtschaft.

In der Regel können Sie sämtliche Tools zunächst kostenlos testen. Anschließend wird eine regelmäßige Gebühr verlangt, die sich in Höhe und Umfang des Leistungspakets unterscheiden kann. Meist werden günstigere Basispakete angeboten, die teurer werden, je mehr Leistungen Sie hinzubuchen möchten.

Empfehlenswerte Tools zur Personalplanung:

  • gastromatic: Dienstplan und Zeiterfassung, ab 68 € monatlich
  • HORECA.digital: umfassendes Gastro-Tool u. a. für Personal- und Schichtplanung sowie Recruiting (inklusive kostenloses Tool für Reservierungen und eigene Homepage), Preis auf Anfrage
  • MouseClick: umfassendes Gastro-Planungstool inklusive Abrechnung, Reservierungen etc., ab 99 € monatlich
  • Papershift: Dienst- und Urlaubsplanung, Zeiterfassung, ab 2 € pro Mitarbeiter monatlich
  • shyftplan: Dienst- und Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung, ab 0,49 € pro Mitarbeiter monatlich
  • Time and Bill: Zeiterfassung, keine Kosten (Pro-Erweiterung: 6,75 € monatlich)

3. Organisation von Reservierungen

Online-Reservierungsbücher machen die Koordination von Reservierungen einfacher und integrieren zudem Marketing-Maßnahmen für Ihr Restaurant, Ihr Café oder ähnlichen gastronomischen Betrieb. So werden Sie über die Internetseite oder die App des Anbieters Ihrer Wahl online gefunden und können Sonderaktionen, etwa Gutscheine oder andere Rabatt-Angebote über das jeweilige Tool ausspielen. Außerdem bieten Sie durch die Nutzung einen weiteren Mehrwert für Ihre Kunden an, da diese auch über Ihre eigene Webseite per Plug-In online reservieren können. Auch die Erstellung und Gestaltung Ihres Online-Auftritts ist bei einigen Anbietern möglich. 

Eine Auswahl an Tools zur Reservierungskoordination finden Sie nachfolgend:

Sämtliche Angebote können Sie vorab kostenfrei testen, bevor Sie sich für eines entscheiden.

Finanzchef24-Tipp in Blau

Registrieren Sie sich bei Bewertungsportalen, wie beispielsweise Tripadvisor, Yelp oder Google My Business. Auch so machen Sie auf sich aufmerksam und erleichtern die Kontaktaufnahme. Außerdem können zufriedene Kunden Ihren Service bewerten und weiterempfehlen.

Die richtige Absicherung Ihre Gastro-Systeme

Damit Sie im Schadensfall nicht vor bösen Überraschungen stehen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Kassensysteme und sonstiges Equipment entsprechend abzusichern. Eine Inhaltsversicherung inklusive Elektronikversicherung bietet umfassend Schutz, sollte beispielsweise ein Brand entstehen oder jemand bei Ihnen einbricht.

Da die meisten Tools mit dem Internet verbunden sind, sollten Sie sich zudem für den Fall von Hackerangriff und dergleichen absichern. Eine Cyber-Versicherung übernimmt zum einen Eigenschäden, beispielsweise, wenn Ihr komplettes System ausgefallen ist und Sie dadurch finanzielle Einbußen erleiden. Zum anderen deckt Sie auch Fremdschäden ab, etwa, wenn sensible Kundendaten (z. B. Kreditkarteninformationen) gestohlen wurden.

Autorin: Cynthia Henrich, Stand 28.04.2018

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